Transcription de procès-verbaux d’instances

Le titulaire suit les débats et produit des procès-verbaux fidèles au sens des interventions, sans retranscription mot à mot. Les réunions peuvent être tenues en présentiel, en visioconférence ou en format hybride. Le périmètre indicatif comprend :

• Conseil d’administration : 3 séances par an en moyenne, d’environ 3 heures chacune.
• Comité social d’administration : 4 ou 5 séances par an en moyenne, d’environ 4 heures chacune.
• Formation spécialisée en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail : 3 séances par an en moyenne, d’environ 4 heures chacune.

Des séances supplémentaires peuvent être programmées à titre exceptionnel. Le compte rendu est rédigé au style indirect, couvre les propos de chaque intervenant sans exception et mentionne clairement leur nom. Il détaille également le nombre de votes par syndicat lorsque cela s’applique. Le document doit être dactylographié et sans fautes.

Enregistrement, remise et vérification

Le titulaire maîtrise et met en œuvre les moyens d’enregistrement, dont les microphones. Il remet par voie électronique uniquement le procès-verbal et l’enregistrement de la séance, selon des modalités d’envoi sécurisées. Le délai de remise est précisé dans l’offre et son exécution est ensuite cadrée par bon de commande.

La cellule des instances effectue les vérifications quantitatives et qualitatives à la livraison. Tout livrable jugé non conforme à la qualité attendue doit être remplacé dans les deux jours ouvrés suivant la demande ; à défaut, la prestation ne donne pas lieu à facturation. L’admission est prononcée à l’issue des vérifications, en l’absence du titulaire.

Le recours à des technologies d’intelligence artificielle est possible. Le candidat doit indiquer dans son offre s’il en utilise et préciser les garanties relatives à l’identification des intervenants, à l’intégralité et à l’intégrité des propos retranscrits, ainsi qu’au respect du RGPD.