Retranscription des débats et rédaction de comptes rendus

Le titulaire transforme les débats en comptes rendus structurés et rédigés : la reformulation doit rester concise et fidèle, éliminer les éléments oraux inutiles à l’écrit sans supprimer d’information du discours original.

La Ville transmet l’enregistrement audio et les éléments de contexte, notamment l’ordre du jour et la liste des participants. Au moins trois séances sont prévues par an ; le calendrier peut évoluer et des séances exceptionnelles s’ajouter. Le DQE prévoit, à titre non contractuel, une base de 240 minutes d’enregistrement par réunion.

La présence d’un rédacteur n’est pas systématiquement requise. Si elle est demandée par la collectivité au préalable, sous 5 jours ouvrés, le titulaire utilise son propre matériel d’enregistrement. Le DQE prévoit aussi un forfait de présence avec déplacement et, lorsque l’enregistrement est réalisé par le titulaire, la remise de la bande sonore.

Remise et traitement des contenus

Les comptes rendus sont remis en Word modifiable, selon le modèle fourni par la Ville, en police Tahoma 11 et avec une présentation homogène des intervenants et des points de l’ordre du jour. Le délai de remise est de 10 jours ouvrés maximum après réception de l’enregistrement et des documents nécessaires ; une prestation express peut être commandée avec un délai maximal de deux jours francs. Les corrections demandées sont remises sous 5 jours ouvrés.

Le partage sécurisé SwissTransfer est privilégié. Les débats et documents sensibles sont traités avec neutralité et confidentialité ; les enregistrements sont détruits au plus tard dans le mois, avec attestation annuelle de destruction des enregistrements de l’année écoulée.