Sténotypie, retranscription et rédaction de procès-verbaux

La prestation couvre les séances du Conseil départemental et, ponctuellement, d’autres réunions institutionnelles. L’intervention est principalement à distance, avec des déplacements occasionnels dans les locaux de la collectivité.

Les débats sont pris en sténotypie puis retranscrits intégralement. Le prestataire identifie précisément les intervenants et les résultats des votes, et remet un procès-verbal correctement orthographié, mis en forme au format Word et transmis par courriel. La collectivité fournit également un récapitulatif sommaire, par exemple des entrées et sorties d’élus de l’hémicycle.

Supports et organisation

• La retranscription est réalisée à partir de la vidéo disponible dès la fin de la séance ; si la vidéo fait défaut, le support utilisé est un fichier audio MP3.
• Le prestataire fournit une adresse courriel pouvant recevoir ces fichiers ou, éventuellement, communique une plateforme de dépôt.
• Le planning annuel prévisionnel des sessions est communiqué à la fin de l’année précédente. Le délai de prévenance indiqué pour les autres réunions est de 10 jours ouvrés.

Volumes et délais de traitement

Le volume indicatif est de 6 sessions du Conseil départemental par an, d’une durée moyenne de 3 heures, avec possibilité de sessions supplémentaires. D’autres réunions institutionnelles ponctuelles sont prévues ; leur durée moyenne est de 2 h 30. Le DQE retient 6 sessions et 1 réunion institutionnelle à titre estimatif.

Les procès-verbaux des sessions sont attendus dans un délai maximal de 3 semaines après la séance, ou dans le délai inférieur proposé par le candidat. Pour les réunions institutionnelles, le délai maximal est d’une semaine. Après demande de correction, le titulaire dispose d’une semaine pour reprendre le procès-verbal d’une session et de 3 jours pour celui d’une réunion. Toute erreur ou omission constatée est corrigée sans frais.