Retranscription de réunions, débats et discours

Réalisation de procès-verbaux et retranscriptions à partir des fichiers sonores ou vidéo et des documents transmis par la Région. Les commandes couvrent les séances plénières et commissions permanentes du Conseil régional, des instances statutaires, ainsi que, de façon marginale, d’autres réunions, colloques ou auditions et des discours à retranscrire en quasi-temps réel.

Les volumes ci-dessous sont des estimations non contractuelles :

• Séances plénières : environ 6 par an, d’une demi-journée à 2 jours, avec une moyenne de 8 heures par journée.
• Commissions permanentes : environ 7 par an, d’une durée moyenne de 4 heures.
• Comités techniques, CHSCT et commissions consultatives paritaires : de 3 à 8 instances par an au total, d’une durée moyenne de 3 heures.
• Commissions administratives paritaires : de 2 à 6 instances par an, d’une durée moyenne de 8 heures.
• Discours : durée moyenne estimée de 20 minutes.

Méthodes de retranscription et livrables

Pour les séances plénières et commissions permanentes, le procès-verbal est intégral et fidèle, avec un sommaire des points de l’ordre du jour, la page où se trouve chaque intervention, l’intitulé du point et le nom de chaque intervenant. La retranscription conserve notamment les dérapages, grossièretés, onomatopées, fautes, silences, répétitions, hésitations et manifestations telles que soupirs, rires ou applaudissements.

Pour les comités techniques, CHSCT, CAP et CCP, le procès-verbal est retravaillé en français écrit soutenu : il formalise les échanges tout en préservant les idées, le contexte complet et le déroulé oral. Les répétitions sans substance, éléments anecdotiques ou hors sujet, manifestations comportementales et familiarités sont supprimés ou corrigés à bon escient. Le modèle fourni et les consignes de présentation, de charte graphique et de typographie doivent être respectés.

Les autres réunions, colloques et auditions donnent lieu à une retranscription fidèle et intégrale ; durée, présentation et délai sont précisés au bon de commande. Les discours sont retranscrits intégralement et fidèlement.

Les procès-verbaux sont remis au format Word. Pour les instances, les fichiers et documents nécessaires à la retranscription exhaustive — notamment ordre du jour et liste d’émargement selon le type de réunion — sont transmis au titulaire. Les enregistrements et documents sont confidentiels et les transmissions s’effectuent par courriel sécurisé ou par un autre moyen proposé par le titulaire et accepté par la Région. La désignation d’un même rédacteur pour les séances plénières et commissions permanentes, et d’un même rédacteur pour les instances, est souhaitée.

Délais de remise

• Séances plénières : 15 jours calendaires après la mise à disposition du fichier vidéo ou son ; commissions permanentes : 10 jours calendaires après cette mise à disposition. Les délais améliorés proposés dans l’offre deviennent contractuels. Ces délais maximum sont impératifs, sauf accord exprès entre les parties.
• Comités techniques, CHSCT, CAP et CCP : 7 jours calendaires après réception du fichier son et des documents de travail ; le délai peut être augmenté selon les indications du bon de commande.
• Autres réunions, colloques et auditions : délai fixé au bon de commande, entre 7 et 15 jours calendaires. Le fichier son et les documents utiles sont transmis le lendemain de la réunion.
• Discours : procès-verbal au plus tard 2 heures après la mise à disposition du fichier vidéo sur serveur ou l’envoi de son URL. Un délai inférieur peut être proposé. Le fichier ou l’URL est transmis le jour de la séance, aussitôt le discours prononcé.

Vérifications

La vérification quantitative et qualitative simple peut intervenir dans les 7 jours calendaires suivant la livraison ; si la prestation ne correspond pas à la commande, le titulaire peut être mis en demeure de compléter la livraison sous 6 jours calendaires maximum. Pour les autres vérifications qualitatives, le délai de vérification et de notification, ainsi que celui des décisions d’admission, de réfaction, d’ajournement ou de rejet, est de 21 jours calendaires à compter de la livraison.

Contraintes environnementales

Privilégier les supports dématérialisés et limiter les exemplaires physiques. Si du papier est utilisé, il doit être recyclé et labellisé FSC, PEFC ou équivalent de type II. Rationaliser les déplacements, privilégier les transports doux, la visioconférence ou le télétravail lorsque possible ; alléger les documents et privilégier les serveurs partagés. En cas d’impression, optimiser la mise en page et la lisibilité en noir et blanc, éviter les aplats de couleur inutiles et privilégier les polices économes.