Rédaction de comptes rendus intégraux et abrégés

L’accord-cadre porte sur la rédaction, à la demande de la Métropole, de comptes rendus intégraux ou abrégés de réunions, exécutée par bons de commande. Les réunions peuvent se tenir sur tout le territoire métropolitain, notamment les Conseils portuaires, au nombre de 3, organisés en deux sessions annuelles d’une durée moyenne de 2 heures pour la première session et de 3 heures pour la seconde.

Le prestataire doit :

• produire une transcription intégrale grammaticalement correcte des interventions pour les comptes rendus intégraux ;
• restituer l’ensemble des interventions sous forme abrégée en supprimant les informations superflues ou redondantes pour les comptes rendus abrégés ;
• respecter strictement la mise en page et le modèle de compte rendu fournis avec la commande ;
• transmettre les livrables par courrier électronique à l’adresse indiquée par l’administration.

Délais et modalités de restitution

Les bons de commande précisent le format, les quantités, le lieu et le délai d’exécution. Les restitutions sont prévues selon trois niveaux : compte rendu intégral ou abrégé sous 8 jours ouvrables, compte rendu intégral ou abrégé sous 3 jours ouvrables en urgence, et extrait de procès-verbal correspondant à 15 minutes maximum de réunion sous 24 heures. Une convocation reçue moins de 7 jours avant la réunion est considérée comme urgente.

À titre exceptionnel, l’administration peut demander une prestation en visioconférence ; la présence du prestataire est normalement requise et le lien de connexion est alors fourni par la Métropole.

Organisation et continuité de service

Le titulaire doit pouvoir traiter plusieurs réunions simultanées et assurer toutes les prestations notifiées dans les délais impartis. En cas d’indisponibilité, il met en place un intervenant de compétences professionnelles équivalentes, préalablement validé par les services de la Métropole.

Une personne nommément désignée doit exécuter tout ou partie des prestations. Ses noms et coordonnées sont communiqués dans les 8 jours suivant la notification. En cas de remplacement, le titulaire informe l’acheteur sans délai et propose un remplaçant de compétences au moins équivalentes avec son curriculum vitae dans les 30 jours ; en cas de récusation, un autre remplaçant doit être proposé dans les 30 jours.

Supports, enregistrements et contraintes

La Métropole ne fournit pas l’enregistrement des débats. Le prestataire fournit, sur demande, l’enregistrement audio sur support informatique à l’adresse électronique indiquée par l’administration. Hors siège institutionnel, la qualité des moyens de sonorisation et de l’acoustique n’est pas garantie ; certains lieux peuvent être dépourvus de sonorisation.

Les prestations sont structurées au bordereau par demi-heure de réunion, avec les postes suivants :

• compte rendu intégral avec restitution sous 8 jours ;
• compte rendu intégral avec restitution sous 8 jours et convocation urgente ;
• compte rendu abrégé avec restitution sous 8 jours ;
• compte rendu intégral avec restitution sous 3 jours ;
• compte rendu abrégé avec restitution sous 3 jours ;
• extrait de procès-verbal de 15 minutes maximum avec restitution sous 24 heures.

Les quantités du DQE sont estimatives et non contractuelles. Pour les prestations hors extrait, la facturation porte au minimum sur 1 heure 30 et toute demi-heure commencée supplémentaire. Les commandes sont émises au fur et à mesure du besoin, sans remise en concurrence préalable ; leur durée d’exécution ne peut excéder 3 mois au-delà de la validité du marché.

Confidentialité et contrôle

Le titulaire, ses cotraitants et ses sous-traitants sont tenus à la plus stricte confidentialité concernant les débats, documents et données techniques, financières ou stratégiques. Les décisions d’admission, de réfaction, d’ajournement ou de rejet sont prises après vérification des prestations.

Le retard de transmission d’un compte rendu entraîne une pénalité de 5 % du montant total de la prestation par jour de retard. L’absence de prestation commandée entraîne une pénalité de 100 euros par prestation non honorée, sauf force majeure dûment signalée et justifiée.