Enregistrement et transcription des séances des instances sociales

Contenu attendu des procès-verbaux

Chaque document doit notamment reprendre :

• La nature de l’instance, la date, l’heure, le lieu, l’autorité présidente et le secrétariat de séance
• Les participants, absents, invités ou experts, ainsi que la vérification du quorum
• L’ordre du jour tel que transmis, avec les éventuelles modifications intervenues en séance
• Pour chaque point, une présentation du sujet, les principales interventions, les éléments de débat, demandes et engagements
• La formulation des avis, la nature des votes, les résultats par nombre de voix et, si nécessaire, la distinction entre collèges
• Les annexes éventuelles et les modalités d’approbation et de signature du procès-verbal

Les comptes rendus sont transmis en version compatible Word 97-2003 dans un délai maximal de 8 jours calendaires après la séance. Un délai inférieur peut être proposé dans le mémoire justificatif de l’offre et devient contractuel en cas d’attribution. Les documents fournis par les collectivités comprennent notamment l’ordre du jour, la convocation, les documents de séance, le relevé des avis et la feuille d’émargement transmise dans les 24 heures.

Moyens, sécurité et continuité

Le titulaire doit traiter les enregistrements audio et issus de visioconférences et disposer d’outils de relecture et de correction. Il propose des solutions sécurisées d’échange et de stockage conformes au RGPD et aux exigences de confidentialité. La collectivité réalise également un enregistrement de sauvegarde sur son propre matériel en cas de dysfonctionnement.

L’organisation comprend un référent dédié au suivi, au respect des délais et au contrôle qualité, ainsi qu’un rédacteur maîtrisant les règles rédactionnelles administratives, le vocabulaire et les acronymes du dialogue social et de la fonction publique territoriale. Tout changement de référent ou de rédacteur doit être précédé d’un délai de prévenance d’un mois. Une coordination est attendue lorsque la prise de son et la rédaction sont confiées à des personnes distinctes.

Un dispositif de continuité doit garantir le remplacement des intervenants en cas d’indisponibilité. Les enregistrements audio sont conservés jusqu’au lendemain de l’adoption définitive du procès-verbal, généralement lors de la séance suivante, puis détruits. Les interventions ont lieu à l’Hôtel de Ville de Reims, à l’Hôtel de la Communauté urbaine du Grand Reims et au CCAS, 6-8 rue Gaston Boyer à Reims.