Traitement des TIP et TIP-chèques

Le titulaire prend en charge les TIP et TIP-chèques retournés par les locataires : réception des plis, contrôle, traitement des titres conformes, transmission des données et archivage. Les volumes indiqués sont prévisionnels, à titre indicatif et sans valeur contractuelle ; leur évolution n’ouvre pas droit à indemnisation.

Les TIP figurent au bas des avis d’échéance et sont retournés signés et datés avec les références de l’avis et les coordonnées bancaires. Le débiteur peut utiliser le TIP comme coupon d’identification et joindre un ou plusieurs chèques.

Volumes prévisionnels

| Flux ou opération | Annuel | Mensuel |
|---|---:|---:|
| TIP / TIP-chèques (volumes généraux annoncés) | 1 700 / 500 | — |
| Anomalies – retour organisme | 295 | 25 |
| Photocopies de pièces | 12 | 1 |
| RIB saisis | 84 | 7 |
| TIP-chèques traités | 462 | 39 |
| Impayés TIP | 17 | 2 |
| TIP traités | 1 356 | 104 |
| Impayés TIP-chèques | 12 | 1 |
| Rejets TIP | Non connu | Non connu |
| Fichiers envoyés – affranchissement | 12 | 1 |
| Comptes rendus de traitement | 203 | 17 |

Réception, contrôles et anomalies

Le titulaire compte les enveloppes, vérifie leur intégrité, enregistre la date et l’heure de réception et trace le traitement. Il ouvre et trie les plis, extrait les documents et contrôle leur cohérence, leur intégrité et leur conformité.

• Pour les TIP : ligne optique, signature, informations bancaires, lisibilité et absence de doublon.
• Pour les TIP-chèques : ligne optique, présence du chèque, concordance entre son montant et celui du TIP, signature, lisibilité, validité et concordance entre le nom du locataire d’Alsace Habitat et l’émetteur du chèque.
• Les anomalies comprennent notamment les TIP non signés, les coordonnées bancaires inexploitables, les montants illisibles, les chèques absents ou détériorés, les chèques d’un montant supérieur au TIP, les tiers payeurs, les doublons et les documents incomplets. Le titulaire tient un registre et signale chaque anomalie à Alsace Habitat au plus tard le jour ouvré suivant sa constatation, en indiquant l’identifiant du document, le motif et la date de détection. Les TIP non conformes sont retournés à Alsace Habitat.

Traitement et restitutions

Pour les titres conformes, le titulaire effectue l’endos du TIP et du ou des chèques, le post-marquage des chèques et celui d’un ticket batch en fin de saisie pour le montant total du lot, capture les images et transmet les remises à la banque désignée par Alsace Habitat. La remise en banque est quotidienne durant les deux premières semaines du mois, puis réalisée au minimum deux fois par semaine de la troisième semaine jusqu’à la fin du mois. Une personne référente du titulaire suit les remises, rectifie les erreurs, recherche les documents et met les photocopies correspondantes à disposition d’Alsace Habitat.

Le titulaire numérise tous les documents traités en PDF, avec des images lisibles, intègres, archivables et restituables. Pour les TIP conformes, il transmet un fichier de traitement au Centre d’Échange Clientèle et à Alsace Habitat un fichier détail repris par SOPRA ULIS NG pour imputer les comptes locataires, ainsi qu’un fichier récapitulatif pour la gestion des disponibilités financières. En cas de rejet bancaire, le motif est indiqué dans le fichier TIP.

Les tableaux de bord mensuels et annuels indiquent au minimum les plis reçus, les TIP et TIP-chèques traités, les montants traités, les anomalies, les rejets, les incidents et le respect des engagements de service ; Alsace Habitat peut demander des indicateurs complémentaires. Les fichiers et images sont archivés de manière sécurisée pendant la durée légale applicable, restent accessibles et sont restituables sous deux jours ouvrés. La restitution des fichiers de traitement, historiques et archives numériques doit préserver les données, sans autre surcoût que ceux prévus au marché.

Niveaux de service, sécurité et continuité

Les plis reçus avant 12 h sont traités à 100 % le jour même ; ceux reçus après 12 h à 100 % au jour ouvré suivant. Les fichiers sont transmis avant 16 h 30, les anomalies signalées à 100 % au jour ouvré suivant et la disponibilité du service est de 99 %.

Le titulaire limite l’accès aux personnes habilitées, trace les accès, met en œuvre des protections physiques et logiques adaptées et sécurise les échanges. Il respecte une obligation stricte de confidentialité, utilise les données uniquement pour le contrat et notifie à Alsace Habitat toute violation dans les 24 heures suivant sa connaissance. Il supprime les données après traitement et ne conserve pas de copie, sauf obligation légale. Il dispose d’un plan de continuité et d’un plan de reprise d’activité ; la reprise ne doit pas dépasser 24 heures en cas d’incident majeur. Les dispositifs de secours, délais de reprise, sauvegardes et bascule en environnement de secours sont décrits à la demande d’Alsace Habitat.