Édition et envoi des avis d’échéance

Le titulaire reçoit les fichiers de données préparés par Alsace Habitat, assure le formatage, l’impression, la mise sous pli et l’envoi des avis d’échéance, puis transmet les fichiers de restitution et les statistiques de traitement. Il ne réalise pas de test ni de calcul sur les données fournies, hors opérations courantes d’exploitation du fichier et phase de mise en place.

Avis d’échéance et options

Les avis sont édités mensuellement, généralement à partir d’un fichier texte compressé envoyé entre le 23 et le 25 du mois. Ils sont imprimés en recto-verso, en environ sept couleurs, avec un TIP détachable conforme aux normes bancaires. Une enveloppe-retour est insérée lorsque le solde n’est pas intégralement prélevé. Le routage s’effectue individuellement aux locataires ou à plat au siège, suivant les consignes du fichier.

Deux options sont à chiffrer :

• l’impression et l’envoi ponctuels de courriers joints aux avis ou aux décomptes, pour tous les locataires ou une sélection identifiable par critère ;
• l’édition et l’envoi des décomptes de charges, avec annexes nominatives de consommation fournies en PDF, éventuelles annexes supplémentaires et verso explicatif adapté. Cette option est présentée comme annuelle, bien que sa description mentionne aussi une édition mensuelle.

Volumes estimatifs annuels : 155 000 à 200 000 pages, enveloppes et avis d’échéance affranchis ; 40 000 à 69 000 enveloppes-retour ; 300 avis envoyés au siège. Les décomptes de charges représentent 15 000 à 20 000 documents par an. Les volumes sont indicatifs, sans minimum de commande, et peuvent diminuer avec la dématérialisation, sans indemnisation. La simulation tarifaire utilise une base distincte de 220 000 avis par an.

Production, expédition et données

Le CCTP prévoit du papier de 90 g/m² pour les avis et de 80 g/m² pour les décomptes, en impression laser. Pour une impression sur pré-imprimé, un stock sécurisé d’environ 100 000 feuilles, couvrant six mois, est à constituer et à gérer par le titulaire. Le bordereau prévoit notamment le formatage, l’impression, la mise sous pli, les enveloppes porteuses de 114 × 229 mm ou 162 × 229 mm, les enveloppes-retour de 105 × 212 mm, les envois Chronopost en colis jusqu’à 10 kg et les affranchissements courrier.

Pour un fichier remis avant 9 h au jour J, les plis doivent être déposés ou postés à J+3, J étant un jour ouvré. Les anomalies bloquantes signalées doivent être traitées sous 4 heures ouvrées ; les incidents de mise sous pli ou de rapprochement document/enveloppe doivent être signalés sous 24 heures après détection. La date de livraison est communiquée la veille ; statistiques et confirmation de dépôt sont fournies dès réception du bon à tirer. Une personne référente suit le traitement et les colis, notamment en lien avec Chronopost. Le titulaire rencontre Alsace Habitat au moins une fois par an pour l’amélioration continue.

Le titulaire réalise l’interface entre ULIS et son applicatif à partir des descriptifs de fichiers transmis par la DSI. Le transfert des données d’entrée se fait par fichier .txt compressé ; les fichiers d’entrée doivent être détruits au plus tard un mois après l’envoi correspondant. Les fichiers de restitution doivent permettre la recherche et la réimpression : le CCTP prévoit un PDF global indexé, limité à 150 Mo (à découper en plusieurs fichiers si nécessaire), et un PDF distinct par document, limité à 300 Ko. Il fixe des conventions strictes de nommage et d’arborescence, et prévoit le transfert sécurisé via SFTP compatible avec FileZilla, avec vérification de l’intégrité. Les fichiers déposés sur le serveur SFTP sont conservés au moins un mois. Le bordereau mentionne également un retour sous forme de fichier .txt et de fichiers individuels par intitulé.

Le titulaire doit assurer la confidentialité, limiter l’accès aux personnes habilitées, tracer les accès, sécuriser les échanges et notifier une violation de données sous 24 heures après en avoir eu connaissance. Il doit disposer d’un PCA, d’un PRA et d’un site de production secondaire ; la reprise d’activité ne doit pas dépasser 24 heures en cas d’incident majeur. Les vérifications quantitatives et qualitatives sont effectuées pendant l’exécution ; elles peuvent conduire à l’admission, à une réfaction, à un ajournement ou à un rejet.