Impression et routage des documents locatifs

La prestation couvre la conception et le paramétrage des maquettes, la personnalisation et la production des documents locatifs, leur mise sous pli et leur acheminement postal, ainsi que les flux dématérialisés. Les volumes indiqués sont des estimations de dimensionnement, non des engagements de commande.

Avis d’échéance. Chaque mois, deux fichiers texte sont transmis par SFTP : l’un pour les locataires, l’autre pour les sociétés relevant de Chorus Pro. Le titulaire produit des PDF/A compatibles avec Chorus Pro, comportant une ligne de métadonnées cachée. Il dépose au maximum trois fichiers pour les locataires, limités à 8 000 avis par fichier, et un fichier pour les sociétés Chorus Pro. Les avis des locataires sont envoyés par courrier ou par courriel selon les champs transmis; les courriels non délivrés entraînent automatiquement l’envoi postal. Volumes estimés : environ 11 000 avis papier et 11 000 avis dématérialisés par mois.

Notifications de charges. La campagne annuelle, prévue en juin, part d’un fichier texte trié par locataire. Les documents comprennent le décompte et une lettre d’accompagnement choisie automatiquement selon la situation (débiteur ou créditeur, ou débiteur bénéficiant d’un échéancier); les décomptes de plusieurs pages sont pris en charge et numérotés. Les fichiers PDF sont limités à 8 000 décomptes chacun. En postal, deux décomptes au plus sont regroupés dans un pli avec une seule lettre; par courriel, tous les décomptes du locataire sont regroupés dans un PDF. Les échecs d’envoi sont consignés et déclenchent un envoi postal. Le besoin estime à environ 11 000 par an les notifications papier et dématérialisées ainsi que les lettres d’accompagnement.

Enquêtes SLS et OPS. La chaîne comprend l’édition personnalisée, les enveloppes porteuses et de retour, l’expédition, la réception sur un site du titulaire, la numérisation, l’extraction des données et leur mise à disposition. Les formulaires d’enquête comportent quatre pages sur deux feuilles recto-verso, en plus d’une feuille de présentation recto-verso. La lecture RAD/LAD est complétée par une vérification et correction humaine; les pièces sont indexées et un statut « Complet » ou « Incomplet » est attribué selon la présence du formulaire renseigné et d’au moins un justificatif de revenus de l’année N-2. Les retours dépourvus de formulaire et de justificatif conforme sont renvoyés à Côte d’Azur Habitat. Les enquêtes et justificatifs sont conservés un mois avant destruction.

Le portail sécurisé, accessible à une dizaine d’agents, permet de consulter les images et pièces jointes, rechercher les enquêtes, corriger ou compléter les index et valider les données. SLS et OPS sont gérées dans des environnements distincts; chaque soir, les données validées sont transmises à ULIS par deux fichiers d’interface. Des exports PDF et XML destinés à la GED sont également produits avant la campagne suivante. Les volumes annoncés sont d’environ 6 000 plis SLS par an et 14 000 plis OPS dans le tableau de périmètre; le passage décrivant les campagnes OPS indique aussi environ 13 000 plis.

Fabrication et acheminement. Les maquettes validées servent de référence; toute modification de contenu, pagination, positionnement, police, code-barres ou zone de lecture nécessite une validation préalable. L’impression recto-verso, en quadrichromie ou monochromie selon la maquette, doit reproduire les codes 2D, QR et Datamatrix. Des contrôles portent notamment sur la lisibilité, la pagination et le séquencement, les doublons et ruptures de séquence, l’appariement destinataire-documents, les plis incomplets ou non conformes et la traçabilité des réimpressions et destructions. Les rebuts contenant des données personnelles sont isolés puis détruits de manière sécurisée. Le titulaire assure l’affranchissement et le dépôt postal, fournit une preuve horodatée de dépôt ou de prise en charge et traite les retours selon leur motif et les informations nécessaires à la mise à jour des dossiers.

Les délais maximaux indiqués pour les envois papier sont : accusé de réception et contrôle du fichier sous 1 heure ouvrée, signalement d’une anomalie bloquante sous 2 heures ouvrées, édition/personnalisation/mise sous pli à J+2 ouvrés, dépôt postal à J+2 ou J+3 selon le calendrier. Pour le dématérialisé : notification de réception sous 1 heure ouvrée, envoi le jour J, signalement des rejets au plus tard à J+1 ouvré après leur retour, et rebond postal à J+1. Un reporting mensuel horodaté retrace les étapes, volumes, délais et incidents.

Initialisation, sécurité et continuité. L’initialisation prévoit notamment la validation des flux, formats et maquettes, les tests de fusion, d’appariement, de codes 2D/LAD, de sécurité, de restauration et de bout en bout, puis un procès-verbal de recette avant mise en production. Le module des avis d’échéance doit être initialisé et testé en 3 semaines au maximum; les modules charges et enquêtes en 3 mois au maximum. Si la notification intervient avant le 1er janvier 2027, la phase de mise en place doit être achevée avant le 15 janvier 2027.

Les échanges utilisent SFTP ou une solution équivalente chiffrée, avec authentification forte, journalisation et contrôle d’intégrité; le FTP non chiffré est interdit. La prestation comprend la gestion des habilitations, la confidentialité, la continuité et la reprise d’activité, la traçabilité des traitements, ainsi que la restitution et la réversibilité des données. Les traitements et hébergements sont par principe situés dans l’UE ou l’EEE; tout transfert vers un pays tiers doit être déclaré, encadré et soumis à validation selon les stipulations du marché.