Traitement des factures de formation

Le titulaire prend en charge le traitement des factures et demandes de paiement, depuis leur réception dans les outils d’Atlas jusqu’à leur paiement ou leur relance/refus. La prestation couvre notamment les actions relevant du PLAN, des contrats de professionnalisation et d’apprentissage, ainsi que les frais annexes. Elle doit s’adapter aux évolutions réglementaires et à la facturation électronique.

Flux documentaires et contrôles

Les factures reçues par les services en ligne, les API ou, pour une première facturation, le formulaire en ligne, sont orientées vers le back-office. Le traitement comprend le contrôle ou la correction des données vidéo-codées : type facture ou avoir, SIREN, numéro et date de facture, numéro de dossier, montants HT et TTC, taux ou mention de non-assujettissement à la TVA et montant de TVA le cas échéant.

Le front-office identifie le destinataire et la nature des autres documents : courriers métier, courriers relatifs au fonctionnement d’Atlas ou documents hors périmètre. Les factures de fonctionnement sont transférées au service compétent ; les documents ne concernant pas Atlas sont orientés ou rejetés selon le processus prévu. Le traitement du back-office couvre notamment les anomalies de numéro de dossier et de SIRET inexistant, les doublons et les dossiers non éligibles.

Dans l’outil de gestion, le titulaire instruit le dossier, complète la saisie et vérifie la conformité et la complétude, notamment au regard de la facture, du certificat de réalisation et de l’accord de prise en charge. Il déclenche, selon le cas, le paiement exclusivement par virement, une relance ou un refus motivé. Les échanges de facturation électronique sont réalisés sous forme de flux sécurisés accompagnés des justificatifs requis. Pour le PLAN, le remboursement HT peut être versé directement à l’entreprise adhérente, après vérification des pièces et émission de la facture et du paiement.

Organisation, cadence et qualité

Le titulaire fournit un responsable d’équipe/référent et des gestionnaires formés, encadrés et soumis à un dispositif de contrôle interne ou de double vérification pour les opérations sensibles, notamment les cofinancements. Le responsable d’équipe doit avoir au moins 5 ans d’expérience en encadrement ; 2 ans d’expérience sont souhaités pour le gestionnaire de paiement. Le titulaire ajuste ses effectifs à la demande d’Atlas et met à disposition le personnel formé dans un délai maximal d’une semaine après réception du bon de commande correspondant. Un effectif stable, un vivier de remplacement et un dispositif de continuité sont attendus.

Les niveaux de production prévus sont d’au moins 70 factures par jour et par gestionnaire ; le référent, consacrant environ 50 % de son temps à l’encadrement et 50 % au traitement, vise en moyenne 35 factures par jour. Le back-office est traité sous 48 h, dans la limite du stock disponible et de la disponibilité de l’outil. Le délai de traitement des factures affectées à un panier dédié est de 30 jours au plus ; ces niveaux s’appliquent après la montée en charge. Les objectifs mensuels de qualité sont de 100 % pour l’exactitude des données saisies, la correspondance entre montant payé et facturé et le tiers payé, et de 95 % pour la conformité des relances et des refus.

Les volumes communiqués à titre indicatif sont de 608 079 factures de formation reçues en 2025, 584 000 factures traitées en 2025, 658 000 attendues fin 2026 et environ 310 000 à traiter par le prestataire en 2027. Quatre pics sont généralement observés en mars, juin, septembre et décembre ; d’autres variations peuvent intervenir.

Pilotage, moyens et sécurité

Le titulaire tient à disposition des tableaux de bord quotidiens, exportables au format Excel, dans un espace sécurisé. Ils suivent notamment les factures traitées, payées, relancées, refusées et celles nécessitant une reprise par Atlas. Il vérifie la cohérence des indicateurs, alerte rapidement en cas d’incident et fournit les reportings et comptes rendus des comités. Des réunions opérationnelles peuvent se tenir idéalement deux fois par mois et le comité de pilotage est mensuel, en visioconférence.

Les prestations sont réalisées dans les locaux du titulaire, dans une salle isolée et dédiée ; celui-ci fournit le matériel et utilise un accès distant sécurisé aux outils d’Atlas. Les accès sont nominatifs, personnels, contrôlés et tracés. Les données ne sont traitées qu’avec les outils autorisés et pour les besoins du marché ; le RGPD, la confidentialité, le signalement immédiat des incidents et la suppression des données en fin de mission s’appliquent. Atlas peut auditer le site affecté au marché au maximum une fois par an, avec préavis écrit d’au moins 5 jours ouvrés ; le site doit être accessible en moins de 2 heures de train ou d’une heure d’avion depuis Paris. Le titulaire doit maintenir un PCA et informer Atlas dans l’heure en cas d’incident ou de maintenance interrompant temporairement l’activité.

Le titulaire ne peut pas être également chargé de l’instruction des dossiers de prise en charge d’Atlas, afin de garantir la séparation des tâches. Il met en place des contrôles, des actions correctives, une cartographie des compétences et un système de back-up. La démarche qualité doit être conforme à ISO 9001 ou à un label équivalent reconnu.