Gestion et fourniture de titres restaurant dématérialisés

Le titulaire met à disposition, fournit et gère des titres-restaurant exclusivement dématérialisés sous forme de cartes de paiement pour les agents désignés par la collectivité. Le dispositif couvre la création des bénéficiaires, la gestion de leurs droits, le chargement des titres, l'utilisation auprès du réseau d'acceptation, l'assistance et la clôture des droits. Le nombre de bénéficiaires, la valeur faciale initialement fixée à 8 € et les volumes de commande peuvent évoluer pendant le marché.

La simulation du DQE repose sur 70 agents, 8 400 titres par an, 840 rechargements par an et 25 200 titres sur trois ans.

Gestion administrative et commandes

Le titulaire crée, modifie, suspend, réactive et supprime les comptes et droits des bénéficiaires sur instruction de la collectivité, y compris pour les mouvements intervenant en cours d'exécution. La collectivité passe ses commandes et suit leur traitement au moyen du portail. Le titulaire précise les informations nécessaires, les modalités de validation, le traitement des modifications, les délais et les anomalies susceptibles d'affecter les commandes.

Cartes et utilisation

Le titulaire fabrique, livre, renouvelle, remplace et gère les cartes pendant toute leur durée de vie. Sont notamment prévus la mise en opposition en cas de perte ou de vol, la réactivation lorsque la situation le permet, le remplacement en cas de détérioration ou de dysfonctionnement et la gestion de la fin de vie. Les renouvellements à échéance doivent éviter toute interruption de service.

Les supports doivent être compatibles avec le réseau des commerces affiliés et respecter la réglementation applicable. Ils permettent notamment :

• le paiement sans contact lorsqu'il est disponible ;
• la consultation du solde, de l'historique et de la date de validité ;
• la mise en opposition de la carte ;
• la prise en compte des évolutions réglementaires sans surcoût lorsqu'elles relèvent des obligations réglementaires des émetteurs.

Portails, assistance et réseau

Un portail sécurisé accessible en ligne permet aux utilisateurs habilités de gérer les bénéficiaires, droits, commandes, rechargements et états des cartes, de consulter l'historique, les documents et les informations de suivi, ainsi que d'éditer ou d'exporter les données en Excel, CSV ou format équivalent. Le titulaire accompagne la collectivité lors de la prise en main et l'informe des maintenances programmées susceptibles d'affecter le portail.

Un espace personnel et/ou une application permet aux bénéficiaires de consulter leur solde, l'historique et la validité des droits, de gérer leur carte et d'accéder à l'assistance. Le titulaire fournit les guides bénéficiaires, la documentation du portail et les informations nécessaires au déploiement. Il assure l'assistance aux gestionnaires et aux bénéficiaires, le traitement des demandes et réclamations, la gestion des incidents et l'accompagnement au démarrage. Les moyens de contact, plages horaires et délais de traitement sont proposés dans l'offre.

Le réseau d'acceptation doit permettre l'utilisation des titres dans les établissements autorisés. Il fait l'objet d'une information accessible et actualisée, avec un outil de recherche et de localisation des points d'acceptation. Le titulaire présente les actions favorisant l'accès aux commerces de proximité.

Validité, échanges et clôture

Les titres sont émis au titre d'une année civile. Le système identifie l'année d'émission, informe les bénéficiaires des dates limites et permet de gérer les titres non utilisés conformément au Code du travail : identification des échéances, information, récupération, échange ou renouvellement lorsque les conditions réglementaires sont réunies et traçabilité des opérations. L'échange ne doit pas réduire le nombre de titres du bénéficiaire et aucune facturation supplémentaire ne s'applique à ces opérations sauf stipulation contraire expresse.

À la demande de la collectivité, le titulaire clôt les comptes et les droits, restitue les données nécessaires et gère les supports en fin de vie. En fin de marché, il assiste la collectivité et le nouveau titulaire, restitue notamment la liste des bénéficiaires, l'état des cartes en circulation et les informations utiles à la continuité du service, puis poursuit normalement les prestations pendant la transition sauf décision contraire.

Sécurité et protection des données

Le titulaire agit comme sous-traitant de données personnelles. Il garantit la confidentialité, limite les traitements aux finalités et instructions autorisées, forme les personnes habilitées, informe en cas d'instruction illicite, assiste la collectivité pour les droits des personnes, les analyses d'impact, les audits et les violations de données. Il met en œuvre un niveau de sécurité adapté au risque, incluant notamment pseudonymisation, chiffrement, confidentialité, intégrité, disponibilité, résilience et tests d'efficacité des mesures. En fin de traitement, il restitue les données, détruit les copies existantes et justifie cette destruction par écrit, selon les instructions de la collectivité.

Déploiement, livraison et continuité

L'offre décrit les étapes entre la notification et la mise en service : réunion de lancement, paramétrage et ouverture du portail, intégration des bénéficiaires, fabrication et livraison des cartes, puis mise en service. Elle précise les modalités et délais de fabrication, livraison, remplacement et renouvellement, ainsi que les mesures prévues en cas d'indisponibilité du portail, d'incident informatique ou de retard de livraison.

Les livraisons sont effectuées sous la responsabilité du titulaire, avec conditionnement, chargement, arrimage et déchargement à sa charge. Toute livraison est accompagnée d'un bordereau conforme aux mentions contractuelles. Les retards de cartes, de rechargement, les erreurs de montants, l'indisponibilité de la plateforme et les délais de réponse du service client peuvent entraîner des pénalités contractuelles.