Traitement et distribution du courrier

Le titulaire met à disposition des contenants plastiques, collecte le courrier, l’achemine vers ses locaux techniques et assure le tri, la massification, l’affranchissement et la distribution. Le flux indiqué à titre estimatif est d’environ 2 000 plis par mois. La navette interne acheminant les courriers des agences jusqu’au siège est exclue.

La collecte a lieu du lundi au vendredi entre 14 h 30 et 15 h, hors jours fériés et fermetures exceptionnelles. Les horaires peuvent être aménagés d’un commun accord. Le courrier remis par l’acheteur doit être fermé et collé ; les enveloppes non scellées sont à lui restituer.

Tri, affranchissement et acheminement

Le courrier est séparé entre plis massifiables et non massifiables. Le titulaire optimise l’adressage manuscrit des plis de 21 à 350 g éligibles afin de les rendre massifiables et mécanisables. Il fournit les liasses de recommandés et affranchit selon les indications de l’acheteur, notamment en Ecopli, courrier industriel, lettre verte, prioritaire, recommandé R ou R/AR et Colissimo. À défaut de contre-indication expresse, les plis massifiables sont orientés, selon les cas, vers le tarif Ecopli Grand Compte Industriel (LG4) ou Lettre Grand Compte (LG2).

Le tri, la massification et l’affranchissement sont réalisés le jour de la collecte. Les plis affranchis sont remis au réseau d’un opérateur agréé par l’ARCEP le jour même, sauf force majeure. Les délais de distribution indiqués sont J+1 après remise au réseau pour la lettre rapide, J+2 pour la lettre standard et J+4 pour la lettre économique. Pour les recommandés, colis et produits postaux concernés, le délai dépend du produit retenu ; la preuve de dépôt est remise sous 24 h, et la preuve de distribution et l’avis de réception sous cinq jours ouvrés après distribution. Les campagnes de courrier en nombre suivent un planning convenu avec l’acheteur.

Le titulaire collecte auprès de La Poste les plis non distribués (PND) et les restitue en l’état. Il doit disposer de l’autorisation officielle de prestataire de services postaux délivrée par l’ARCEP. En cas de défaillance de collecte, d’affranchissement ou de distribution, il prend les mesures possibles pour respecter le délai de remise au réseau ; il assure la continuité du service en cas de grève. Les coursiers chargés d’acheminer un pli urgent dans l’heure ou dans un délai contraint ne sont pas compris.

Suivi, prestations ponctuelles et options

Un interlocuteur unique suit l’accord-cadre. Le titulaire fournit un reporting mensuel sous forme de fichier Excel, détaillant chaque jour la nature et le volume des courriers traités, leurs poids et catégories de traitement. Il met également à disposition des données électroniques exportables sous Excel, consultables à tout moment et transmises au moins une fois par mois, pour analyser les flux, formats, poids et catégories d’affranchissement. Des outils doivent permettre la traçabilité des plis par image numérique et la recherche des envois. Des comités de pilotage ont lieu en visioconférence chaque semestre.

Pour chaque anomalie ou non-conformité notifiée par écrit, le titulaire établit un plan d’actions correctives et préventives dans un délai de 15 jours. Il propose des axes de progrès concrets. Les données transmises ne peuvent être utilisées sans autorisation expresse de l’acheteur ; les solutions proposées doivent préciser leurs fonctionnalités, la traçabilité ainsi que les conditions de sécurisation et de confidentialité.

À la demande expresse de l’acheteur, peuvent également être commandés : collecte, tri et remise du courrier entrant ; distribution locale de courrier simple ou avec accusé de réception à des destinataires professionnels uniquement ; mise sous pli manuelle ou automatisée ; traitement et impression à distance de documents ou de données variables fournis par l’acheteur ; traitement manuel ou automatisé des PND codés ; ouverture manuelle de PND pour extraire les documents réutilisables et détruire les contenants et contenus recyclables ; gestion documentaire sur site ou externalisée ; lettres recommandées électroniques si proposées ; plateforme dématérialisée pour transmettre les courriers et, selon les besoins, les imprimer, les mettre sous pli, les affranchir et les distribuer. La numérisation d’un lot de documents et les commandes de liasses de recommandés font notamment l’objet de prestations ponctuelles.