Gestion, impression et envoi de courriers multicanal

Le titulaire met en place une chaîne de traitement des courriers massifiés et égrenés, simples ou recommandés : réception et traitement des fichiers, impression, mise sous pli, affranchissement et envoi postal, puis suivi, intégration en GED et archivage. La plateforme de dépôt et les échanges de fichiers sont sécurisés.

Volumes et flux

Le volume prévisionnel sur la durée du marché est de 170 000 courriers : 10 000 recommandés avec accusé de réception (5,90 %) et 160 000 courriers simples (94,10 %). Ces chiffres sont indicatifs et ne constituent pas un engagement de l’Agence. Les recommandés sont principalement envoyés lors de deux campagnes au deuxième trimestre, puis au fil de l’eau ; les courriers simples connaissent un envoi principal au premier trimestre, puis des envois au fil de l’année. Les plis égrenés peuvent représenter de 10 à 5 000 courriers par envoi et pèsent exclusivement moins de 20 g. Le DQE propose, à titre de scénario représentatif, 4 000 recommandés massifiés, 20 000 courriers simples massifiés et deux lots égrenés de recommandés de 100 et 300 courriers.

Mise en place et traitement

Une réunion de démarrage en visioconférence planifie les tests, le paramétrage des flux et les périodes d’envoi ; une réunion annuelle est prévue après chaque reconduction. Le titulaire transmet le compte-rendu de chaque réunion dans les 15 jours calendaires. Après réception des fichiers tests, il dispose de 2 mois maximum pour développer et tester la chaîne, puis transmettre les résultats.

Pour les envois massifiés, les fichiers sont principalement au format PCL, exceptionnellement PDF, et sont déposés sur FTPS ou par un moyen équivalent décrit dans l’offre. En cas d’indisponibilité du dépôt, le titulaire en informe l’Agence dans la journée et propose une solution alternative. Un BAT, copie conforme du document à expédier, est soumis avant chaque expédition en nombre ; il est transmis sous 2 jours ouvrés au maximum et l’Agence le valide sous 2 jours ouvrés. Les flux égrenés peuvent être transmis en DOCX, PDF ou PCL et doivent être expédiés sous 2 jours ouvrés.

L’impression est réalisée en noir et blanc sur papier A4 de 80 g, en recto ou recto-verso et, si nécessaire, sur plusieurs feuillets. Le logo et le pied de page peuvent être inclus dans le fichier ou fournis séparément pour fusion. Les lignes de prix prévoient des mises sous pli en formats DL, C5 et C4. L’affranchissement et l’envoi sont réalisés en lettre recommandée R1 avec accusé de réception ou en courrier simple.

Suivi, GED et archivage

Après validation, le traitement est consultable de manière sécurisée par les agents autorisés ; les plis restent visualisables dans l’interface pendant au moins 3 mois. Un export Excel de traçabilité est adressé chaque semaine et comprend notamment les références du dossier et de l’interlocuteur, ses coordonnées, le numéro d’AR, les dates d’envoi, de présentation et de retrait ainsi que l’état de l’AR. Le fichier de suivi doit être mis à disposition au plus tard 2 jours ouvrés après expédition ; le fichier de suivi des retours d’AR est également fourni dans ce délai.

Les documents des plis sont déposés pour intégration dans la GED, avec le fichier de métadonnées et selon les règles du guide d’intégration. Pour chaque LRAR, un ZIP contient la preuve de dépôt de La Poste, l’avis de réception signé et le courrier envoyé ; pour chaque courrier simple, un PDF contient le courrier envoyé. Ces fichiers sont disponibles au plus tard dans les 60 jours suivant le traitement de la commande.

Les archives publiques sont gérées selon le référentiel de conservation de l’Agence. L’archivage électronique doit préserver l’intégrité et la restitution des documents à valeur probante ; pour les LRAR, les éléments archivés sont le pli, la preuve de dépôt et l’accusé de réception signé. La certification AFNOR NF 461, tenant compte de la modification de la norme NF Z42-013, est obligatoire. Les AR papier sont conservés dans les locaux du titulaire jusqu’au 31 décembre de la troisième année suivant l’envoi ; les originaux demandés par l’Agence sont transmis sous 2 jours ouvrés. En fin de marché, l’Agence peut demander la restitution informatique sur CD, à raison d’environ 26 000 pages par CD.

Conversion PCL et contrôles

La solution comprend un convertisseur PCL vers PDF via SFTP pour les avis de somme à payer et titres de recettes, soit environ 20 000 courriers par an. Un fichier PCL contenant 500 courriers doit produire des PDF individuels, un par redevable, pour faciliter le contrôle comptable et l’archivage électronique. L’Agence peut visiter le ou les sites de production du titulaire pendant l’exécution et suit également la prestation lors des réunions prévues.