Envoi externalisé des courriers sortants

Le titulaire prend en charge les flux de courriers de la MDPH : réception des fichiers, contrôle et traitement des adresses, impression, mise sous pli et remise au service postal. La solution doit servir les agents et services de la MDPH, sans minimum de volume envoyé. Le service fonctionne du lundi au vendredi, avec une mise en production quotidienne après 17 h ; les fichiers déposés avant 17 h la veille doivent être remis à l’envoi postal à J+1.

Les données indicatives mentionnent 47 000 plis et 370 000 pages imprimées en 2025. Le DQE donne des moyennes annuelles indicatives, sans engagement de commande :

• Impression et mise sous pli : première page noir et blanc, 5 360 en C4, 5 570 en C5 et 35 000 en C6/DL ; première page couleur, respectivement 420, 215 et 260. Pages suivantes recto : 308 000 en noir et blanc et 14 800 en couleur.
• Affranchissements indicatifs : recommandés R1 avec AR, 380 jusqu’à 20 g, 6 de 20 à 50 g, 35 de 50 à 100 g, 130 de 100 à 250 g, 90 de 250 à 500 g, 10 de 500 g à 1 kg et 1 de 1 à 2 kg ; recommandé R1 grand compte avec AR, tri toute France, moins de 50 g : 150.
• Lettres vertes : 300 de 50 à 100 g, 400 de 100 à 250 g, 70 de 250 à 500 g, 20 de 500 g à 1 kg et 2 de 1 à 2 kg. Ecopli : 4 400 de 50 à 100 g et 310 de 100 à 250 g. Prioritaire international : 10 en Z1 et 1 en Z2, à 100 g. CIP G4 premium petite lettre 0-50 g département : 38 000 ; CIP G3 premium petite lettre 0-50 g département : 2 450.
• Autres quantités indicatives du DQE : archivage probatoire de 47 000 courriers et archivage des journaux de dépôts de 220 courriers ; une unité pour le traitement des courriers non délivrés et une pour la normalisation des adresses issues de plis non distribués.

Plateforme, impressions et archivage

La solution accepte au minimum les fichiers DOC, DOCX et PDF, les impressions recto ou recto-verso et le papier de 80 g/m² ; les impressions sont principalement en noir et blanc, avec quelques documents en couleur. Elle permet l’ajout facultatif de pièces annexes, le choix d’une priorité et de types d’envoi variés, dont lettres suivies et recommandées avec journal de traitement et de distribution. Les enveloppes DL, C4 ou C5 sont choisies selon le nombre de pages ; elles doivent permettre d’identifier le destinataire, et le titulaire devra proposer en cours de marché un format permettant aussi d’identifier l’expéditeur. Le service regroupe les courriers par destinataire et par jour.

Les fichiers peuvent couramment atteindre 3 à 10 Mo et aller jusqu’à 130 Mo. Le dispositif repose sur une imprimante virtuelle unique et un flux sécurisé respectant NIS2. Il doit signaler les adresses mal reconnues et permettre leur rectification ; les courriers envoyés font l’objet de preuves de dépôt. L’archivage probatoire commence à la date d’expédition ; le CCTP laisse sa durée à définir selon les capacités techniques du prestataire, tandis que le DQE prévoit une ligne d’archivage sur 2 ans. Les journaux de dépôt sont conservés 2 ans et exportables, notamment en CSV, PDF ou XLSX. Chaque utilisateur dispose d’un compte personnel ; le nombre prévu se situe entre 30 et 70, et la MDPH gère de manière autonome comptes et habilitations après formation.

Mise en service, suivi et maintenance

La mise en service comprend l’installation, la vérification des prérequis, les tests, l’ouverture des comptes et le paramétrage ; le DQE prévoit aussi la mise en place d’un flux en mode batch. Les délais indicatifs annoncés pour les prérequis techniques et la mise en test sont de 15 jours, puis d’une semaine pour les ajustements avant production. Le titulaire fournit un guide d’installation et forme, avant la mise en production, les référents techniques et les utilisateurs finaux. Le DQE prévoit deux heures pour un groupe de 30 à 70 utilisateurs et deux heures pour un groupe de six référents au maximum ; un guide utilisateur est également fourni. Des séances supplémentaires peuvent être programmées en cas d’évolution technique ou de besoin exprimé.

La solution est compatible avec Windows 11 et les versions suivantes ; ses composants doivent rester pris en charge par leurs éditeurs. Les correctifs applicatifs nécessaires aux mises à jour du système d’exploitation et les évolutions imposées par la sécurité ou la compatibilité sont attendus. La maintenance préventive et corrective, l’assistance de premier niveau, la recherche d’anomalies, les conseils d’usage et les mises à jour de documentation sont inclus. Une version regroupant corrections et améliorations est mise à disposition au moins une fois par an. L’assistance est assurée du lundi au vendredi, au minimum de 9 h à 12 h et de 14 h à 16 h, avec un interlocuteur dédié ; l’assistance téléphonique et la télémaintenance sont prévues. Le DQE comporte dix unités de maintenance mensuelle.

Pour les demandes d’intervention, le délai maximal de prise en compte est de 4 heures pour une anomalie bloquante avec télémaintenance, et de 8 heures sans ce dispositif ; pour les autres anomalies, respectivement 8 et 16 heures. L’intervention par télémaintenance doit avoir lieu dans les 24 heures pour une anomalie bloquante, hors samedi, dimanche et jours fériés, et dans les 5 jours ouvrés pour une anomalie non bloquante. En cas de panne complète, le titulaire assiste la réinstallation des services minimaux et la restauration de la solution et des données à partir des sauvegardes réalisées par le pouvoir adjudicateur. Les prestations complémentaires commandables portent notamment sur des modules, des évolutions spécifiques, le paramétrage, l’installation de nouvelles versions et le transfert de compétences.