Traitement automatisé des courriers de recouvrement

Le marché couvre la préparation et l’exploitation d’une chaîne automatisée pour traiter les fichiers de relance, générer les courriers personnalisés, les imprimer, les mettre sous pli et les déposer en poste. Le système associe les motifs d’infraction aux modèles de courriers correspondants et insère les données des fichiers sources pour produire un pli adapté à chaque usager. Les modèles peuvent évoluer, notamment en cas de changement des tarifs des infractions.

Préparation, intégration et contrôles

La phase de mise en place comprend l’intégration et le paramétrage de l’infrastructure d’échange, la préparation des ressources de traitement et de l’environnement de production, l’approvisionnement des consommables ainsi que les tests d’intégration et l’envoi de courriers tests en vue de la vérification d’aptitude au bon fonctionnement. Le titulaire aide également à la vérification de service régulier.

Les fichiers d’édition sont transmis en Word ou TXT. Les balises, formats, marges et zones réservées sont validés lors de la mise en place. La composition des courriers et annexes est réalisée par TCL RU ; le titulaire reçoit les documents à éditer sur fonds de page.

Les contrôles portent notamment sur la complétude et le format des flux, le nombre de pages et de plis, la taille des fichiers et la présence des références attendues. Avant expédition, le titulaire contrôle la qualité de la mise sous pli, les affranchissements et les délais. Les indicateurs exigés comprennent un contrôle de 100 % des fichiers, des pages, des plis, des dépôts postaux et des fichiers PND retournés dans les délais, ainsi que la fourniture de 100 % des rapports mensuels. Les incidents doivent être signalés dans les 4 heures avec leur date, leur objet, leur impact et une proposition de résolution ; la clôture est signalée après résolution. Les interruptions de service doivent être limitées à 2 jours ouvrés, y compris en cas de force majeure.

Éditions et envois récurrents

L’édition est réalisée en noir et blanc ou en quadrichromie sur papier blanc, en recto ou recto-verso. Le titulaire fournit et gère les consommables. Les prestations tarifées comprennent notamment les mises sous pli en enveloppes C5/C6 à fenêtre simple et l’insertion d’un document A4 dans des plis C5 ou C4.

Le DQE indique, à titre de quantités estimatives annuelles, 32 000 éditions couleur recto, 12 000 couleur recto-verso, 43 000 noir et blanc recto, 43 000 pages suivantes en noir et blanc recto, 56 000 noir et blanc recto-verso et 56 000 pages suivantes en noir et blanc recto-verso. Il prévoit aussi 99 000 mises sous pli C5/C6, 20 000 insertions de documents A4 en C5 et 20 000 en C4, ainsi que 99 000 fournitures d’enveloppes et conditionnements/mises en poste pour chaque ligne C5/C6 et C4. Le volume annuel de référence annoncé pour les courriers de relance est de 99 000 plis, susceptible d’évoluer de ±10 %.

Après réception d’un fichier source conforme, l’impression, la mise sous pli et le dépôt postal sont attendus en J+2 ouvrés. L’affranchissement relève du contrat postal de TCL RU ; les informations nécessaires sont communiquées au titulaire.

Suivi des plis non distribués et évolutions

Le titulaire fournit un suivi des fichiers pris en charge, du nombre de plis envoyés, des plis non distribués et, si possible, une preuve de dépôt. Les informations sont consultables sur une interface ou transmises dans un format convenu, par exemple Excel ou CSV. Une solution dématérialisée de gestion des PND, accessible à plusieurs agents, permet de transmettre au minimum le nom et le numéro de référence de l’usager, l’année du dossier, le code adresse, le code postal, le code secteur et le pays, l’adresse, la date de retour et le motif du PND. Les champs sont validés pendant la phase de mise en place. Les données traitées doivent être supprimées du système du titulaire au plus tard trois mois après la fin du marché.

Les évolutions structurantes de la chaîne, telles que la création ou la modification de modèles, l’intégration de nouvelles données variables ou l’adaptation des processus d’impression, de personnalisation ou d’expédition, sont déclenchées par bon de commande. Le titulaire remet une proposition technique et financière sous 15 jours après réception de l’ordre de service, avec estimation du temps et planning. En cas de changement de prestataire ou d’évolution substantielle des outils, des tests peuvent être demandés pour vérifier la personnalisation, les formats, la traçabilité et l’exécution des envois. Les corrections mineures du quotidien et les changements relevant uniquement de l’organisation ou de l’équipement interne du titulaire ne relèvent pas de ces évolutions.