Impression, mise sous pli et expédition de courriers en nombre

Le titulaire traite, sur bons de commande, les fichiers PDF transmis par la collectivité : impression, fourniture et impression des enveloppes, mise sous pli, affranchissement, dépôt postal et transmission du justificatif de dépôt. Les prestations concernent principalement les factures d’eau et les courriers des services de l’eau, mais peuvent aussi répondre aux besoins ponctuels des autres services.

Chaque commande suit le circuit suivant :

• réception d’un fichier PDF via une plateforme de transfert sécurisée du titulaire ;
• établissement d’un bon à tirer sous 3 jours ouvrables ;
• validation par le service concerné sous 5 jours ouvrés ;
• lancement de la production uniquement après validation expresse du BAT ;
• dépôt postal dans un délai global maximal de 10 jours ouvrés à compter de la réception du PDF ;
• remise d’un bordereau, récépissé ou justificatif électronique de dépôt.

L’absence de réponse de la collectivité ne vaut pas validation tacite du BAT. Les corrections demandées suspendent le délai d’exécution jusqu’à la validation définitive.

Documents, impressions et volumes

Un envoi comprend une facture d’eau recto verso couleur. Il peut être complété par un courrier d’information de la collectivité et par des documents d’information, notamment un bilan ARS. Le nombre de pages, le recto-verso et le mode d’impression des documents complémentaires sont définis à chaque commande par référence au BPU.

Le volume indicatif annoncé est d’environ 25 000 envois par an, soit 100 000 feuilles à imprimer et mettre sous pli sur 4 ans. Les quantités du DQE sont indicatives. Les impressions prévues comprennent :

• impression recto ou recto verso, en couleur ou en noir et blanc ;
• séries de 200 à 500, 501 à 1 000, 1 001 à 6 000 ou plus de 6 000 exemplaires ;
• mise sous pli d’un document d’une feuille ou de deux documents, selon les tranches de quantités du BPU ;
• fourniture et impression d’enveloppes C5 et DL, par lots de 200 à 500, 501 à 1 000, 1 001 à 6 000 ou plus de 6 000 unités.

Les impressions couleur sont réalisées en quadrichromie par jet d’encre. Le titulaire doit privilégier une production en continu, avec un processus de production identique quel que soit le volume.

Supports et charte graphique

Les factures d’eau et d’assainissement sont imprimées sur papier couché ou recyclé blanc, format A4, grammage 90 g/m², conforme à la norme NF Q 14-007 et présentant une qualité optique adaptée à la reconnaissance optique des caractères. Les autres documents sont également imprimés sur papier couché ou recyclé blanc A4 de 90 g/m².

Les enveloppes d’expédition sont en papier vélin 80 g/m², avec fenêtres biodégradables et recyclables et logo de la collectivité imprimé en couleur à gauche. Le format est adapté au contenu : enveloppe DL à fenêtre pour un courrier d’une page et enveloppe C5 à fenêtre pour plusieurs pages. Tous les documents diffusés doivent respecter la charte graphique et comporter notamment le logo, la raison sociale, l’acronyme, l’adresse postale, l’adresse électronique et le numéro de téléphone de la collectivité.

Transmission, sécurité et contrôle

La plateforme de transfert doit assurer la confidentialité, la traçabilité des échanges, la sécurisation des fichiers et l’accès réservé aux personnes habilitées. Seuls les fichiers PDF ayant fait l’objet d’un BAT validé peuvent être envoyés en production.

Le titulaire contrôle la conformité des fichiers, les quantités, les couleurs, le façonnage, la coupe et l’écart éventuel entre le rendu numérique et l’impression. En cas de non-conformité, la collectivité peut refuser la prestation et exiger une réédition aux frais exclusifs du titulaire ; seules les prestations conformes sont rémunérées.

Le titulaire tient un cahier électronique de suivi comprenant la date de réception du fichier, la date d’envoi du BAT et la date de validation du BAT. Tout document permettant d’apprécier la qualité d’impression est conservé et le cahier est communiqué mensuellement à la collectivité.

Affranchissement et traitement postal

Les envois vers la France métropolitaine sont affranchis au tarif lettre verte « Entreprises » négocié par le titulaire, notamment pour les envois jusqu’à 20 g. Les envois hors France métropolitaine ou à l’étranger relèvent du tarif « Lettre internationale » négocié, jusqu’à 20 g lorsque ce tarif est applicable. Les courriers sont déposés auprès du centre de traitement ou de l’établissement de La Poste le plus proche ; le titulaire est responsable de la conformité du dépôt et du bon acheminement jusqu’à celui-ci.

Des lignes supplémentaires peuvent être ajoutées au BPU pour des besoins ponctuels. Sur demande de devis par courrier électronique, le titulaire remet une offre sous 5 jours ouvrés ; après acceptation, les nouveaux prix sont intégrés au BPU par ordre de service.

Les fichiers PDF contenant des données nominatives sont utilisés exclusivement pour l’impression. L’accès est limité aux personnes habilitées et les fichiers ainsi que les documents contenant les données concernées doivent être détruits après leur utilisation, dans le respect des obligations de confidentialité et de sécurité.