Impression et expédition de documents

La prestation couvre la production et l'expédition de factures et documents associés pour les services de l'eau et des déchets, à partir de fichiers générés par les applications Wat Erp et STYX. Elle s'exécute sur bons de commande et comprend le traitement des fichiers, l'impression, la fourniture des enveloppes, la mise sous pli, l'affranchissement, le tri postal, le dépôt en Poste et le suivi des plis.

Fichiers et mise en production

Pour les factures d'eau, chaque flux de masse est transmis sous forme de fichier ZIP comprenant, pour chaque lot, un PDF en RVB, un fichier PAR indiquant les consommables à utiliser et à insérer, ainsi qu'un fichier CTL comportant les informations complémentaires. Le prestataire réalise l'analyse du transfert, les tests de cohérence, l'indexation et les tests à partir des fichiers générés.

Pour les factures de redevance incitative, les fichiers PDF balisés sont produits selon deux modes de recouvrement : prélèvement automatique sans microperforation et TIP SEPA. Un traitement intermédiaire complémentaire d'environ 20 factures par semestre est prévu.

Des tests sont réalisés à la demande de la Direction départementale des finances publiques afin de valider la lecture optique des TIP SEPA. Les paramétrages demandés sont réalisés sans surcoût. Après validation, les factures restent conformes aux modèles testés ; tout changement de matériel d'impression, de fournisseur de papier ou de processus susceptible d'influer sur la lecture optique doit être signalé et faire l'objet de tests de revalidation.

Volumes indicatifs et documents imprimés

Les flux annuels comprennent notamment :

• Environ 75 200 factures de relève ou d'arrêt de compte du Cycle de l'Eau en recto verso, avec une synthèse annuelle de la qualité de l'eau de l'ARS, soit environ 190 000 pages, ainsi que 7 800 factures de relance en recto, soit 7 800 pages ; environ 50 % des factures sont au format TIP, avec environ 45 000 enveloppes retour.
• 8 200 factures recto verso avec une annexe pour la Direction Développement Durable et Déchets, soit 32 800 pages, avec talon TIP SEPA et environ 8 200 enveloppes retour.
• 3 250 factures recto verso sans talon TIP SEPA, soit 13 000 pages.

Les factures sont imprimées en quadrichromie sur papier A4, en recto verso, sauf les relances du Cycle de l'Eau imprimées en recto. Elles peuvent comprendre un ou plusieurs feuillets, le premier servant de porte-adresse. Les annexes peuvent inclure des états récapitulatifs, une synthèse de la qualité de l'eau et des documents informatifs ou de communication A4 couleur recto verso.

Une production en continu avec prédécoupage sélectif est attendue afin d'assurer la qualité d'impression et la gestion des fichiers. L'impression est réalisée en jet d'encre.

Exigences TIP SEPA et qualité d'impression

Le cahier des charges du TIP SEPA et du talon optique à deux lignes doit être respecté. Le verso du TIP SEPA reste vierge. Le papier destiné à la reconnaissance optique est blanc, de qualité optique, de grammage 90 g/m², bien lissé, peu brillant, fortement opaque, sans filigrane ni motif coloré ; les additifs fluorescents sont à éviter et la teneur en impuretés ne doit pas dépasser 10 parties par million.

Les exigences comprennent notamment :

• NF Q 14-007 pour les caractéristiques du papier ; NF Z 63-011 et NF Z 63-110 pour les caractères et règles d'impression ; police OCR-B taille I, soit 10 caractères par pouce.
• Microperforation horizontale et verticale du contour du TIP SEPA pour faciliter son détachement, avec édition en continu afin d'éviter le décadrage progressif des lignes optiques.
• Dimensions du document TIP : 80 mm de hauteur et 175 mm de longueur ; positionnement des lignes optiques à 4/10 de pouce du bord gauche et à 5/10 de pouce du bord droit ; bords inférieur et droit à angle droit à plus ou moins 2 degrés.
• Tolérance maximale d'1 mm pour le TIP SEPA et le talon ; angles à plus ou moins 2 degrés, bords opposés parallèles à 1 % près et règles spécifiques sur les déchirures, perforations, fentes, coupures et défauts de surface.

Pour les factures en prélèvement automatique, le papier est blanc, au format A4, avec un grammage de 90 g/m².

Enveloppes et mise sous pli

Les enveloppes porteuses sont de format C4, C5 ou C6 selon le nombre de feuillets. Elles peuvent être à simple ou double fenêtre, sans impression, ou à simple fenêtre avec identification de l'émetteur en quadrichromie au recto. Le titulaire gère le stock des fournitures spécifiques en cas d'enveloppes personnalisées.

Les enveloppes retour sont à fenêtre, en vélin blanc 80 g, avec une fenêtre Pellimat de 88 × 22 mm positionnée à 20 mm du bord droit et à 28 mm du bas. Elles comportent les recommandations relatives au règlement par TIP SEPA ou par chèque ainsi que l'identification de la Communauté d'agglomération Pau Béarn Pyrénées.

La mise sous pli est réalisée dans la continuité de l'impression. L'impression, la mise sous pli et le dépôt en Poste doivent être achevés dans un délai plafonné à 2 jours ouvrés après la mise à disposition des fichiers.

Affranchissement, colisage et plis non distribuables

L'affranchissement est principalement effectué en éco-pli envoi en nombre. Le prestataire assure le tri postal et le dépôt en Poste, puis transmet le récépissé correspondant. Une solution alternative de colisage est proposée : tri selon les critères convenus, regroupement des éditions, fourniture de contenants adaptés, conditionnement en colis, mise sous pli, mise à disposition pour acheminement postal et vérification de la bonne réception.

Le titulaire souscrit à la solution de La Poste pour le traitement automatisé des plis non distribuables du courrier industriel. Les motifs de non-transmission sont restitués sous 4 jours ouvrés et les plis non distribuables sous 8 jours ouvrés.

Contrôles et suivi

Le prestataire vérifie régulièrement le cadrage horizontal et vertical des lignes optiques, le contraste et la régularité du dessin des caractères. Il assure la traçabilité depuis la prise en charge des fichiers jusqu'au dépôt en Poste et transmet notamment les résultats des contrôles manuels aléatoires, la date du dépôt, le nombre de documents remis et le récépissé, l'analyse actualisée des risques et les points de contrôle.

Tout dysfonctionnement doit être signalé avec proposition d'actions correctives. Le taux d'erreur mensuel est communiqué au pouvoir adjudicateur. Un interlocuteur privilégié est désigné et le prestataire présente son plan de continuité d'activité, incluant le cas échéant un site de production de secours.