Titres-restauration dématérialisés

Mise en œuvre et gestion d’une solution de titres-restaurant dématérialisés destinée aux agents de la Collectivité, en remplacement des titres papier. Le dispositif doit être simple d’utilisation, sécurisé, administrable par la Collectivité et opérationnel courant janvier 2027.

La prestation porte sur environ 100 agents bénéficiaires permanents et 10 agents occasionnels, pour environ 10 000 titres par an. La valeur faciale est fixée à 8 € par titre, avec une participation de la Collectivité de 60 % (4,80 €) et de l’agent de 40 % (3,20 €). Ces volumes sont indicatifs et ne constituent pas un engagement de consommation.

Cartes et gestion des titres

• Cartes nominatives, sécurisées, rechargeables et utilisables auprès d’un réseau d’établissements acceptants, selon la réglementation applicable
• Création des comptes, fabrication, acheminement, activation, rattachement au bénéficiaire, chargement, renouvellement et gestion des droits
• Prise en compte automatique des plafonds, jours d’utilisation, catégories de dépenses éligibles, règles applicables aux établissements affiliés et évolutions réglementaires
• Opposition par application ou espace personnel, téléphone ou autre moyen proposé, avec sécurisation des droits restants et transfert vers une nouvelle carte
• Remplacement des cartes perdues, volées, détériorées, expirées ou défectueuses

Espaces utilisateurs et administration

L’espace agent, accessible au minimum sur ordinateur et téléphone mobile, permet notamment la consultation du solde, des opérations et de l’historique des transactions, la recherche des établissements acceptants, la gestion de la carte, l’opposition et l’accès à l’assistance.

Le portail sécurisé de la Collectivité permet la gestion et la désactivation des bénéficiaires, les commandes, le suivi des commandes et chargements, les historiques, consommations, justificatifs et factures, les extractions et la gestion des habilitations. Sa disponibilité minimale est de 99,5 % par mois, hors maintenance programmée, force majeure ou cause non imputable au titulaire.

Commandes, interfaces et données

Le titulaire assure la création, modification, suspension et suppression des bénéficiaires, les commandes, chargements, régularisations et annulations lorsqu’elles sont juridiquement et techniquement possibles. Le chargement doit être compatible avec les échéances de paie.

La solution doit échanger avec Berger-Levrault e.magnus Paie version 18.11.0.10. L’offre décrit les données importées et exportées, formats, structures, fréquences, modes de transmission, automatisation, API éventuelles, contrôles, gestion des erreurs, retours d’anomalies, tests et documentation. Elle doit également permettre une évolution détaillée vers Berger-Levrault WeSedit rh, sans se limiter à une simple mention de compatibilité.

Déploiement et accompagnement

Le déploiement comprend la réunion de lancement, le paramétrage, la reprise des données nécessaires, la création des comptes, l’émission des cartes, les tests, l’accompagnement des administrateurs et des agents, puis la mise en production. Le passage du papier à la carte doit être organisé pour limiter les ruptures de service, avec collecte des données, distribution et activation des cartes, tests et démarrage des chargements.

Le titulaire fournit l’assistance aux agents et à la Collectivité, avec moyens de contact, horaires, procédure d’urgence en cas de perte ou de vol, interlocuteur ou équipe dédiée, assistance administrative, technique, commandes, interopérabilité et facturation. Les supports peuvent comprendre documentation, guides, tutoriels, supports électroniques, FAQ et présentation aux agents.

Sécurité, hébergement et continuité

La solution met en œuvre l’authentification sécurisée, la gestion des habilitations, la protection des échanges, le chiffrement lorsque nécessaire, la traçabilité, les sauvegardes, la continuité d’activité et la reprise après incident. Le titulaire précise l’hébergeur, le lieu et le pays de localisation des données, les sous-traitants, les mesures de sécurité, les sauvegardes et les dispositifs de continuité.

Les données personnelles sont traitées conformément à la réglementation, avec confidentialité, limitation des accès, encadrement des sous-traitants, notification des incidents, exercice des droits et restitution ou suppression des données en fin de contrat. La continuité doit couvrir notamment les pannes, indisponibilités du portail, incidents de paiement, de sécurité, d’échange et incidents affectant les cartes.

Reporting, facturation et réversibilité

Les états et exports portent notamment sur les bénéficiaires, commandes, chargements, cartes, remplacements, oppositions, consommations, régularisations et factures. Les factures permettent de rapprocher le bon de commande, le nombre de titres, la valeur faciale, les frais et les prestations accessoires ; aucun frais non prévu contractuellement ne peut être facturé.

La réversibilité prévoit la restitution des données dans des formats ouverts, documentés, couramment exploitables et non dépendants d’un logiciel propriétaire, ainsi que l’indication des modalités et délais de transfert. La documentation fournie couvre les volets administrateur, utilisateur, technique, interfaces, imports, exports, sécurité et réversibilité.

Exigences environnementales

Les engagements portent sur la fabrication, la personnalisation, la distribution, l’utilisation et la fin de vie des cartes, supports et consommables. Le candidat documente notamment les matériaux, leur origine et leurs caractéristiques, la durabilité des cartes, le recyclage ou la valorisation, la collecte et le traitement des cartes hors service, la réduction du papier, des consommables, des emballages et des déchets.

Les engagements environnementaux retenus deviennent contractuels. Le titulaire conserve et communique les justificatifs demandés, y compris fiches techniques, certifications, labels, attestations, procédures, éléments de traçabilité et indicateurs de suivi. Après mise en demeure infructueuse, un manquement environnemental peut entraîner une pénalité forfaitaire de 150 € HT, plafonnée à 5 % du montant annuel du marché ; les justificatifs sont transmis sous 10 jours ouvrés sauf délai différent fixé par la Collectivité.