Titres-restaurant dématérialisés

Le marché couvre les titres-restaurant crédités sur des cartes de paiement dédiées. Le dispositif décrit compte 660 bénéficiaires sur 689 salariés ; la valeur faciale indiquée est de 10 €, avec une participation de 60 % employeur et 40 % salarié. L’attribution est mensuelle, selon les jours de présence effectivement travaillés et les règles internes d’EEH. La valeur faciale et le taux de participation peuvent évoluer annuellement sans frais supplémentaires.

Les cartes sont nominatives, portent au minimum les nom et prénom du bénéficiaire et sont personnalisées avec le logo d’EEH. Les titres sont utilisables du lundi au samedi, sur le territoire français, auprès des établissements affiliés au réseau du titulaire et conformément à la réglementation.

Gestion des commandes et des comptes

Le titulaire fournit un espace client dédié pour administrer les bénéficiaires, commander et suivre les cartes et rechargements. EEH transmet les commandes sous forme de fichiers Excel ou CSV, avec les bénéficiaires et les titres à attribuer ou montants à créditer. Le titulaire intègre et actualise ces données ; après validation, une confirmation automatique détaille notamment l’opération, sa date, le nombre de bénéficiaires et de titres, et le montant correspondant. Aucun minimum de commande en quantité ou en montant ne peut être imposé. La fréquence, initialement mensuelle, peut être modifiée par EEH sans facturation complémentaire.

L’espace professionnel donne accès à la gestion, au chargement et au suivi des droits, avec sécurité, fiabilité et traçabilité. Le titulaire présente et démontre l’outil aux agents gestionnaires. Il fournit assistance technique et fonctionnelle, tableaux de bord, états de suivi, reporting et maintenance corrective et évolutive de la plateforme.

Cartes, chargements et assistance aux bénéficiaires

La première commande de cartes est expédiée au domicile des salariés par colis sécurisé, sans frais de port ni d’emballage. Pour les commandes ultérieures, le lieu de livraison est fixé lors de la commande. Le titulaire assume l’acheminement jusqu’à la remise effective et les conséquences d’une perte, d’un vol ou d’une détérioration en transport. Sur demande, il fournit sous cinq jours ouvrés au plus une preuve de remise ; à défaut, la carte est réputée non livrée et doit être réexpédiée sans frais.

Délais de livraison et de rechargement :

• Carte initiale ou commande standard : cible de 3 jours ouvrés, maximum de 5 jours ouvrés après validation.
• Carte d’un nouveau bénéficiaire : cible de 2 jours ouvrés, maximum de 3 jours ouvrés après validation.
• Remplacement après perte ou vol : cible de 2 jours ouvrés, maximum de 3 jours ouvrés après déclaration.
• Rechargement : cible de 24 heures, maximum de 48 heures après validation de la commande ou à compter de la date de crédit demandée.

En cas de perte ou de vol, la carte est bloquée immédiatement et de façon sécurisée pour préserver le solde ; une carte virtuelle temporaire est mise à disposition dans un délai maximal de 4 heures, puis une carte physique de remplacement est expédiée sans frais à l’agent ou au siège d’EEH. Le crédit intervient à la date demandée ou, en l’absence d’instruction, dans le délai maximal applicable. Les cartes d’un même bon de commande doivent être créditées en une seule opération globale. En cas d’impossibilité technique, le titulaire en informe immédiatement les ressources humaines afin de convenir d’une solution. Un récapitulatif après chaque rechargement indique la référence de commande, le nombre total de bénéficiaires crédités et le montant appelé ; un relevé annuel détaillé des transactions est également prévu.

Chaque bénéficiaire dispose d’un portail web et d’une application mobile sécurisés : consultation des données d’identification, de la valeur faciale en vigueur, des titres crédités, du solde et du montant utilisable selon les plafonds applicables ; historique détaillé d’au moins 6 mois ; opposition temporaire ou définitive avec blocage immédiat ; consultation du code confidentiel et repérage des commerces ou restaurants proches. L’association facultative d’une carte bancaire personnelle peut permettre de régler automatiquement un dépassement du plafond lorsque cette fonctionnalité est proposée. La disponibilité minimale de l’espace est de 99 % par mois, 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, hors maintenances programmées aux heures de faible affluence, notifiées à EEH au moins 48 heures à l’avance. Un guide d’accueil papier ou numérique imprimable explique l’activation, l’application et les démarches en cas de perte ou de vol.

Les titres non consommés à la fin de validité du millésime sont transférés automatiquement et gratuitement vers le nouveau millésime ; les bénéficiaires concernés sont informés. Le titulaire conseille EEH, l’alerte immédiatement des évolutions législatives affectant l’attribution des titres et signale sans délai anomalies, tentatives de fraude ou dysfonctionnements majeurs, avec les mesures palliatives prises.

Interface de paie et fin de marché

L’offre doit proposer l’interface avec TEAMS RH / CEGEDIM comme prestation supplémentaire éventuelle, à chiffrer séparément ; son activation intervient par bon de commande distinct. La proposition décrit au minimum le format d’échange, sa fréquence, la répartition des rôles et responsabilités (RACI), le calendrier de mise en œuvre et les prérequis techniques. L’absence d’interface ne dispense pas de traiter les fichiers Excel/CSV transmis par EEH.

À la fin du marché, le titulaire assure sans coût supplémentaire la réversibilité et la continuité de service, coopère avec EEH et, le cas échéant, le successeur, puis transmet au plus tard à l’échéance les données de reprise en format électronique structuré et exploitable (CSV ou Excel) : bénéficiaires et identifiants, comptes et cartes actives, soldes disponibles et données nécessaires à la continuité. Il maintient les niveaux de service durant cette phase et respecte les obligations de protection des données, de confidentialité, de suppression ou d’archivage applicables.