Gestion de titres-restaurant dématérialisés

La prestation couvre la fourniture et le suivi de cartes titres-restaurant, leur chargement et rechargement, ainsi que les outils et l’assistance destinés aux bénéficiaires et au service RH. Le nombre actuel de bénéficiaires est de 26, susceptible d’évoluer à la hausse comme à la baisse.

La valeur faciale actuelle est de 7,50 €, avec une participation employeur de 60 %. En cas d’évolution de cette valeur, le titulaire effectue gratuitement les modifications nécessaires. Les titres sont attribués mensuellement selon les jours de présence déterminés par l’acheteur. Le fichier de rechargement est généralement transmis autour du 22 pour un chargement prévu le 25 ; la solution doit permettre de programmer le chargement et de le réaliser dans les 24 heures suivant la réception du fichier, même si la date d’envoi change.

En fin d’année, tout solde positif est automatiquement converti au nouveau millésime, sans action des bénéficiaires ni du service RH. L’offre décrit aussi le report du solde à la fin du marché. Elle précise si les cartes ont une échéance et, le cas échéant, les modalités d’utilisation du solde et de renouvellement pendant et après le marché.

Carte et paiements

Chaque bénéficiaire dispose d’une carte personnelle et nominative donnant accès à un compte dédié. La carte fonctionne sur un réseau bancaire, est utilisable en France pendant sa validité et doit être acceptée chez les commerçants affiliés ; le taux d’acceptation est présenté dans l’offre. Elle permet le paiement sans contact et le paiement par smartphone, notamment via Google Pay ou Apple Pay. Le titulaire propose également le couplage avec une carte bancaire pour régler en une seule fois un montant dépassant le plafond journalier, notamment sur les plateformes de livraison en ligne.

Les cartes doivent permettre les fonctionnalités demandées et porter les mentions réglementaires, dont le nom de l’émetteur et du salarié, l’identifiant, un code de vérification à 3 chiffres, le pictogramme sans contact et la date d’expiration. L’offre décrit l’activation ainsi que les moyens d’opposition en cas de perte, de vol ou de piratage, leurs coûts à inscrire à l’annexe financière et les conditions, délais et éventuelles franchises de récupération du solde sur une nouvelle carte.

Outils et accompagnement des bénéficiaires

Une application compatible Android et iPhone permet notamment de consulter l’historique des rechargements, le solde et son report, de bloquer ou débloquer une carte et d’en demander le renouvellement. L’offre détaille les fonctions disponibles, telles que la consultation en temps réel des opérations, l’opposition, l’activation ou la désactivation du sans-contact et la géolocalisation des restaurateurs accessibles. Chaque bénéficiaire dispose de codes personnels et confidentiels.

Un service client destiné aux bénéficiaires est accessible par téléphone, courriel et chat. Le délai de réponse attendu est de 48 heures ouvrées maximum ; l’offre précise les horaires, les outils d’assistance et le circuit de traitement des demandes nécessitant des investigations.

Gestion RH et exécution

Le portail d’administration sécurisé, accessible toute l’année 24 h/24, permet de commander des cartes, charger ou décharger les montants, suivre les livraisons, clôturer des bénéficiaires avec ou sans déchargement et suivre la comptabilité mensuelle. Les données de commandes sont exportables sous Excel. Au moins 2 accès sont créés pour les utilisateurs RH. La connexion est protégée par identifiant et mot de passe, complétés par une authentification à double facteur via un SSO compatible ou une application d’authentification mobile. En cas de maintenance rendant le portail indisponible, un relais hors ligne est proposé au tarif des prestations en ligne.

Les commandes sont dématérialisées sur l’espace client et passées au fur et à mesure des besoins ; elles peuvent porter sur des cartes ou des chargements et rechargements. Le titulaire en confirme la réception. Toute commande émise pendant la validité du marché est menée à son terme. Une facture est établie pour chaque commande. Le titulaire accompagne le déploiement et veille au respect des exigences de l’URSSAF et du RGPD.

Le titulaire forme les administrateurs RH et propose une formation complémentaire lors de chaque évolution majeure du portail. Il fournit des guides pour les bénéficiaires et l’administration, une FAQ et un support numérique, et présente les outils de communication destinés au personnel et aux instances représentatives. L’offre décrit l’accompagnement et les horaires du support technique RH. Des services associés, tels que les dons à des associations, partenariats ou bons plans, sont également présentés.