Titres-restaurant dématérialisés

La prestation porte sur l’émission, la fourniture et la livraison de titres-restaurant dématérialisés sur cartes individuelles rechargeables, ainsi que sur l’accompagnement de l’administration et des bénéficiaires. Le besoin indicatif est d’environ 150 bénéficiaires et 27 000 titres par an. La valeur faciale de référence est de 8 €, avec possibilité de revalorisation jusqu’à 10 € selon la décision de la collectivité ; le titulaire applique alors le taux de commission contractuel inchangé et met à jour les supports et outils concernés.

Chaque carte comporte notamment les nom et prénom du bénéficiaire, le nom et le logo du prestataire, les conditions d’utilisation, un numéro d’identification à 9 chiffres en caractères OCRB et sa durée de validité. Les cartes doivent répondre aux exigences réglementaires et de sécurité applicables aux valeurs fiduciaires, avec un dispositif agréé empêchant leur reproduction. Le titulaire propose une assurance en cas de perte ou de vol.

Commandes et outils de gestion

Les commandes sont passées au fur et à mesure des besoins par bons officiels, transmis par courrier ou courriel, ou via une plateforme sécurisée. Ils précisent notamment les bénéficiaires, les quantités de cartes et de titres, le montant et la date de crédit. Le titulaire en accuse réception par courriel et fournit une solution de gestion des commandes et des soldes pour l’administration, ainsi qu’un outil de suivi du crédit effectif des cartes. Si un logiciel est proposé, son installation sur les postes des Ressources humaines est gratuite. Un état annuel des commandes est transmis à la Ville.

Les bénéficiaires disposent d’une solution dématérialisée (site internet et/ou application) pour consulter leur solde. Le titulaire accompagne également la collectivité et les agents par un référent unique, des moyens d’assistance et des informations accessibles, y compris sans dépendre exclusivement d’un outil numérique.

Livraison, validité et contrôles

Les cartes sont livrées franco de port et d’emballage, en une seule fois par bon de commande sauf dérogation, sous plis scellés inviolables et sécurisés. La livraison est accompagnée d’un bordereau récapitulatif ; le titulaire prend en charge les risques de transport et l’assurance jusqu’à remise. Les pertes ou vols avant remise donnent lieu à une nouvelle émission et livraison dans les 72 heures suivant la réclamation. Les cartes détériorées signalées à réception font l’objet d’un traitement identique, aux frais du titulaire.

Les titres sont valables l’année civile de leur distribution et jusqu’au 28 février suivant. Pour les cartes, les crédits non utilisés sont transférés automatiquement sur la nouvelle année ; l’échange des titres non utilisés ou expirés et les remboursements applicables sont également prévus. La collectivité vérifie les quantités et la conformité des cartes, de leur format et de leurs inscriptions ; elle peut demander une livraison complémentaire, la reprise d’un excédent ou la réexpédition de cartes conformes.