Titres-restaurant dématérialisés

Le titulaire fournit des titres exclusivement dématérialisés, sur cartes nominatives à puce sécurisée, et assure leur gestion, leur chargement et les services associés. La valeur faciale de référence est de 10 € par titre, soit 100 € par mois pour un agent travaillant cinq jours par semaine. La règle d'octroi prévoit le retrait de la moitié pour 15 jours d'absence et de la totalité à partir du 16ᵉ jour du même mois, quel que soit le motif. Cette valeur peut évoluer sur demande du service des Ressources Humaines après validation du conseil communautaire, sans surcoût de prestation.

Les quantités indicatives du DQE non contractuel pour 12 mois sont de 54 000 titres, 800 cartes et 100 reprises ou échanges de titres non utilisés.

Fonctionnement des cartes et des titres

• Carte personnelle et nominative, utilisable en France pendant sa validité, avec code confidentiel, paiement en ligne et sans contact, et acceptation par le réseau Visa, Mastercard ou CB. Elle comporte le numéro de carte, le nom du bénéficiaire et de l'employeur, la date limite de validité et le cryptogramme.
• Chaque carte donne accès à un compte dédié. Les cartes sont rechargées mensuellement par le personnel RH dédié pour les agents actifs. Le chargement doit tenir compte de la journée effectivement travaillée ouvrant droit à repas ; l'activation doit pouvoir être déclenchée pour les jours travaillés par les personnels d'astreinte ou travaillant le samedi et/ou le dimanche.
• Les titres sont valables du 1ᵉʳ janvier de l'année N au 28 février N+1, soit 14 mois. Le solde restant peut être reporté sur le millésime suivant ; au bénéficiaire de mettre en œuvre le report avant le 1ᵉʳ mars. Le candidat décrit la gestion des titres inutilisés en fin de millésime.

Commandes, livraisons et assistance

Les commandes sont passées par bons de commande dématérialisés depuis l'espace client du titulaire, avec import possible d'un fichier Excel contenant matricule, nom, prénom et valeur nominative du rechargement. Le titulaire confirme la réception ; toute anomalie de commande est signalée directement par courriel dans les 4 heures. Le délai maximal est de 5 jours pour une commande de carte et de 12 heures pour un rechargement.

Les cartes sont livrées inactives, par pochettes référencées par service, avec listings d'émargement classés par ordre alphabétique et un bon de livraison indiquant le nombre de cartes et le nom des bénéficiaires. La distribution contre émargement est assurée par les référents RH. Le code confidentiel est envoyé séparément au domicile de chaque agent, sans frais supplémentaires, à partir des coordonnées transmises. Le titulaire assure la traçabilité de la réception et doit pouvoir en fournir la preuve ; il précise la durée de conservation des données personnelles conformément au RGPD.

En cas de dysfonctionnement, le remplacement du support est gratuit et le solde est reporté sur la nouvelle carte dans un délai maximal de 6 jours ouvrés. En cas de perte ou de vol, le titulaire bloque la carte dès réception du courriel de l'acheteur ; une nouvelle carte et, le cas échéant, un nouveau code secret sont réexpédiés sous 8 jours ouvrés après la déclaration. L'offre précise les démarches et les coûts éventuels de renouvellement. Une assurance de remboursement des crédits est prévue en cas d'utilisation frauduleuse après perte ou vol, ou de piratage du site dédié.

Le titulaire met à disposition des bénéficiaires un espace web sécurisé et une application mobile pour suivre et gérer l'utilisation des titres, ainsi qu'une plateforme de réponse aux demandes (téléphone, courriel, chat ou autre). Il désigne un interlocuteur pour les commandes et réclamations, avec remplacement sans délai en cas d'absence ou de changement. En cas de suspicion de fraude ou de piratage, il informe immédiatement l'agent et le service RH ; si l'incident est confirmé, il met à ses frais les mesures de réparation et de sécurisation. L'accompagnement comprend la formation du service RH et une réunion d'information ou autre moyen de formation pour les agents. Une liste actualisée des établissements affiliés acceptant les cartes et des réductions ou tarifs préférentiels accessibles aux bénéficiaires sont également prévus.