Titres-restaurant dématérialisés

Le titulaire fournit et administre des titres-restaurant dématérialisés sur cartes à puce rechargeables. Les commandes mensuelles précisent les bénéficiaires, les cartes à éditer et les montants à créditer. Le volume indiqué est d’environ 16 000 titres par an et 110 agents à titre purement indicatif, sans engagement de l’acheteur.

Les cartes sont personnalisées au nom de l’agent, désactivées avant leur livraison sécurisée et activées par le bénéficiaire au moyen de son code PIN personnel, transmis par courrier. Elles doivent être composées de matériaux recyclés et recyclables, compatibles avec les lecteurs de cartes bancaires usuels et utilisables sur le territoire métropolitain auprès du réseau d’affiliés. Le bénéficiaire peut activer le sans-contact et/ou utiliser une application mobile. L’utilisation est prévue du lundi au samedi, hors dimanches et jours fériés, dans la limite journalière réglementaire. Des pochettes individuelles sont fournies avec les nouvelles cartes.

Outils de gestion et accompagnement

Une interface web ou un logiciel permet à trois utilisateurs du service des ressources humaines de gérer les commandes et les bénéficiaires, consulter l’historique, suivre les rééditions et exporter les données en format Excel ou équivalent. Un état mensuel des titres délivrés et un listing détaillé des rechargements sont également produits.

Chaque agent dispose d’un espace personnel sécurisé accessible sur ordinateur, tablette et téléphone, avec notamment solde en temps réel, historiques, recherche des enseignes affiliées, alertes de solde, modification du code PIN et déclaration de perte ou de vol. Des outils adaptés aux agents en situation de handicap, en difficulté avec le numérique ou éloignés de celui-ci sont à proposer. Le titulaire accompagne la transition depuis les titres papier, prévoit information et accompagnement des agents et forme les utilisateurs à la solution de gestion.

Commandes, rechargements et suivi

Les commandes sont transmises mensuellement par fichier électronique ou via un espace sécurisé. Les rechargements, variables selon les jours de présence, sont crédités sur les comptes individuels ; les titres non utilisés du mois sont reportés au mois suivant. Le rechargement intervient dans les 48 heures après validation et les nouvelles cartes sont livrées sous 10 jours ouvrés maximum. Chaque commande est exécutée dans un délai maximal de 4 jours.

La livraison des cartes est sécurisée et accompagnée d’un bordereau récapitulant les numéros de cartes et bénéficiaires, le nombre de cartes et la valeur totale distribuée. Aucune livraison partielle n’est admise sans accord préalable. L’emballage doit protéger les cartes et le transport est assuré contre la perte ou le vol. En cas de perte ou de vol, une nouvelle carte est fournie sous 10 jours au maximum ; le solde restant est transféré sans frais ni délai et un nouveau code PIN est transmis.

Validité et bilan

Les titres sont millésimés ; les titres non utilisés peuvent être échangés contre un nombre égal de titres lorsque l’échange est demandé. Le titulaire établit au moins une fois par an un bilan des titres commandés, utilisés, rejetés, remboursés ou échangés et des cartes distribuées ou réémises. Il rembourse l’écart entre la valeur faciale des titres commandés et les sommes payées aux commerçants. Il tient à jour, sur demande, la liste des établissements affiliés et peut faire affilier de nouveaux établissements.