Fourniture de titres restaurant dématérialisés

Fourniture de cartes de paiement nominatives et sécurisées, puis émission et rechargement mensuel des titres selon les bons de commande et les jours de présence des bénéficiaires. À titre indicatif, le besoin correspond à environ 96 agents, 1 630 cartes rechargées par mois et 19 000 titres par an ; ces estimations ne sont pas contractuelles. La valeur faciale est de 10 €, financée à parts égales par l’employeur et l’agent.

Les cartes doivent permettre le paiement avec code confidentiel et sans contact. Elles portent au minimum le nom et prénom du bénéficiaire, un numéro d’identification, le nom de la collectivité, le nom et l’adresse de l’émetteur ainsi que la date d’expiration. L’utilisation doit être possible au centime près, dans la limite du solde et du plafond quotidien applicable (indiqué à 25 € à la date du CCTP). Les agents identifiés par l’acheteur doivent pouvoir utiliser leur carte les jours fériés et les week-ends.

Commandes et gestion

Le titulaire met à disposition un espace de commande dématérialisé permettant notamment l’import de fichiers Excel ou la reprise des données du mois précédent, avec modification des quantités et ajout ou suppression de bénéficiaires. Il permet de commander ou renouveler des cartes, de demander les rechargements, de bloquer une carte, de suivre les commandes, la facturation et les paiements, et de consulter des statistiques. Une solution alternative de dépôt des commandes est prévue en cas de défaillance technique.

Les bénéficiaires accèdent à un site sécurisé et/ou une application mobile, disponibles 24 h/24 et 7 j/7, pour consulter le solde en temps réel, suivre les opérations et les reports de millésime, et faire opposition. Le gestionnaire doit pouvoir consulter le chargement des cartes individuelles et vérifier le versement des titres. Le logiciel est compatible avec l’environnement informatique des ressources humaines et doit limiter les risques de piratage.

Fabrication, livraison et incidents

Les cartes initiales et celles destinées aux nouveaux bénéficiaires sont livrées au service des ressources humaines sous 10 jours ouvrés après la demande ; les cartes de remplacement en cas de perte ou de vol, sous 5 jours ouvrés. Les commandes de rechargement sont exécutées sous 5 jours ouvrés. Les codes de sécurité sont transmis sous 1 jour ouvré après réception des cartes. La livraison initiale et celle des nouvelles cartes sont à la charge du titulaire.

La perte ou le vol doit permettre une opposition immédiate depuis l’espace de gestion ou le compte du bénéficiaire, et par téléphone ou application/site dédié. Le titulaire précise les conditions de renouvellement et le traitement du crédit restant ; la nouvelle carte est envoyée au service des ressources humaines. Il fournit également un relevé des cartes arrivant à expiration. En cas de dysfonctionnement du support digital, le rétablissement complet du service est attendu sous 24 heures maximum les jours ouvrables.

Accompagnement et suivi

Le titulaire désigne un interlocuteur privilégié joignable les jours ouvrés de 9 h à 12 h et de 14 h à 17 h, avec continuité de service en cas d’absence. Il forme le personnel gestionnaire (estimation : 3 personnes) à la mise en place de la gestion des titres ; une formation est à organiser dans la semaine du 18 au 21 janvier 2027. L’assistance aux ressources humaines est incluse et les alertes d’incident peuvent être adressées par courriel dédié ou à l’interlocuteur. Les supports de communication destinés aux bénéficiaires sont fournis au plus tard avec les cartes.

Le titulaire fournit la liste des établissements affiliés actifs — restauration traditionnelle et rapide, commerces de proximité, grandes et moyennes surfaces — et l’actualise tous les six mois. La géolocalisation des établissements peut être proposée. Un rapport annuel présente les nombres et montants des titres commandés, utilisés et payés, rejetés, remboursés ou échangés, ainsi que ceux en attente de remboursement ou d’échange. Le titulaire informe également l’acheteur des évolutions réglementaires pertinentes.