Fourniture de titres-restaurant dématérialisés

Le titulaire fournit et gère des titres-restaurant dématérialisés pour environ 150 agents bénéficiaires, selon un volume indicatif d’environ 23 000 titres par an. Les titres sont crédités mensuellement sur le compte de gestion de chaque agent, à partir des commandes transmises par le service des ressources humaines.

Supports et utilisation

Les supports doivent être de petit format, pratiques, sécurisés et compatibles avec les terminaux de paiement électronique couramment utilisés dans les commerces et restaurants. Chaque agent doit disposer d’un accès personnel sécurisé permettant de consulter l’utilisation de ses titres. Le compte de gestion est bloqué et aucun découvert n’est autorisé.

Le dispositif doit permettre :

• L’opposition du support en cas de perte ou de vol, avec des coordonnées de contact clairement indiquées
• Le remplacement du support perdu ou volé dans le délai contractuel proposé par le candidat
• Une durée de validité minimale de 12 mois
• L’acceptation des titres dans le réseau national et dans la majorité des enseignes alimentaires de Haute-Saône

Commandes et livraison

Une commande mensuelle est transmise par courriel ou saisie sur une plateforme sécurisée de l’émetteur. Le fichier des bénéficiaires précise le nom, le prénom, le site de rattachement, le nombre de titres par bénéficiaire et le total commandé. Une livraison supplémentaire peut être demandée exceptionnellement.

Les supports sont livrés dans les créneaux prévus au contrat. Le titulaire assure la prise en compte et le suivi des commandes, l’intégration des frais de transport et l’information rapide du SDIS en cas d’événement compromettant la bonne exécution des prestations.

Solution informatique

La solution de gestion doit notamment proposer :

• Un accès par identifiant et mot de passe
• La saisie manuelle ou automatisée des commandes
• Des éditions et des exports bureautiques à des fins statistiques
• Une architecture intégrée, ouverte, évolutive, paramétrable et fiable

La collectivité privilégie une solution entièrement accessible par navigateur, sans plugin ni composant installé sur le poste client, compatible avec son environnement Windows 11 ou supérieur, Microsoft Office 2021 ou supérieur, Carbonio, Chrome et Firefox. Le titulaire indique les ressources nécessaires, assiste le service RH à l’installation, fournit les procédures d’installation, de paramétrage et de migration, et précise les modalités de télémaintenance.

Formation et accompagnement

Sur demande, le titulaire forme les agents à la solution de gestion et à l’utilisation des titres dématérialisés. Il met à disposition un formateur qualifié et un support de formation. Le bordereau prévoit notamment une formation d’un groupe de 3 personnes et la maintenance annuelle de l’outil.

Le titulaire fournit également un conseil et une communication à destination des agents : accompagnement au passage au dématérialisé, présentation des offres des enseignes partenaires, information sur le réseau d’acceptation et description des avantages liés à la carte. Un référent commercial est désigné comme interlocuteur privilégié et organise des points réguliers avec le SDIS.

Suivi et obligations de l’émetteur

Le titulaire signale tout changement de référent, fournit au moins annuellement un compte présentant le nombre et le montant total des titres commandés, informe le SDIS des évolutions réglementaires et transmet la liste des établissements haut-saônois acceptant les titres. Il assure également la continuité de la solution et remédie aux indisponibilités constatées.