Fourniture de titres-restaurant dématérialisés

La prestation porte sur des titres-restaurant dématérialisés distribués sur carte, avec accès à une plateforme de gestion et à une application mobile. La dotation individuelle est indicative et correspond aux jours durant lesquels l’agent a des obligations de service le matin et l’après-midi. Le besoin indiqué pour 2027 concerne 19 agents, avec un effectif susceptible d’évoluer ; le nombre maximum estimé est de 198 titres par agent et par an, soit 3 762 titres annuels. La valeur faciale est fixée à 8,50 € et peut être modifiée par avenant ; le titulaire doit alors appliquer le changement dans un délai maximal de 30 jours après notification.

Le DQE retient par ailleurs une quantité estimative de 13 669 titres sur l’ensemble du marché. Les postes du BPU couvrent notamment la création, la gestion annuelle et la refabrication des cartes, l’envoi des codes PIN, les oppositions en cas de perte ou de vol, ainsi que le fonctionnement et la formation à l’outil de gestion.

Déploiement et parcours utilisateur

L’offre doit décrire la préparation du dispositif, la communication aux agents et la formation des administrateurs à l’outil RH. Elle précise les modalités de commande et les délais d’envoi des cartes et codes confidentiels au domicile des bénéficiaires, ainsi que les modalités de réexpédition en cas de perte, de vol ou de dysfonctionnement.

Les fonctionnalités de carte à présenter comprennent notamment l’activation et la désactivation, l’information sur l’échéance de validité, la restitution, le report automatique du millésime et la possibilité d’une seconde carte de secours. Les modalités de paiement sans contact, mobile et en ligne sont également à décrire.

Réseau, assistance et suivi

Le candidat doit présenter le nombre de commerçants affiliés et ceux actifs au cours des 12 derniers mois, à proximité du syndicat dans un périmètre de 2 km, dans la métropole toulousaine et dans le département de la Haute-Garonne. Une liste actualisée des commerces affiliés acceptant la carte sur le secteur haut-garonnais et les départements limitrophes doit pouvoir être communiquée sur demande du référent.

La proposition décrit le référent dédié, l’assistance à la collectivité et aux bénéficiaires, ainsi que les délais de réponse et de résolution des incidents par typologie. Elle expose le dispositif de signalement et de traitement des anomalies de paiement, les solutions correctives et les moyens de vérifier l’activité des enseignes affiliées. Elle indique aussi le taux annuel national d’échecs de paiement et ses motifs récurrents, hors solde insuffisant, dépassement du plafond autorisé et utilisation aux jours ou heures non autorisés.

Les outils proposés comprennent l’espace RH et l’espace personnel des utilisateurs : ergonomie, fonctions de suivi comptable, bilans et statistiques d’utilisation, enquêtes de satisfaction et services de l’application, tels que la géolocalisation des enseignes, les dons associatifs ou les offres commerciales. Une recherche des lieux d’utilisation de la carte n’est prévue qu’en cas de vol à HGN et sur justificatif d’un dépôt de plainte de HGN.

Fin de vie et données personnelles

La proposition décrit la gestion des cartes périmées, leur restitution et celle du solde restant en fin de contrat, ainsi que la désactivation des espaces RH et utilisateurs. Elle présente également les dispositions prévues pour le recyclage des cartes périmées.

Pour les données personnelles nécessaires au service, le titulaire garantit la confidentialité, veille à la formation des personnes autorisées et applique les principes de protection dès la conception et par défaut. Les mesures de sécurité comprennent la pseudonymisation et le chiffrement, la garantie de confidentialité, d’intégrité, de disponibilité et de résilience, le rétablissement des données dans des délais appropriés après incident, ainsi que des tests réguliers de l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles. Les données sont détruites au terme du traitement ; le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données sont communiqués s’il en a été désigné un.