Titres restaurant dématérialisés

Le marché porte sur l’émission et la fourniture de titres restaurant dématérialisés pour permettre le règlement de repas auprès d’un réseau d’établissements affiliés : restaurants, hôtels-restaurants, restaurants assimilés, détaillants en fruits et légumes et grande distribution. L’émetteur rembourse les titres présentés par les professionnels qui les ont acceptés. Le besoin indicatif concerne 75 agents ; le volume varie selon leurs jours de présence et peut évoluer. La valeur faciale prévue est de 5 €, répartie entre une participation de l’employeur de 3 € et celle de l’agent de 2 €. Les adaptations demandées à la valeur faciale ou à la participation doivent être réalisées sous un mois, sans frais supplémentaires ni modification des prix du marché.

Les titres sont proposés sur cartes de paiement numériques et/ou physiques, nominatives et sécurisées ; d’autres supports peuvent être proposés. Le paiement peut être validé sans contact ou par code confidentiel. Les cartes physiques portent au minimum le nom de la commune, le nom et le prénom du bénéficiaire, le numéro d’identification du support et/ou un cryptogramme visuel, les coordonnées de l’émetteur et la date de fin de validité. Les agents travaillant le dimanche ou les jours fériés peuvent être paramétrés pour utiliser leur support ces jours-là.

Commandes, espaces en ligne et services aux bénéficiaires

Un espace en ligne personnalisé permet à la collectivité de passer les commandes, gérer la liste des bénéficiaires et l’historique des commandes, consulter les informations de facturation et transmettre les données mensuelles d’alimentation. Les quantités créditées varient selon les agents et les jours de présence ; de nouvelles adhésions et de nouveaux supports peuvent être commandés au fil des besoins. Les modalités de transmission et de dépôt des fichiers doivent être accessibles et intuitives ; une autre solution de dépôt est à prévoir en cas de défaillance technique, et la validation des commandes doit intervenir rapidement.

Les bénéficiaires disposent d’un espace sécurisé en ligne et/ou d’une application accessible 24 h/24 et 7 j/7 pour consulter les opérations et le solde en temps réel, mettre à jour leurs informations, suivre le report annuel et faire opposition en cas de perte ou de vol. Le titulaire indique la procédure d’activation des cartes, livrées inactives pour des raisons de sécurité. Il propose des bons de réduction et des offres solidaires, met à disposition la liste des établissements affiliés et, à la demande d’un bénéficiaire, sollicite l’affiliation d’un établissement non encore référencé. Le candidat précise la validité géographique de ses titres.

Validité, incidents et suivi

Les titres sont valables pendant l’année civile mentionnée et les deux mois suivant le 1er janvier de l’année suivante. Les titres non consommés avant le dernier jour de février peuvent être reportés sur l’année suivante et remplacés par des titres du nouveau millésime. Le titulaire met en œuvre des actions pour limiter les titres inutilisés, par exemple par courriel, SMS, informations dans le compte ou alertes mobiles ; le candidat décrit les modalités de report.

Le titulaire suspend et remplace les supports perdus ou défectueux. Une carte défectueuse est retournée dans les cinq jours ouvrés suivant la constatation du défaut ; le remplacement est renvoyé au plus tard dans les cinq jours ouvrés de référence. Tous les frais de transport, réimpression, conditionnement et autres frais associés sont à la charge du titulaire. L’offre précise aussi la gestion des supports perdus, périmés, volés ou détériorés, ainsi que les modalités et délais de retour et de remplacement.

Livraison, accompagnement et contrôles

Le conditionnement, le chargement, le transport et le déchargement relèvent de la responsabilité du titulaire ; les emballages sont également sous sa responsabilité et restent sa propriété. Chaque livraison est accompagnée d’un bon ou état distinct par destinataire, indiquant notamment la date d’expédition, la référence de commande ou du marché, le titulaire, les fournitures et leur répartition éventuelle par colis, ainsi que les lots de fabrication lorsque la réglementation l’exige. Les colis sont numérotés conformément au document de livraison et contiennent l’inventaire de leur contenu. La livraison est constatée par récépissé ou signature du bon ; une impossibilité de livrer est portée sur ce document. Le délai de livraison est fixé dans chaque bon de commande.

Avant la première commande, le titulaire accompagne la commune dans la mise en place de la gestion des titres. Il assure sans coût supplémentaire la formation et l’assistance des agents chargés de passer les commandes sur la plateforme. Le rapport d’activité met à disposition le nombre et le montant total des titres commandés, utilisés et payés aux prestataires, rejetés pour mauvaise utilisation, remboursés ou échangés, ainsi que ceux restant en attente de remboursement ou d’échange ; le titulaire informe aussi la collectivité des évolutions réglementaires annuelles relatives à leur gestion et utilisation. Dans les 15 jours calendaires suivant la livraison, les fournitures peuvent faire l’objet d’une admission, d’un ajournement, d’une réfaction ou d’un rejet ; passé ce délai, l’admission est réputée acquise. La sous-traitance n’est pas admise.