Fourniture de titres restaurant dématérialisés

Le marché porte sur la fabrication, la fourniture, la livraison et la gestion de titres restaurant sous forme dématérialisée, principalement sur cartes à puce. Le dispositif concerne environ 111 agents de la commune et 5 agents du CCAS, avec délivrance sur 12 mois. Le nombre de titres varie selon les jours de présence du mois précédent, attestés par le service RH ; chaque commande mensuelle précise les quantités et leur répartition. Le RH peut demander l’ouverture de droits ou la fermeture de comptes en cours de mois.

Cartes et gestion des titres

Les cartes personnalisées comportent au minimum le nom de l’agent et de l’employeur, le numéro de carte et la date d’expiration. Elles sont à puce, compatibles avec les lecteurs bancaires courants et le sans-contact, protégées contre la reproduction frauduleuse et conformes aux normes de sécurité et de qualité applicables aux cartes à microprocesseur. Un code confidentiel individuel permet leur utilisation. Les cartes sont valables le soir et le week-end, en France métropolitaine, jusqu’au terme du marché et/ou au solde de la carte à compter de son activation.

Les cartes sont envoyées inactives et activées par les bénéficiaires. Le prestataire recharge les comptes le 25 de chaque mois, et le 20 en décembre. Le compte ne permet pas de découvert ; les sommes non utilisées sont automatiquement reportées sur le solde de l’année suivante. La validité des titres est de 14 mois ; une demande d’échange de titres périmés contre des titres du nouveau millésime est possible depuis l’espace personnel.

Outils, accompagnement et assistance

Une plateforme en ligne sécurisée destinée au service RH doit être proposée un mois avant le début du marché pour une phase test. Elle permet le suivi des droits individuels, leur activation, mise à jour, correction ou régularisation, suspension et clôture. Elle reprend notamment le matricule, l’identité et le courriel de l’agent, la valeur faciale et le nombre de titres, le mois de commande et l’employeur. Le titulaire fournit une assistance technique pour la mise en place des commandes, des supports d’information aux agents et un interlocuteur dédié. Il est disponible pour une réunion préparatoire et prévoit des réunions de cadrage si nécessaire.

Chaque bénéficiaire dispose d’un espace personnel en ligne accessible depuis un PC, une tablette ou un smartphone, associé à un code confidentiel. Il permet notamment de consulter le solde, les transactions, la validité des titres et les établissements affiliés, de faire opposition en cas de perte ou de vol et de demander le renvoi d’un PIN oublié. La consultation du solde est proposée au minimum par application smartphone et par l’espace internet du fournisseur ; un serveur vocal peut également être proposé. La liste actualisée des établissements affiliés est consultable sur le site du prestataire.

Commandes, livraisons et incidents

Le service RH saisit les commandes mensuelles par voie informatique, avec au minimum le matricule, le nom et le prénom de l’agent ainsi que le nombre de titres à créditer. La même procédure s’applique aux commandes supplémentaires. Les cartes sont livrées individuellement aux agents, franco de port ; le délai maximal est de 5 jours après réception de la commande, le CCAP prévoyant une livraison des titres au service instructeur dans un délai maximal de 5 jours après émission de la commande. Le titulaire assure l’assurance des cartes pendant leur transport. Toute carte perdue lors de l’envoi est refabriquée sous 48 heures sans coût additionnel pour la collectivité. Les supports détériorés ou défectueux sont échangés gratuitement ; à la demande de la collectivité, les titres non utilisés sont remboursés en cours ou en fin de contrat, quel qu’en soit le motif.

Le prestataire informe sans délai la collectivité de toute difficulté d’exécution et lui transmet les nouveaux textes réglementaires relatifs aux prestations, éventuellement avec une note sur leurs effets.