Fourniture de titres restaurant dématérialisés

Fourniture de cartes prépayées au format carte bancaire et d’une application mobile pour environ 2 800 agents de la Ville de Limoges et du CCAS. Chaque titre a une valeur faciale unique de 7,50 €, avec une prise en charge de 60 % par la collectivité. La carte porte les coordonnées de l’émetteur, l’identité du bénéficiaire, l’employeur et son logo, ainsi que le pictogramme sans contact.

Commandes, livraison et rechargement

La première mise en place vise environ 2 500 cartes distribuées avant le 15 janvier 2027, pour un démarrage à la paie de janvier 2027. Le délai des cartes initiales est limité à 7 jours ouvrés après réception de la liste nominative. La livraison initiale peut être effectuée à l’Hôtel de Ville pour distribution par les directions ou directement au domicile des agents. Les commandes suivantes sont livrées au domicile des agents sous 3 jours ouvrés maximum, notamment en cas de nouvel agent, perte, vol ou détérioration.

Les cartes sont inactives à la livraison et activées par les agents. Le rechargement intervient au plus près de 24 heures après réception de la commande en ligne. Les cartes peuvent être dupliquées sur smartphone sans frais supplémentaire.

Utilisation et gestion des titres

Les titres sont nominatifs, utilisables sur le territoire national et valides au minimum un an après la fin du marché pour la consommation des crédits restants. Le solde est automatiquement reporté d’une année sur l’autre, sans perte de crédit ni intervention des agents.

Ils sont utilisables uniquement pour l’achat de repas ou de produits alimentaires, du lundi au samedi. Les agents travaillant régulièrement le dimanche ou les jours fériés peuvent les utiliser ces jours-là, sous réserve du paramétrage par la collectivité. L’attribution est mensuelle, à partir d’un forfait de 18 titres pour un agent à temps complet, soit 216 titres maximum par agent et par an, avec régularisation le mois suivant.

La prestation comprend la gestion des flux d’émission, de distribution, de suivi des utilisations et de remboursement aux prestataires de restauration, ainsi que le respect du plafond journalier, la traçabilité des transactions et la sécurité des données conformément au RGPD.

Plateformes, assistance et maintenance

Deux interfaces distinctes sont fournies :

• Interface administrateur : import des données agents par fichier tableur, commandes de cartes, suivi des rechargements, contrôle des opérations et suivi comptable historisé des commandes, factures et paiements.
• Portail employeur : exports PDF, XLSX ou CSV, bilans statistiques mensuels au plus tard le 15 du mois suivant, données anonymisées quotidiennes, reporting annuel au plus tard le 15 février n+1, enquête annuelle de satisfaction et audit annuel RGPD et sécurité.
• Interface utilisateur web et mobile responsive, accessible 24 h/24 et 7 j/7 : consultation du solde, paiement mobile, liste des commerçants partenaires, géolocalisation, déclaration de perte ou de vol avec blocage immédiat, opposition gratuite et réédition sans frais en cas de vol.
• Fonctions complémentaires : historique des transactions en temps réel, alertes de solde insuffisant et exports CSV/Excel.

Un guide utilisateur gratuit est fourni pour chaque outil. Une assistance en français est assurée par support et hotline, avec traçabilité des appels. En cas d’indisponibilité numérique, une assistance téléphonique ou par courriel est accessible du lundi au vendredi de 8 h à 18 h hors jours fériés, avec traitement sous 8 heures ouvrées maximum. La maintenance de la plateforme est préventive, curative et prédictive.

Accompagnement et pilotage

Le titulaire désigne un responsable opérationnel dédié et un dispositif de remplacement sous 8 jours. Il fournit les moyens et profils des équipes, organise une réunion de lancement, les réunions de suivi nécessaires, le diagnostic des besoins, les documents de processus, une campagne d’information avec affiches, messages et brochure, ainsi que des formations pour les gestionnaires et un accès école à la plateforme.

Les statistiques demandées doivent être anonymisées. Le titulaire détaille la reprise des données des bénéficiaires actuels, assure des rapports d’activité réguliers et présente les reportings lors d’un point annuel obligatoire. La collectivité peut auditer trimestriellement les données de transaction, vérifier les titres par échantillonnage aléatoire et tester les solutions au moyen d’un compte de démonstration.

Sécurité et environnement

Les solutions mettent en œuvre des mesures de sécurité conformes à l’état des connaissances, avec chiffrement des données et authentification forte à deux facteurs obligatoire. Le titulaire fournit un test d’intrusion récent réalisé par un prestataire indépendant, un document d’architecture détaillant l’isolation et les mesures de lutte contre l’usurpation d’identité.

Les cartes restaurant sont fabriquées à partir de matériaux recyclés. Le candidat détaille dans son mémoire les mesures limitant l’impact environnemental et fournit les éléments de preuve correspondants pour les engagements valorisés.