Titres-restaurant dématérialisés

Le dispositif concerne environ 80 bénéficiaires, effectif susceptible d’évoluer. Chaque agent reçoit une carte nominative de type bancaire, sécurisée par code PIN et utilisable avec ou sans contact. La valeur faciale est de 10 € par titre, financée à 60 % par l’employeur (5,60 €), le solde de 4,40 € étant à la charge de l’agent. Le montant mensuel est de 180 € pour un agent à temps complet ; l’attribution varie selon les jours de présence. Le plafond journalier est paramétrable, avec 25 € HT par défaut conformément à la réglementation.

Les droits sont rechargeables et consultables en temps réel. Les titres sont valables pendant l’année civile de leur distribution, avec report possible du solde non utilisé sur l’année N+1 ; le candidat doit préciser leur durée de validité après la fin du contrat.

Émission, paramétrage et rechargement

Une carte est fournie par bénéficiaire. Elle comporte les mentions réglementaires, dont l’identité du bénéficiaire et de l’employeur, le nom et l’adresse de l’émetteur, la date d’expiration et un dispositif de sécurisation. Le blocage doit être immédiat en cas de perte ou de vol, sans frais pour le bénéficiaire. Le remplacement pour usure normale ou dysfonctionnement est gratuit.

À l’émission initiale, les cartes nominatives sont livrées sous pli individuel sécurisé, avec courrier d’information, guide d’utilisation et bon de livraison, dans les 15 jours ouvrés suivant la réception du fichier validé. Le colis est remis aux seules personnes habilitées. Le titulaire assure les cartes contre la perte et le vol jusqu’à leur réception ; en cas de perte ou de vol avant livraison, il les remplace à ses frais sous 5 jours ouvrés au maximum.

Les rechargements sont mensuels, au premier jour ouvré du mois ou selon le calendrier convenu. Le fichier RH est transmis au plus tard 5 jours ouvrés avant la date prévue ; le rechargement intervient au plus tard le jour ouvré suivant la réception du fichier validé, et un état récapitulatif est adressé par courriel sous 24 heures. Les nouveaux bénéficiaires reçoivent leur carte sous 5 jours ouvrés au maximum ; la désactivation d’un bénéficiaire est immédiate. Une carte perdue, volée ou détériorée est remise sous 7 jours ouvrés au maximum. Chaque bon de commande a un délai maximal d’exécution de 30 jours.

Portails et assistance

Le portail sécurisé destiné à l’administration permet notamment de consulter les soldes, rechargements et consommations, de moduler les montants, suspendre ou arrêter les droits, gérer les bénéficiaires, importer ou exporter des fichiers CSV/XLS, télécharger les états de facturation et générer des rapports statistiques personnalisables. Les changements prennent effet à la date définie par la commune. Les profils et droits peuvent être différenciés selon la situation des agents et leurs jours ou plages de travail, notamment les jours fériés, dimanches et nuits. Les données de rechargement sont transmises par fichier standard ou interface dédiée.

Chaque bénéficiaire dispose d’un espace web et/ou d’une application mobile permettant de consulter son solde en temps réel et l’historique des transactions, de déclarer la perte ou le vol de sa carte et de modifier son code PIN. Le dispositif permet aussi au bénéficiaire de céder l’utilisation des titres à une ou plusieurs personnes.

Le titulaire met à disposition un interlocuteur dédié aux collectivités, un support par courriel, un service client téléphonique pour les bénéficiaires au moins du lundi au vendredi de 8 h à 18 h et une assistance technique disponible 7 j/7 pour le blocage des cartes. L’offre précise les plages horaires, délais de réponse et niveaux de service. Une formation des gestionnaires RH est assurée à la demande.

Acceptation, sécurité et suivi

Les titres sont utilisables conformément à la réglementation, au centime près et sur l’ensemble du territoire national. Le réseau d’acceptation en France métropolitaine couvre notamment restaurants et assimilés, rayons alimentaires de la grande distribution, commerces alimentaires de proximité et distributeurs automatiques alimentaires ; le titulaire précise le réseau affilié.

Le titulaire met en œuvre une authentification forte, le chiffrement de bout en bout, la détection et la prévention des tentatives de fraude, ainsi que le blocage immédiat des cartes. Sous-traitant au sens du RGPD, il limite le traitement des données aux finalités du marché, notifie les incidents de sécurité sous 72 heures, n’effectue pas de transfert hors UE sans garanties adéquates, restitue ou supprime les données en fin de contrat, signe un accord de traitement conforme à l’article 28 et permet les audits. Il informe immédiatement l’acheteur de tout incident susceptible d’affecter les bénéficiaires ou leurs données.

Le titulaire maintient à jour le réseau de points d’acceptation, assure la continuité du service et fournit chaque année un rapport d’activité comprenant statistiques d’utilisation, taux d’incidents et évolutions du service. Des vérifications quantitatives et qualitatives simples sont effectuées à la livraison des fournitures ou à l’exécution du service.