Fourniture et gestion de titres restaurant

Le titulaire fournit, gère et distribue des titres restaurant principalement dématérialisés, crédités sur des cartes de paiement à puce rechargeables avec ou sans contact, ainsi que les outils numériques destinés à la collectivité et aux bénéficiaires. Les cartes doivent être nominatives, prépayées, utilisables avec code secret et sans contact, sur les terminaux de paiement électroniques et pour les paiements à distance, avec une validité nationale et un paiement au centime d’euro près. Elles portent le nom et le prénom de l’agent ainsi que l’identification de la Ville de La Farlède. Un modèle dématérialisé ou bon à tirer est présenté lors du dépôt de l’offre.

La valeur faciale est de 5 euros, avec une participation employeur fixée à 60 %, soit 3 euros. Chaque agent reçoit mensuellement un titre par jour travaillé, dans la limite de 25 titres par mois. Le nombre de bénéficiaires est estimé entre 90 et 110 agents, sans garantie ; le nombre exact de titres est communiqué dans chaque bon de commande. Les cartes sont alimentées mensuellement sur une base de 12 mois par année civile. Elles sont valables pendant l’année civile de distribution et le mois de janvier suivant.

Commandes, cartes et livraisons

Les commandes de recharge sont établies entre le 20 et le 28 de chaque mois, sous forme de fichier informatique précisant les bénéficiaires, le nombre de titres et leur valeur nominale. Le titulaire accuse réception de chaque commande en indiquant sa date de réception, le nombre total de titres et le coût global TTC, puis informe la collectivité de la date prévue de recharge. Les commandes peuvent être exécutées simultanément.

La première commande intervient en janvier 2027 sur la base des présences de décembre 2026, pour une première livraison couvrant février 2027. Les cartes initiales sont livrées inactives, avec liste nominative d’émargement classée par ordre alphabétique pour chaque colis. Le code confidentiel est envoyé séparément au domicile de l’agent. Pour les nouveaux bénéficiaires, la carte est expédiée au domicile dans les 15 jours suivant la demande et le mot de passe fait l’objet d’un second envoi postal.

En cas de perte, vol, détérioration ou dysfonctionnement, le bénéficiaire ou la collectivité peut demander l’opposition par téléphone, via l’espace en ligne ou par tout autre moyen prévu. La carte est bloquée dans les 4 heures ouvrées au plus tard, puis remplacée dans les 5 jours ouvrés. Le solde disponible et les droits non consommés sont automatiquement reportés sur la nouvelle carte, sans frais supplémentaires.

Plateforme et espace bénéficiaire

La plateforme de gestion, accessible par navigateur 7 jours sur 7 et gratuitement 24 heures sur 24, permet notamment :

• la commande des cartes et le chargement des titres sur les cartes ou l’application ;
• le suivi du consommé, du solde, de l’historique des alimentations et du statut des commandes ;
• le blocage des cartes, le suivi comptable mensuel, la facturation et l’export Excel des données ;
• l’envoi automatique d’un accusé de réception après une commande, un chargement ou un blocage.

L’accès aux fonctions de commande et de rechargement est réservé aux administrateurs habilités et doit reposer sur une identification sécurisée. En cas d’indisponibilité, un relais hors ligne est prévu aux tarifs des prestations en ligne ; le rétablissement doit intervenir sous 24 heures et la disponibilité annuelle minimale est de 99 %, hors maintenances programmées.

L’espace personnel, accessible sur ordinateur, tablette ou smartphone, permet à chaque bénéficiaire de consulter gratuitement et en permanence son solde et l’historique des opérations sur au moins 12 mois, ainsi que de déclarer une perte ou un vol. Des notifications peuvent être proposées pour limiter les crédits non utilisés.

Accompagnement, conformité et niveaux de service

Le titulaire accompagne la mise en place, réalise les tests de réception et de traitement d’un fichier test transmis par la direction des ressources humaines et désigne un interlocuteur unique. Il assure la conformité réglementaire des transactions : approvisionnement suffisant, plafonds, jours et périodes autorisés, établissements habilités et nature des produits ou prestations réglables. Il garantit la sécurité, la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la traçabilité des données, la sécurisation des paiements, la prévention et la détection des fraudes ainsi que la gestion des incidents.

Les engagements de service comprennent notamment : création ou modification d’un compte sous 2 jours ouvrés, émission d’une carte pour un nouveau bénéficiaire sous 5 jours ouvrés, recharge sous 5 jours ouvrés, accusé de réception d’une assistance sous 4 heures ouvrées, réponse courante sous 1 jour ouvré, incident bloquant sous 8 heures ouvrées et incident non bloquant sous 2 jours ouvrés. Un état récapitulatif mensuel détaille les bénéficiaires, montants rechargés, cartes créées, remplacées ou désactivées et incidents. Les cartes non conformes sont remplacées aux frais du titulaire ; une recharge non conforme est corrigée le jour même ou au plus tard à J+2. Le titulaire reverse la contre-valeur des titres perdus et périmés conformément à la réglementation.