Fourniture de titres-restaurant dématérialisés

Le titulaire fournit et gère exclusivement des titres-restaurant sous forme de cartes à puce sécurisées avec code PIN individuel, conformément aux dispositions législatives et réglementaires applicables pendant toute la durée du marché. Les cartes sont utilisables en France auprès d’un réseau d’établissements affiliés suffisamment développé et diversifié. Une documentation de prise en main et d’utilisation est fournie aux bénéficiaires, sur support papier et/ou numérique.

Cartes et gestion des bénéficiaires

Le titulaire assure la fabrication, l’émission, l’activation, le renouvellement et le remplacement des cartes. Une carte perdue, volée, détériorée ou défectueuse doit pouvoir être mise en opposition immédiatement par le bénéficiaire ou par l’EPA. Les sommes disponibles sont intégralement sécurisées et transférées sur la carte de remplacement, livrée dans un délai maximal de 5 jours ouvrés à compter de la demande.

Chaque carte comporte de manière visible le nom et le prénom du bénéficiaire, la dénomination « EPA BORDEAUX-EURATLANTIQUE » et un numéro d’identification unique. La valeur faciale est fixée à 11 € à la notification ; elle peut être modifiée à la demande de l’EPA et doit être prise en compte au plus tard lors de la campagne de chargement du mois suivant.

Services bénéficiaires et espace employeur

Une application mobile et/ou un portail internet sécurisé permet à chaque bénéficiaire de consulter son solde, suivre ses opérations et accéder aux informations de sa carte. Certaines fonctionnalités peuvent inclure la mise en opposition et la modification du code confidentiel.

L’espace employeur sécurisé, accessible en ligne, permet notamment :

• la création, la modification et la suppression des bénéficiaires ;
• la commande et le rechargement des cartes ;
• le suivi des commandes en cours ;
• le téléchargement des factures et l’accès à l’historique des opérations ;
• l’export des données en Excel (.xlsx) et/ou CSV.

Les commandes sont émises mensuellement, soit 12 commandes par an. Le nombre de titres et leur valeur faciale sont déterminés mensuellement par l’EPA selon ses besoins. Le délai maximal de livraison des cartes est de 5 jours ouvrés après validation de la commande ; le délai maximal de rechargement est de 2 jours ouvrés.

Reporting, accompagnement et assistance

Les outils de reporting doivent permettre le suivi des bénéficiaires, des montants commandés, des dates de chargement, des cartes actives et inactives ainsi que des mouvements et opérations réalisés. Le titulaire accompagne les gestionnaires lors de la mise en œuvre, notamment par la formation, l’assistance au paramétrage et la prise en main des outils de gestion et de commande. Une formation initiale des administrateurs est prévue dans le quantitatif estimatif.

L’assistance comprend au minimum un support téléphonique, un support par courrier électronique et un support en ligne. Les horaires et modalités d’accès sont précisés dans l’offre ; les demandes doivent être traitées dans des délais compatibles avec la continuité du service.

Continuité, sécurité et données

Le titulaire garantit la disponibilité de la plateforme employeur, de l’application mobile et du portail bénéficiaire. L’offre décrit les mesures de continuité d’activité, de sauvegarde et de reprise après incident ou interruption de service. Les données personnelles sont hébergées, traitées et conservées dans des conditions garantissant confidentialité, intégrité, disponibilité et traçabilité, conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés. Des mesures techniques et organisationnelles sécurisent les traitements ; toute violation de données doit être signalée à l’acheteur dans un délai maximal de 24 heures après sa découverte.

Livraisons, vérifications et fin de contrat

Le transport, le conditionnement, le chargement, l’arrimage et le déchargement relèvent de la responsabilité du titulaire. Chaque livraison indique la date d’expédition, la référence du contrat, le nombre de cartes et le destinataire. Les cartes physiques sont regroupées autant que possible pour limiter les transports et les emballages ; les conditionnements garantissent l’intégrité et la confidentialité des données.

Les prestations font l’objet de vérifications quantitatives et qualitatives. En cas de non-conformité, les fournitures peuvent être refusées et doivent être remplacées immédiatement sur demande de l’acheteur, sans préjudice d’une admission avec réfaction. Le titulaire est soumis à une obligation générale de résultat.

À l’expiration du contrat, il assure la continuité d’utilisation des titres déjà crédités, transfère gratuitement les soldes disponibles au nouveau prestataire et, à défaut, rembourse les sommes non consommées dans un délai maximal de 30 jours à compter de la demande, avec remise d’un état récapitulatif détaillé.