Fourniture de titres-restaurant dématérialisés

Supports et caractéristiques des titres

• Titres sur carte personnalisée (numéro, date de validité, nom du bénéficiaire, logos) et possibilité de format papier selon le cadre réglementaire.
• Dispositifs de protection et sécurité contre la falsification et la reproduction.
• Caractéristiques d'usage : paiement sans contact, paiement via mobile, accès Internet pour commandes et gestion.

Commande, émission et livraison

• Emission au fur et à mesure des besoins suite à commandes périodiques (flux d'information par bons de commande mensuels ou à la fréquence convenue).
• Gestion des variations du nombre de bénéficiaires et de la valeur faciale des titres avec adaptation des émissions et approvisionnements.
• Livraison franco de port et emballage aux destinataires finaux (modalités de distribution et courrier d'accompagnement précisés).

Outil de gestion, intégration paie et formation

• Mise à disposition d'un outil de gestion des commandes et d'un espace bénéficiaire (compte personnel, historique, oppositions, gestion des cartes).
• Interface/connexion prévue avec logiciels de paie (possibilité d'intégration avec Silae/Sigma ; modalités et coûts éventuels à préciser dans l'offre).
• Formation des gestionnaires à l'outil et accès administrateur pour suivi des commandes et facturation.

Gestion opérationnelle et facturation

• Processus de prise de commande via bons de commande, émission, suivi et facturation selon bordereau des prix unitaires.
• Remboursement ou reprise des titres non utilisés selon modalités prévues.
• Production d'un état annuel des commandes et dépenses (reporting annuel détaillé).

Sécurité, protection des données et conformité

• Exigences de protection des données personnelles et des technologies utilisées pour la délivrance et l'administration des titres.
• Modalités de gestion des oppositions, perte/vol et procédures de réémission.

Durabilité et environnement

• Intégration d'objectifs ESG et de mesures visant à réduire l'empreinte carbone : réduction du papier, optimisation des flux logistiques, limitation des emballages et mesures de traitement des déchets.

Sous-traitance et obligations administratives

• Modalités d'agrément des sous-traitants et modalités de paiement des sous-traitants.
• Exigences administratives et justificatives à fournir (attestations sociales/fiscales, etc.) pour mise en œuvre et suivi de la prestation.