Fourniture de titres restaurant et de cartes cadeaux

Fourniture de titres restaurant pour environ 2 500 bénéficiaires, pour un volume prévisionnel de 365 000 titres par an. Le support est une carte électronique à puce ; l’agent peut aussi dématérialiser son titre sur téléphone avec l’application du prestataire.

La valeur faciale initiale est de 8 €. La carte, activée par code secret, est rechargeable, utilisable avec ou sans contact sur les terminaux de paiement électronique standards et sécurisée par code PIN récupérable par le bénéficiaire. Elle porte les mentions réglementaires et les informations personnalisées demandées, dont le nom de l’agent et l’identification du service émetteur. Toute modification de signalétique est appliquée gratuitement à la commande suivante.

Commandes, créditement et suivi

Les commandes sont saisies en ligne à partir d’une extraction du logiciel RH ASTRE d’INETUM. Le titulaire précise le format d’interface des données et respecte le modèle de facturation de la collectivité. Les commandes principales sont mensuelles à terme échu ; des commandes additionnelles peuvent suivre un autre rythme.

Le crédit doit être disponible sur la carte dans les deux jours ouvrés suivant la réception de la commande. Les cartes nominatives sont envoyées au domicile des agents ; la réexpédition à une adresse définie des cartes non remises est souhaitée. Un outil de suivi retrace les dates d’envoi, les bénéficiaires et les montants crédités.

Chaque bénéficiaire consulte ses crédits en ligne et reçoit une information par courriel ou SMS. L’employeur dispose d’états récapitulatifs des montants et dates de créditement, d’un état des échecs et de requêtes de suivi global et individuel des soldes et virements. Un ou deux interlocuteurs dédiés, joignables sans passer par la hotline, accompagnent les gestionnaires pour les commandes, le compte, les factures et les anomalies.

Fin de validité et continuité

Les cartes actives conservent leur solde utilisable jusqu’à épuisement, dans les limites réglementaires. Chaque année en avril, le titulaire transmet le bilan des titres non dépensés de l’année précédente et rembourse leur contre-valeur à la collectivité, sous réserve du prélèvement réglementaire.

En cas de changement de titulaire, le titulaire sortant maintient les prestations jusqu’à la fin de l’exercice en cours : réseau d’acceptation et paiement des soldes restants, outils de gestion et espaces bénéficiaires, ainsi que support limité à ces soldes. Ce maintien est compris dans le prix, sans facturation supplémentaire. En cas de perte ou de vol, la carte est désactivée immédiatement et le Département est informé.