Fourniture et mise en œuvre de titres-restaurant

Fourniture et gestion de titres-restaurant pour les agents des trois collectivités, potentiellement 1 500 à 1 600 bénéficiaires. Les titres sont attribués aux agents, titulaires ou non, qui en font la demande, hors vacataires et hors agents bénéficiant déjà d’un avantage repas lié à leur fonction. L’attribution est fixée à un titre par jour travaillé pour un agent à temps complet, proratisée selon le taux d’emploi avec arrondi au supérieur. Le service RH commande mensuellement les titres, avec attribution au mois suivant. La valeur faciale actuelle est de 6,50 €, financée à 60 % par la collectivité et 40 % par l’agent ; ces paramètres peuvent évoluer sur ordre de service.

Cartes et gestion des comptes

Les titres sont fournis sur cartes sécurisées, virtuelles ou physiques, rechargeables mensuellement. Le chargement intervient sous 48 heures maximum après réception du fichier de commande, avec possibilité de programmation. La carte doit comporter le logo et le nom de la collectivité, les nom et prénom du bénéficiaire, son numéro de série, le nom du prestataire et sa date d’expiration.

La carte est désactivée avant son envoi postal à l’adresse personnelle de l’agent. L’envoi comprend la carte physique lorsqu’elle est retenue ainsi que les informations de gestion et d’activation. En cas de non-réception, un nouvel envoi est réalisé, lors de la première adhésion comme lors de chaque renouvellement. L’activation est effectuée uniquement par l’agent. Le code confidentiel lui est transmis directement par courrier ou par courriel. Une carte physique doit rester disponible pour les agents qui la demandent, même si une carte virtuelle est proposée.

En cas de perte ou de vol, l’agent peut faire opposition. L’opposition devient effective dès validation de la demande. Une nouvelle carte, créditée du solde en cours et chargée à l’identique, est envoyée sous 8 jours calendaires. La carte est compatible avec les terminaux bancaires des commerçants et restaurateurs sans paramétrage spécifique. Au changement de millésime, le dispositif informe l’agent du solde disponible et permet son report automatique sur l’année suivante.

Espaces utilisateurs et administration

Chaque agent dispose d’un espace accessible depuis le site du prestataire et une application mobile, permettant de consulter le solde, l’historique des paiements, la date du chargement mensuel et la liste géolocalisée des commerçants acceptant les titres.

Le service RH mutualisé dispose d’un espace dématérialisé, simple, fonctionnel et compatible avec tous les navigateurs. Il permet notamment :

• de transmettre les fichiers de commande au format Excel et d’obtenir un accusé de réception ;
• de déclencher et suivre les chargements mensuels, normalement prévus le 10 du mois ;
• de déclarer les nouveaux agents et de transmettre les informations nécessaires ;
• de tracer la livraison des cartes auprès des agents ;
• de suivre la facturation et d’obtenir des indicateurs d’utilisation.

L’espace est maintenu par le prestataire avec un accès 24 heures sur 24. Une procédure de contournement doit être prévue en cas de dysfonctionnement du prestataire ou de la collectivité et présentée dans le mémoire technique. Une formation est dispensée aux agents RH chargés de la gestion des titres.

Mise en œuvre, assistance et livrables

Le titulaire assure la mise en œuvre et le suivi du projet, la maintenance technique de la plateforme, l’assistance à l’activation et à l’utilisation des cartes, l’accompagnement des commerçants et la formation des agents RH. Il désigne dans son mémoire technique un interlocuteur technique garant de la mise en œuvre du projet et fournit la liste des commerçants acceptant la carte sur le territoire roannais.

Le mémoire technique décrit également les services supplémentaires proposés, notamment une éventuelle rétrocession annuelle des montants correspondant aux titres non consommés ou la mise à disposition d’un site dédié à un programme d’avantages pour les agents. Le stockage, l’emballage et le transport relèvent de la responsabilité du titulaire jusqu’au lieu de livraison. Les prestations font l’objet de vérifications quantitatives et qualitatives simples au moment de la livraison ou de l’exécution du service.