Titres-restaurant

Le titulaire assure l’émission, la fourniture, la gestion et le suivi des titres-restaurant pour les agents bénéficiaires, avec maintien de solutions papier et dématérialisées pendant toute la durée du marché, sous réserve des évolutions législatives et réglementaires. Le dispositif doit prendre en compte la variation du nombre de bénéficiaires, indiqué à titre indicatif à 58 agents pour le budget principal, 3 pour la déchèterie professionnelle et 62 pour le budget collecte-traitement des déchets.

Supports et utilisation

Les titres peuvent être délivrés sous forme papier et/ou dématérialisée.

• Titres papier en carnets de 6 à 18 titres, avec notamment valeur libératoire, année d’émission, numérotation continue, pavé numérique magnétique, pastille thermo-réactive, logo, identité visuelle de la COBAN Atlantique et validité géographique ;
• Carte dématérialisée nominative avec identifiant unique, paiement sans contact et au centime près, code confidentiel, opposition immédiate, blocage temporaire ou définitif, paiement mobile et paiement en ligne ;
• Carte d’une durée minimale de validité de 4 ans ;
• Application mobile ou portail bénéficiaire gratuit permettant de consulter le solde, les opérations, les rechargements, les plafonds, la péremption des droits et les établissements affiliés ;
• Paiement complémentaire par carte bancaire pour les transactions dépassant le plafond quotidien, via l’application mobile.

Les titres doivent être utilisables dans les établissements autorisés par la réglementation. Un moteur de recherche des établissements affiliés est mis à disposition des bénéficiaires. Les reports réglementaires sont réalisés automatiquement. Les titres papier inutilisés après expiration de la période d’utilisation sont remboursés, sous réserve du versement de la prestation de service correspondante.

Gestion employeur et commandes

Un portail employeur sécurisé permet la création, la modification et la suppression des bénéficiaires, les chargements mensuels, les commandes complémentaires, les régularisations, les exports Excel et CSV, ainsi que le suivi des cartes et des consommations. Les commandes sont passées sur ce portail ; l’envoi de fichiers nominatifs par courriel n’est admis qu’exceptionnellement après validation.

Chaque commande génère automatiquement un accusé de réception et un récapitulatif téléchargeable. Le dispositif traite les entrées, sorties, absences, erreurs de commande, régularisations et ajustements de droits. Les crédits non consommés sont reportés automatiquement selon la réglementation, sans intervention obligatoire du bénéficiaire et sans coût supplémentaire pour la collectivité.

Livraison, assistance et accompagnement

Le délai de livraison ne peut excéder 5 jours ouvrés à compter de la réception de la commande ; le délai maximal d’exécution d’un bon de commande est par ailleurs fixé à 5 jours calendaires. Les articles défectueux doivent être échangés aux frais du titulaire, qui assure également les risques de transport et l’assurance perte ou vol jusqu’à remise aux services de la collectivité.

Le titulaire fournit une hotline, une adresse électronique dédiée et un correspondant privilégié. L’assistance bénéficiaire couvre l’activation, la perte de carte, le blocage, les difficultés de paiement et la consultation du compte. En cas de perte, vol ou défaut, le dispositif doit permettre l’opposition immédiate, le blocage temporaire, le remplacement de la carte et la restitution automatique du solde disponible.

Une réunion de lancement est organisée dans les 15 jours suivant la notification pour valider le calendrier de déploiement, la transmission des données, le paramétrage du portail, les commandes, l’information des agents et le support. Le titulaire assure la formation des gestionnaires et agents habilités, l’assistance aux premières commandes, les guides utilisateurs, les supports de communication, les webinaires ou sessions de prise en main et un outil de suivi des demandes.

Reporting, accessibilité et réversibilité

Des états de suivi exportables, notamment en Excel ou CSV, sont fournis pendant toute la durée du marché. Un bilan annuel présente les bénéficiaires actifs, cartes émises, activées, bloquées ou remplacées, montants chargés, consommés et disponibles, soldes non consommés, commandes par budget, service ou SIRET, incidents, délais de traitement et statistiques d’utilisation.

Les outils numériques doivent être accessibles au plus grand nombre, notamment aux personnes en situation de handicap. Sur demande, le titulaire fournit une déclaration d’accessibilité, un bilan d’audit, un plan de mise en conformité ou un document équivalent, et précise la compatibilité avec les outils d’assistance courants.

La réversibilité est incluse dans les prestations et sans facturation complémentaire. Elle comprend la transmission des données bénéficiaires à jour, des informations sur les supports actifs et les soldes disponibles, l’assistance à la bascule, la coopération avec le titulaire entrant, la continuité jusqu’à la bascule effective et l’information des bénéficiaires. Elle doit être engagée et réalisée au plus tard 30 jours avant la fin du marché ou à la date fixée dans le plan de bascule.