Fourniture de titres-restaurant

Le périmètre de référence comprend 551 bénéficiaires pour la Ville et 116 pour le CCAS. La répartition indicative est la suivante : 331 agents de la Ville en titres papier ou mixtes et 220 en carte magnétique ; 62 agents du CCAS en titres papier ou mixtes et 54 en carte magnétique. La valeur faciale de référence est de 7 €, répartie entre 4 € à la charge de l’employeur et 3 € à la charge de l’agent ; cette valeur et cette répartition peuvent évoluer par avenant sans remise en concurrence ni frais supplémentaires.

Commandes, interfaces et gestion

Les commandes sont établies trimestriellement et font l’objet d’un contrôle systématique par le titulaire. L’offre doit prévoir une procédure détaillée d’interfaçage avec SEDIT RH, CONCERTO, MILLESIME AIDE A DOMICILE ARCHE MC2, ou une solution équivalente, notamment par import/export ou tableur Excel. Le titulaire doit adapter la solution aux évolutions des logiciels de gestion des présences.

La solution gestionnaire doit notamment couvrir :

• la création et la modification des bénéficiaires, y compris les opérations en masse et les contrôles associés ;
• la transmission et la validation des commandes, les tableaux de bord, le suivi, les alertes et notifications ;
• le reporting, l’export Excel et les outils statistiques de suivi des titres papier et dématérialisés ;
• la facturation séparée de la Ville et du CCAS, ainsi que des deux budgets du CCAS.

Les statistiques d’utilisation sont actualisées au minimum trimestriellement. Un bilan annuel doit être produit avant le 31 mars de l’année suivante et retracer notamment les titres commandés, leur montant, la fréquence d’utilisation par prestataire, les jours d’utilisation, le montant moyen des transactions, les rejets, les remboursements, les échanges et les titres en attente.

Titres papier et cartes

Les titres papier doivent comporter le nom et le logo de la Ville ou du CCAS, les nom et prénom du bénéficiaire, la valeur faciale, les jours d’utilisation autorisés et la date limite d’utilisation. Les cartes doivent comporter le nom et le logo de l’organisme, les nom et prénom du bénéficiaire, la date de fin de validité le cas échéant et les coordonnées de consultation du solde ou de la validité des titres restants. Le titulaire doit détailler les dispositifs empêchant la contrefaçon et sécurisant les supports.

La carte doit permettre le paiement sans contact, paramétrable de façon permanente ou temporaire par le bénéficiaire. L’espace personnel sécurisé doit permettre la consultation en temps réel du solde, de l’historique des paiements des 30 jours précédents et de l’historique des chargements de l’exercice en cours. Le solde et le compte doivent être consultables par serveur vocal, espace client web et application smartphone.

Le titulaire assure gratuitement l’activation et l’accompagnement des agents par une plateforme ou un centre d’appel gratuit, le remplacement d’une carte défectueuse dans le cadre d’un usage normal, ainsi que l’opposition immédiate en cas de perte ou de vol. Le solde disponible doit être recrédité gratuitement sur la nouvelle carte et un nouveau code PIN transmis sans coût additionnel.

Livraison et délais

Les commandes et livraisons doivent respecter les délais maximaux suivants :

• livraison initiale, complémentaire ou réédition de titres papier perdus, volés ou détériorés en cours de livraison : 48 heures ;
• échange ou remboursement de titres papier périmés ou non utilisés : 5 jours calendaires ;
• livraison initiale des cartes et codes PIN : 15 jours calendaires ;
• livraison d’une carte pour un nouveau bénéficiaire : 3 jours calendaires ;
• rechargement trimestriel de la carte : 3 jours calendaires ;
• réédition d’une carte défectueuse ou non reçue : 5 jours calendaires ;
• réédition d’une carte volée ou perdue : 15 jours calendaires ;
• remboursement des cartes périmées ou non utilisées dans l’année civile : 5 jours calendaires ;
• information sur la maintenance de la plateforme : 5 jours calendaires ;
• solution technique en cas de dysfonctionnement de la plateforme : 24 heures ouvrées ;
• assistance sur l’utilisation de la carte ou de la plateforme : 24 heures ouvrées.

Les titres sont livrés sous colis cacheté, remis en main propre aux personnes référentes, les jours ouvrés du lundi au vendredi de 9 h à 12 h et de 13 h 30 à 17 h. Les carnets sont conditionnés pli fermé par lieu, service et ordre alphabétique des agents, avec un bordereau d’émargement par service ; tout colis ouvert est refusé. Les cartes sont livrées au domicile des bénéficiaires et chaque code secret est envoyé séparément par pli sécurisé.

En cas de perte, vol ou destruction avant livraison, le titulaire assure les titres et cartes et effectue une nouvelle livraison identique sous 24 heures, sans surcoût.

Accompagnement, réseau et continuité

Le titulaire affecte un interlocuteur unique pour la Ville et le CCAS et accompagne les référents sur l’exécution et la réglementation pendant toute la durée du marché. Il doit proposer des moyens de communication, supports pédagogiques, réunions d’information, tutoriels, accompagnement au démarrage et assistance lors des premières commandes.

Le réseau d’acceptation doit couvrir Anglet et les communes limitrophes, présenter une diversité de commerces et de restaurants, inclure les principales enseignes nationales et être accessible par des outils de recherche, cartographie ou géolocalisation. Le titulaire doit maintenir et développer ce réseau pendant l’exécution du marché.

Il doit organiser la continuité du service en cas d’arrêt de travail ou de grève, gérer les titres périmés ou non utilisés et accepter les demandes de remboursement, report ou échange. À la fin du marché, il assure la réversibilité, transmet les données nécessaires à la reprise dans un délai de 15 jours à compter de la demande, maintient les droits acquis et les dispositifs d’utilisation des soldes pendant au minimum 3 mois à compter de la prise d’effet du nouveau marché, sans rémunération complémentaire.