Fourniture de titres-restaurant

Chaque carte doit comporter, selon le cas, le nom et le logo de la Ville de Serris, les informations et le logo du prestataire, les conditions d’utilisation, l’identité du bénéficiaire, un numéro d’identification à 9 chiffres en caractères OCRB et la durée de validité. Le titulaire doit proposer une assurance couvrant la perte ou le vol des cartes et en détailler les garanties et conditions de mise en œuvre.

Mise en place et accompagnement

L’accompagnement comprend des réunions d’information pour le personnel sur les différents sites communaux, des échanges avec les représentants du personnel si nécessaire, ainsi que des supports de communication papier et dématérialisés. Les premières réunions sont prévues à partir de novembre ou décembre 2026 suivant la notification, en parallèle de la distribution des cartes.

Commandes et délais

Les commandes sont émises au fur et à mesure des besoins par bons de commande, transmis par courriel ou via une connexion sécurisée à la plateforme du prestataire. Les bons précisent notamment les bénéficiaires, les quantités par agent, le nombre total de titres, la date de transfert des titres sur les cartes et le montant HT, TVA et TTC. Seuls les bons signés par le représentant du pouvoir adjudicateur peuvent être exécutés.

Pour la première commande, d’environ 150 cartes, le délai contractuel prévu au CCP est de 5 jours ouvrés. Les commandes courantes doivent être livrées sous 7 jours ouvrés maximum. Le CCP prévoit une réalimentation du crédit sous 24 heures ; l’acte d’engagement mentionne un délai maximal de 48 heures pour cette même opération.

Les livraisons physiques doivent être effectuées du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 14 h à 17 h, en une seule fois par bon de commande, sauf dérogation de l’administration, avec information de la date de livraison au moins 48 heures à l’avance et émission d’un bon de livraison. Pour les cartes virtuelles, le prestataire doit organiser l’information des agents et la création de leur compte individuel dans le respect des données personnelles. Un outil de suivi doit permettre de constater le service fait lors de la réalimentation des cartes.

Contrôles, suivi et reprise

Les vérifications quantitatives et qualitatives sont réalisées dans un délai maximal de 5 jours ouvrés à compter de la livraison : dénombrement, conformité des fournitures, format et inscriptions. La signature du bon de livraison constate la réalité et la date de livraison mais ne vaut pas admission. Les décisions possibles sont l’admission, l’ajournement, la réfaction ou le rejet.

Les emballages, le stockage et le transport relèvent de la responsabilité du titulaire jusqu’à la livraison. Le mémoire technique doit décrire précisément les modalités de reprise des cartes. Le titulaire doit signaler sous 24 heures toute impossibilité liée à un cas de force majeure dûment déclaré et justifié et prévoir les modalités de reprise convenues avec la commune.

Des réunions de suivi sont organisées mensuellement pendant les quatre premiers mois, puis trimestriellement la première année, puis semestriellement et/ou annuellement. Elles portent notamment sur les commandes, les livraisons, l’approvisionnement, la satisfaction, la conformité, l’évolution des prestations et les actions correctives. Un bilan annuel non individuel des commandes et utilisations doit être remis sous format numérique à la DRH à chaque date anniversaire de la signature du contrat.