Tenue de la comptabilité de la structure et des opérations

• Classement quotidien des pièces comptables et contrôle des écritures courantes de la structure et des opérations
• Import depuis le logiciel de gestion opérationnelle, saisie comptable et contrôles de cohérence entre les deux logiciels
• Contrôle et enregistrement des rémunérations, recettes et encaissements
• Rapprochements bancaires et suivi des comptes de trésorerie par type de compte et par opération, avant le 15 du mois suivant
• Analyse des balances mensuelles générales et tiers, avant le 15 du mois suivant

Règlements, contrôles et sécurisation

Le titulaire prépare les règlements de la structure et les fichiers de virements, actuellement une fois par semaine, rédige les chèques à la demande, effectue les remises de chèques ponctuelles et assure le télé-règlement des déclarations fiscales. Pour les opérations, la société prépare les fichiers après validation comptable du titulaire.

Avant toute validation comptable, les contrôles portent notamment sur le rapprochement du montant à payer avec les justificatifs, la cohérence du bénéficiaire, les doublons apparents, les règlements antérieurs, avances, acomptes, retenues, pénalités et récupérations, ainsi que les erreurs manifestes de saisie ou de montant. Toute anomalie ou tout doute bloque la validation et doit être signalé à la direction financière. La validation doit être identifiable et traçable ; les règlements inhabituels ou sensibles font l’objet d’un second contrôle par le responsable de mission ou son suppléant.

Le titulaire vérifie l’applicabilité des contrats, conventions et règles aux périodes concernées, alerte sur les pièces arrivées à échéance et assure les relations avec les commissaires aux comptes. Il tient un dossier permanent des règles de gestion, échéances et informations utiles, revu au minimum les 30 juin et 31 décembre.

Déclarations et comptes

Le titulaire établit les déclarations fiscales dans les délais légaux, notamment la TVA globale et par secteur, la TVTS, la CET, les déclarations d’honoraires et l’impôt sur les sociétés. La gestion administrative du personnel, les paies et les déclarations sociales restent externalisées dans un contrat indépendant ; le titulaire assure la veille sur leurs échéances et vérifie la cohérence des éléments reçus.

Les livrables comprennent :

• Situations intermédiaires au 30 juin et au 30 septembre, respectivement avant le 20 juillet et le 20 octobre
• Comptes annuels au 31 décembre : bilan, compte de résultat, annexes et liasse fiscale
• Présentation des comptes distinguant le fonctionnement propre de la société et les opérations regroupées par nature
• Écritures annuelles d’inventaire, dossiers d’arrêté ou de révision avec notes de synthèse, clôture et à-nouveaux analytiques
• États financiers globalisés, présentation « 3 colonnes », SIG, CAF, tableau de financement et support PowerPoint
• Archivage des pièces justificatives et tenue des livres comptables légaux après approbation des comptes

Les délais prévus incluent notamment la ventilation des produits financiers avant le 10 janvier de l’année suivante, les écritures d’inventaire avant le 31 janvier, les dossiers d’arrêté avant le 28 février, la clôture et les à-nouveaux avant le 31 mars, ainsi que les comptes annuels et l’archivage avant le 15 mars.

Conseil, veille et continuité

Le titulaire fournit un conseil généraliste comptable, juridique, fiscal et social, participe aux réunions et assiste la société lors des contrôles fiscaux, sociaux ou de la chambre régionale des comptes. Un point de veille est réalisé au moins chaque trimestre avec la direction financière ; une synthèse annuelle des évolutions, échéances et risques est présentée avant le 31 janvier.

Il désigne un responsable de mission, un suppléant et les principaux collaborateurs, garantit la confidentialité et maintient la continuité de service toute l’année. Tout remplacement durable doit être signalé préalablement et assuré par une personne de qualification et d’expérience au moins équivalentes. La formation initiale et continue de son personnel aux systèmes d’information actuels ou futurs est incluse.

En cas d’incident significatif, un plan d’actions peut être demandé sous cinq jours ouvrés. En fin de marché, la réversibilité comprend la transmission des fichiers de travail, dossiers permanents et annuels, états de justification, tableaux de suivi et points en suspens, ainsi que la participation à la passation, sans coût supplémentaire.