Location et maintenance de photocopieurs

La prestation porte sur la location et la maintenance de 16 appareils multifonctions répartis sur 8 sites communaux. Le titulaire assure la fourniture, la livraison, l’installation, la mise en service, le paramétrage informatique, la formation, l’assistance et la reprise des équipements en fin de marché.

Les solutions proposées doivent être homogènes, de marques non différentes, et privilégier un nombre limité de références. Une répartition entre appareils neufs et reconditionnés est admise si elle est cohérente avec les usages, les volumes, les contraintes d’exploitation et le coût global. Les appareils reconditionnés doivent présenter un niveau de performance, de fiabilité et de sécurité équivalent au neuf, appartenir à une génération maintenue par le constructeur et disposer de pièces détachées pendant la durée du marché.

Caractéristiques minimales des équipements

• Technologie numérique laser, à encre solide ou LED électrophotographique, à l’exclusion du jet d’encre
• Carte réseau TCP/IP et intégration à l’environnement Ethernet IPv4, Active Directory et Windows Server 2016
• Impression A5 à A3, recto-verso automatique, alimentation manuelle ou by-pass, port USB et économie d’énergie avec mise en veille automatique
• Numérisation noir et blanc et couleur aux formats PDF, PDF/A, JPEG, TIFF ou XPS, avec résolution réglable de 200 à 600 DPI
• Fonctions scan to USB, scan to mail et scan vers fichier, sauf pour le photocopieur dédié aux associations
• Pilotes compatibles avec Windows XP Pro, Windows Seven 32 et 64 bits, Windows Server 2008 et les versions ultérieures, ainsi qu’avec les langages PCL
• Compteurs réels des impressions, copies noir et blanc et couleur et numérisations, par matériel, service ou utilisateur
• Ergonomie adaptée aux personnes à besoins spécifiques, sélection automatique du papier, authentification et interface Exchange pour scan to mail

Chaque appareil est livré avec ses accessoires, sa connectique, sa documentation française, son registre de maintenance, les toners nécessaires à une utilisation immédiate et un toner ou jeu de toners supplémentaire. Les appareils équipés d’un module de finition avec agrafage reçoivent également les agrafes nécessaires et une boîte supplémentaire.

Les configurations comprennent notamment des bacs A4, papier brouillon, papier à en-tête et A3 selon les appareils. Les fonctionnalités par implantation incluent quotas, A3, bac grande contenance, agrafage et, en option, pliage A4 en trois. Le gestionnaire doit pouvoir consulter les consommations et gérer les quotas sur une plateforme en ligne.

Le volume moyen mensuel est de 45 269 copies, dont 29 859 en noir et blanc et 15 410 en couleur. Les équipements doivent accepter le papier ordinaire et recyclé à partir de 70 g/m² ainsi que les planches d’étiquettes.

Installation, intégration et formation

Le titulaire organise le déploiement avec la commune et formalise le planning, la reprise des anciens matériels, l’enlèvement des emballages, les essais et la validation avec les utilisateurs. L’installation comprend le déchargement, le déballage, la mise en service, la saisie des codes utilisateurs et services, l’enregistrement des adresses courriel et les tests de fonctionnement sur chaque site.

Le paramétrage couvre les postes connectés au réseau communal et les postes non connectés, notamment dans les écoles et, le cas échéant, les ordinateurs personnels des enseignants. Il comprend les pilotes, la configuration, les tests et la coordination avec le référent informatique. La diffusion sur les postes clients s’effectue par GPO pour les équipements intégrés au domaine.

Les utilisateurs, référents informatiques et administrateurs sont formés à l’impression, la numérisation, la copie, la finition, l’impression sécurisée, l’administration, les comptes et droits, les compteurs, les consommations et les outils de supervision. Les supports sont remis au format numérique; les formations complémentaires liées aux mouvements d’utilisateurs ou aux évolutions sont comprises.

Sécurité, logiciels et données

Toute intervention ayant une incidence sur le réseau, les serveurs d’impression ou les paramètres de sécurité est coordonnée avec l’administrateur informatique et soumise à l’accord préalable de la commune. Le titulaire fournit les adresses IP, protocoles, ports, pilotes, prérequis, mises à jour et documents nécessaires.

La solution doit traiter l’authentification, la libération sécurisée des travaux, le chiffrement, la protection et la suppression sécurisée des données stockées, les mises à jour, la désactivation des services réseau inutiles et la journalisation disponible. Avant la mise en production, les mots de passe par défaut sont modifiés, les services inutiles désactivés et les mises à jour de sécurité appliquées. Les vulnérabilités signalées doivent être corrigées sans surcoût.

Les mises à jour logicielles, matérielles et documentaires sont comprises. Toute nouvelle version est annoncée avec un préavis d’un mois franc et un descriptif; la commune peut la refuser et conserver la configuration d’origine.

Maintenance, consommables et suivi

Le titulaire fournit sans frais supplémentaires les toners, tambours, développeurs, agrafes et autres consommables, à l’exclusion du papier. Les livraisons sont franco de port sur les sites et l’approvisionnement préventif doit éviter toute rupture.

La maintenance préventive et corrective est assurée pendant toute la durée du marché, avec entretien régulier, remplacement des pièces défectueuses et mise à jour des carnets d’entretien. Le dépannage est assuré du lundi au vendredi de 8 h 30 à 17 h 30; le délai maximal attendu de remise en service est de 6 heures ouvrées, sauf circonstance exceptionnelle ou remplacement nécessaire. Au-delà de 72 heures d’immobilisation, une machine de remplacement de même volume est fournie sans frais supplémentaire.

Les demandes d’intervention, tickets, horaires d’assistance, délais, opérations réalisées, pièces remplacées, techniciens et comptes rendus sont traçables. Un bilan des interventions peut être demandé. Un premier suivi intervient après six mois, puis annuellement, avec indicateurs techniques et administratifs, rapport ou réunion de suivi et propositions d’optimisation. Les consommables usagés sont repris gratuitement pour recyclage ou valorisation, au minimum chaque trimestre pour le ramassage prévu au marché.

En fin de marché, le titulaire assure gratuitement la désinstallation, la récupération des matériels, la suppression des données et le transfert des informations utiles.