Système SaaS de gestion des accès et réservations de salles

Fourniture, mise en œuvre et maintenance d’une solution SaaS destinée à gérer les accès par badges aux bâtiments communaux, les réservations de salles, la migration des données existantes, la formation, le support et la maintenance. La prestation comprend également la réutilisation ou le remplacement des équipements de contrôle d’accès existants.

Gestion des accès

La solution doit gérer les droits par utilisateur, service, groupe et rôle, avec administration multisite et multi-plages horaires. Elle doit permettre l’ouverture sur identification — badge, code ou solution équivalente — ainsi que l’accès libre pendant un créneau réservé et validé. Les modes d’ouverture envisagés comprennent notamment badges, télécommandes, smartphones et codes temporaires.

Elle doit assurer la continuité de service en cas de coupure réseau par vérification des données envoyées localement, conserver les journaux d’événements d’accès pendant au moins 5 ans, désactiver immédiatement les badges perdus ou volés et gérer les visiteurs au moyen de badges temporaires ou de QR codes éphémères.

Réservations et interfaces

Le module de réservation est accessible intégralement sur le web, sans client lourd ni Citrix. Il synchronise en temps réel les réservations avec le contrôle d’accès, gère les pré-réservations des associations et des particuliers, anonymise les créneaux déjà pris, préremplit les formulaires depuis l’annuaire associatif et permet le dépôt sécurisé de pièces par le demandeur et la mairie.

Il distingue les pré-réservations en ligne des réservations internes, enregistre les états des lieux d’entrée et de sortie avec leurs dates et heures, et permet les recherches d’historique par agent, date, service, utilisateur ou groupe. Les plannings sont extractibles et imprimables par salle, groupe, utilisateur ou association, avec gestion de plannings types hebdomadaires scolaires et hors scolaires.

Sont également prévus :

• Paramétrage de l’autorisation ou non des doublons de réservation
• Notifications automatiques par courriel pour la prise en compte, les pièces complémentaires, la validation, l’annulation, la modification et le refus, avec autorisations d’occupation au format PDF
• Génération automatique des factures en reprenant les modes de paiement, chèques éventuels et banques associées
• Fiches de salles indiquant capacités, équipements, surfaces et présence d’une cuisine
• Intégration Outlook/M365 pour les invitations calendaires
• Interfaçage avec la GTB pour commander automatiquement chauffage, ventilation et éclairage
• Calcul des coûts d’exploitation des salles, y compris pour les mises à disposition gratuites, afin d’assurer un suivi analytique et statistique des charges

Architecture, sécurité et matériel

La solution doit être SaaS, en environnement multi-tenant dédié ou instance isolée, avec une disponibilité cible minimale de 99,5 %. Les centres de données sont situés dans l’Union européenne et certifiés ISO 27001. Les communications sont chiffrées en TLS 1.3, les données sensibles doivent être chiffrées, notamment par AES-256, et l’authentification forte est requise pour les administrateurs.

L’intégration SSO SAML 2.0 ou OIDC, LDAP/AD/Entra ID et la MFA optionnelle pour certains usagers sont demandées si possible. La compatibilité est évaluée à partir de l’inventaire Booky ; la proposition doit détailler la réutilisation ou le remplacement des équipements. L’interfaçage avec le superviseur GTB est obligatoire.

Le dispositif de sauvegarde doit viser un RPO inférieur à 24 heures, un RTO inférieur à 4 heures et une conservation des sauvegardes d’au moins 30 jours calendaires. Au moins 95 % des réponses aux opérations standard doivent être inférieures à 400 ms.

Migration, accompagnement et maintenance

La migration comprend, selon faisabilité, l’extraction complète des bases Booky, le mapping vers le nouveau modèle, la reprise de l’historique disponible sur au moins 2 ans et la validation de la qualité des données avec la collectivité.

Le titulaire désigne un chef de projet dédié, anime des ateliers de suivi et de cadrage, assure la formation de 10 utilisateurs et de 5 administrateurs avec cas pratiques et supports, puis fournit un support par hotline de 8 h à 18 h du lundi au vendredi et par outil de ticketing en ligne. La maintenance corrective vise une prise en compte et une résolution à J+1 ouvrés pour les incidents bloquants ; une maintenance évolutive avec mises à jour régulières est également attendue.

La garantie des prestations est d’un an à compter de la notification de la décision d’admission. La maintenance est assurée pendant les 4 ans du contrat. Le titulaire doit fournir un personnel qualifié, disposant notamment d’une habilitation électrique en cours de validité pour les installations électriques, prendre les mesures de sécurité nécessaires et contacter le donneur d’ordre avant toute intervention.

Contrôles, livrables et réversibilité

La mise en ordre de marche des matériels ou logiciels intervient dans les 30 jours suivant la livraison. La vérification d’aptitude est conduite dans les 30 jours suivant la notification du procès-verbal de mise en ordre de marche. La vérification de service régulier dure 30 jours ; le service est réputé régulier si les indisponibilités imputables à chaque élément ne dépassent pas 2 % de la durée d’utilisation effective. La décision correspondante est notifiée dans un délai de 7 jours.

Les livrables comprennent un plan de management de projet, un dossier d’architecture technique, un plan d’assurance sécurité, les documentations utilisateur et administrateur, les procès-verbaux de tests et de recette et un manuel d’exploitation.

En fin de contrat, les données sont remises dans un format ouvert et interopérable — CSV, XML, JSON ou équivalent — avec la documentation technique nécessaire, une assistance au transfert pendant 3 mois, ainsi que la traçabilité des opérations de transfert et de purge.