Logiciel de gestion aquatique et portail usagers

Le marché porte sur l’acquisition, le déploiement, l’hébergement, la maintenance et l’assistance d’une solution SaaS de gestion des usagers, de billetterie, de caisse et de contrôle d’accès, complétée par un portail usagers. La solution concerne le centre aquatique de Saint-Lô ainsi que les bassins d’apprentissage de Graignes-Mesnil-Angot et de Saint-Amand-Villages. Elle doit fonctionner sur l’ensemble des établissements et accompagner la refonte de l’offre tarifaire vers un débit unitaire des entrées, accès bassin, espace bien-être, cours et activités.

Billetterie, caisse et gestion des usagers

Le logiciel doit notamment gérer l’ouverture et la fermeture de caisse, les comptes usagers, les foyers, les catégories de publics, les abonnements, les droits utilisateurs, les supports d’accès et les règlements par carte bancaire, chèque, espèces, coupons, paiement mixte et prélèvement. Il doit permettre la personnalisation des onglets de caisse, la gestion des articles et la visualisation de la fréquentation maximale instantanée.

Le back-office doit couvrir les inscriptions, les requêtes multicritères, les communications par courriel et SMS, les démarches en ligne, les historiques d’achats, les cartes, les abonnements, les rendez-vous et les réservations. Il doit aussi gérer le catalogue, les grilles tarifaires, les contrats de vente, les encaissements, les sessions de caisse clôturées, les statistiques et l’extraction vers un tableur.

Les équipements de caisse à fournir pour les trois établissements comprennent notamment :

• lecteurs-encodeurs de badges ;
• caisses avec écrans tactiles, imprimantes de tickets, TPE et tiroirs-caisses ;
• lecteurs éditeurs de chèques.

Aucun équipement actuellement déployé sur les trois établissements n’est destiné à être conservé. L’offre doit donc prévoir le renouvellement, la fourniture, l’installation et la mise en service des équipements nécessaires.

Portail web et portail usagers

Le portail, accessible par application ou internet et responsive, doit permettre la création et la gestion de comptes et de foyers, la récupération de mots de passe, les démarches avec dépôt de justificatifs, la consultation des réservations, achats, cartes et démarches, la modification du profil, les échanges avec la collectivité et l’inscription aux cours selon le niveau.

Il doit également gérer l’achat d’abonnements et d’entrées unitaires, le rechargement des abonnements, la réservation et l’annulation d’activités, les listes d’attente, les règles d’annulation, l’affichage des actualités et de la fréquentation en temps réel. Le back-office doit permettre le paramétrage des articles, calendriers, bassins, capacités par créneau, cours, pénalités, listes de diffusion, courriels et SMS, ainsi que l’extraction des données.

Le portail de la tranche ferme concerne le centre aquatique. Une tranche optionnelle prévoit son ouverture aux bassins de Graignes et de Saint-Amand-Villages. Une intégration avec le site institutionnel sous Drupal est à étudier. Le SSO avec Publik constitue un prérequis à la mise en ligne du portail usager, au moyen du protocole OpenID Connect ; l’authentification doit aussi pouvoir prendre en compte FranceConnect via Publik.

L’accès usager doit être sécurisé par mot de passe d’au moins 8 caractères comprenant au minimum une minuscule, un chiffre et une majuscule, avec procédure de renvoi sécurisé. Le portail doit respecter le RGAA, avec une accessibilité de niveau AA.

Contrôle d’accès et fréquentation

Le système doit gérer les passages, les plannings, les extractions, les statistiques et les rapports par jour, tranche horaire et catégorie. Les modes d’accès comprennent les entrées uniques, consommables, multiples ou valables sur une période, ainsi que les accès clubs, scolaires, associatifs et familles.

Le titulaire doit fournir, installer, paramétrer et maintenir les équipements de contrôle d’accès, compatibles avec le logiciel central et adaptés aux environnements de piscine. Les tourniquets ou tripodes doivent assurer la validation en temps réel, la transmission des données, le comptage instantané, le déverrouillage automatique, la lecture multi-support, le blocage des titres invalides ou expirés, les modes entrée/sortie, la signalisation visuelle ou sonore et le fonctionnement en mode dégradé avec synchronisation ultérieure.

Les équipements doivent prendre en charge les cartes RFID/NFC, tickets papier avec code-barres ou QR Code et, le cas échéant, smartphones, tout en conservant l’usage des cartes existantes sans passage préalable en caisse. Ils doivent intégrer les accès PMR, les accès accompagnateurs, les groupes scolaires et la gestion des effectifs dans et hors de l’eau. Les matériels doivent résister à l’humidité, au chlore, à la corrosion et à une forte fréquentation.

La prestation inclut les raccordements électriques et réseau, les préconisations de câblage, les tests de bon fonctionnement, la formation des agents, la maintenance préventive et corrective, les pièces détachées et l’assistance technique. Le candidat doit proposer, si nécessaire, des équipements neufs de substitution, chiffrer la dépose et l’évacuation ou le recyclage des matériels existants.

Migration, paramétrage et déploiement

Les données du centre aquatique, actuellement gérées sous Elisath, et celles de Graignes et Saint-Amand, gérées sous JDC, doivent être reprises. Les soldes monétaires transmis au format CSV doivent être convertis en unités avec arrondi à l’unité supérieure afin de préserver l’intégralité des crédits et droits des usagers.

La migration doit détecter les doublons, fiches incomplètes et usagers inactifs, et produire un rapport d’intégration comprenant notamment les soldes, informations usagers, historiques d’achat et rattachements familiaux. Des tests de bon fonctionnement doivent être réalisés sur les données reprises. Une plateforme de préproduction doit permettre les itérations de migration, les paramétrages, les formations et la validation avant bascule en production.

Le titulaire assure la conduite de projet, le pilotage, la conception, le cahier de paramétrage, les tests, la recette, le planning de déploiement, la mise en ordre de marche et le suivi des phases. Les livrables comprennent notamment le plan d’assurance qualité, le planning détaillé, le cahier de paramétrage, le cahier de tests et de recette, la documentation technique et fonctionnelle ainsi que les comptes rendus d’intervention.

Les formations des agents portent sur les fonctionnalités utilisées, se déroulent sur l’environnement de préproduction avec données reprises et paramétrages quasi finalisés, et sont complétées sans surcoût si nécessaire. Une assistance renforcée est prévue lors de la première ouverture au public.

Hébergement, sécurité et données

L’application doit fonctionner en mode Web/SaaS, avec hébergement des données en France ou dans l’Union européenne, à l’exclusion de tout hébergement hors Union européenne. L’architecture doit prévoir au minimum deux salles serveurs, une virtualisation en cluster, des liens et sorties internet redondés, la continuité de service sans perte de données, des pare-feux, des mises à jour des bases de menaces et une externalisation mensuelle des sauvegardes.

Les données restent la propriété de Saint-Lô Agglo et ne peuvent être transmises ou utilisées par des tiers sans consentement écrit. Le titulaire fournit un document d’architecture technique, un plan d’assurance sécurité, les flux et protocoles, les modalités de stockage et de sécurisation, les redondances et les éléments de PCA/PRA. Les sauvegardes doivent être quotidiennes et réalisées sur deux sites physiquement distincts ; la solution doit préciser la PDMA, la DMIA et les durées de rétention.

La solution doit gérer les droits différenciés, fournir au minimum 14 licences utilisateurs nommés et permettre l’effacement manuel des données personnelles par un agent. Les données personnelles sont effacées cinq ans après l’arrêt d’utilisation du service par l’usager et les données comptables dix ans après cet arrêt.

Maintenance et réversibilité

La maintenance évolutive couvre les mises à jour fonctionnelles et réglementaires, avec information sur leur contenu et leurs incidences sur les données. La maintenance corrective distingue les demandes simples ou complexes et les anomalies bloquantes, majeures ou mineures. Les délais minimaux sont de 8 heures ouvrées pour la prise en charge d’une demande simple ou complexe, 1 heure pour une anomalie bloquante, 4 heures pour une anomalie majeure et 8 heures pour une anomalie mineure ; les délais de résolution ou de contournement sont respectivement de 2 jours, 5 jours, 8 heures, 24 heures et 10 jours ouvrés.

Le titulaire doit fournir une solution de contournement ou rétablir le service sous 8 heures ouvrées pour une anomalie bloquante et 24 heures pour une anomalie majeure, puis fournir le correctif sous 40 heures ouvrées lorsqu’un contournement a été mis en place. Chaque intervention donne lieu à un compte rendu sous 5 jours ouvrés.

La réversibilité comprend, au minimum neuf mois avant la fin du marché puis à son terme, un export complet des données sous forme de fichiers informatiques. Elle inclut le plan de transfert, la documentation, la coordination avec l’administration, le dialogue technique, le suivi des opérations et le bilan final. En cas de résiliation, l’export doit être réalisé sans délai, par téléchargement sous 24 heures ou sur support physique au-delà.