Système de réservation et gestion des espaces et matériels

Objectif
Fourniture, déploiement, formation, maintenance et support d'une solution full‑web de réservation et de gestion d'espaces et de matériel mutualisé.

Périmètre fonctionnel

• Gestion des types d'espaces : amphithéâtres (avec configurations subdivisées), salles banalisées (capacités 25/60/90), salles techniques/pratiques/simulation, salles de réunion, boxes.
• Gestion du matériel pédagogique mutualisé : mannequins, équipements de simulation, matériels audiovisuels mobiles, etc.
• Cycle complet de réservation : création, modification, annulation, calendriers, gestion des configurations de salle, pré‑affectations, règles de validation, notifications et gestion des conflits.
• Gestion des utilisateurs et des droits : profils administrateurs, gestionnaires de ressources, utilisateurs finaux, règles d'accès et historiques d'audit.
• Reporting et statistiques : tableaux de bord d'utilisation, exports, indicateurs d'occupation et d'utilisation du matériel.

Modes d'accès et intégrations

• Interface web native pour réservation directe (mode principal).
• Intégration bi‑directionnelle avec Microsoft Outlook/Exchange (synchronisation et versions supportées à préciser).
• Interface optionnelle pour liaison avec Formeis et autres systèmes tiers (option non éliminatoire).

Exigences techniques et sécurité

• Architecture full‑web adaptée au modèle SaaS et aux modes d'hébergement proposés.
• Hébergement des données dans l'Union européenne et conformité RGPD (DPA attendu).
• Sécurité : chiffrement TLS 1.2 minimum, traçabilité des actions, contrôle d'accès, journalisation des événements.
• Accessibilité numérique : niveau de conformité RGAA à préciser dans l'offre.
• Disponibilité et performances : engagements de niveaux de service (SLA) et modalités de basculement à fournir.

Déploiement, formation et support

• Accompagnement au paramétrage initial et plan de déploiement détaillé.
• Formations dédiées : sessions pour administrateurs système et pour utilisateurs finaux (durées et contenus à préciser par l'offre).
• Maintenance corrective et évolutive, support et hotline renforcée lors de la mise en production; modalités et périmètre des prestations à détailler.

Données et réversibilité

• Propriété des données, modalités de restitution et procédure de réversibilité à préciser (format des exports, délais et prises en charge technique).

Livrables attendus

• Présentation de la solution, planning de déploiement, roadmap, références clients et preuves de capacité à assurer la réversibilité et la sécurité des données.