Solution de gestion CESU et formation

Gestion des inscriptions et espace apprenant

• Formulaire d'inscription en ligne avec collecte des données personnelles et professionnelles, accusé de réception automatisé.
• Espace apprenant personnel avec mise à jour des données et dépôt/téléchargement de pièces (attestations, feuilles d'émargement, diplômes).
• Workflow de validation des demandes avec statuts, historique, gestion des doublons (fusion de dossiers) et échanges/commentaires attachés aux dossiers.

Planification et ressources

• Création et visualisation de plannings synthétiques (vues semaine/mois/année) avec détail date/horaires/salle/formation/public/formateur.
• Gestion des ressources matérielles par salle et par session, et listing des ressources par formation.
• Automatisation des notifications liées au planning (formateurs, gestionnaires).

Suivi des présences et émargement

• Suivi des présences, émargement (possibilité demi-journée), export des feuilles d'émargement et génération d'attestations/diplômes.
• Archivage des émargements par session et par apprenant.
• Option d'émargement électronique (signature, tablette, QR code) et intégration des traces d'émargement.

Tableaux de bord, rapports et conformité qualité

• Tableaux de bord et rapports d'évaluation des formations, graphiques et exports pour bilan pédagogique et financier.
• Collecte des retours apprenants, traitement statistique et production d'éléments justificatifs pour certification Qualiopi (rapports, preuves, plan d'action qualité).

Gestion documentaire et génération automatique

• Génération et envoi automatisés de convocations, devis, conventions, factures, certificats et diplômes.
• Gestion documentaire organisée par session, apprenant, partenaire et formateur.

Facturation et interopérabilité comptable

• Connecteur vers système de facturation externe et comptabilité (capacité d'intégration à un système de facturation tiers), gestion des tarifs et des prises en charge (référencement organismes financeurs).

Gestion des formateurs et partenaires

• Fiches formateur (données personnelles/professionnelles, rémunération/vacations) et accès partenaires pour planification et consultation de statistiques.

Sécurité, accès et interopérabilité

• Authentification multi-profils (apprenants, gestionnaires, formateurs, partenaires), prise en charge d'authentification fédérée (ex. Azure AD / OpenID Connect / SAML / OAuth) pour comptes internes et externes.
• Chiffrement des données en transit et au repos, sauvegardes, plans de continuité et procédures de fonctionnement dégradé.

Reprise de données et réversibilité

• Import automatisé des données existantes (fichiers Excel multi-onglets), mapping des documents et modèles, et export des données dans formats exploitables pour restitution/réversibilité.

Exigences d'accompagnement et maintenance

• Prestation d'accompagnement au déploiement, formation fonctionnelle et technique des profils, documentation utilisateur et technique.
• Maintenance préventive, corrective et évolutive avec SLA définis et offre de support; procédures de mise en recette et gestion des environnements (prod/recette/test).