Système d'encaissement cashless

Le titulaire fournit les logiciels, interfaces et terminaux nécessaires à l’encaissement, au rechargement et au suivi des transactions. Le dispositif fonctionne en « no cash » : paiement par carte bancaire (avec ou sans contact, y compris carte virtuelle sur smartphone ou montre) ou par support NFC. Les supports NFC ne sont pas à fournir par le titulaire ; Cybèle Production en assure l’approvisionnement.

Ventes, comptes et remboursements

L’interface de gestion doit permettre le suivi des ventes et chargements en temps réel, par lieu, produit, moyen de paiement et jour, avec données HT et TTC, rapports exportables et filtres détaillés. Les équipes de Cybèle Production paramètrent les produits, variantes et claviers de caisse. Les données et rapports restent consultables à la discrétion de l’organisme jusqu’à N+2.

Une interface dédiée aux prestataires limite l’accès de chacun à ses propres chiffres. Le compte festivalier permet de rattacher plusieurs supports NFC, de consulter consommations et crédits, de recharger en ligne par carte bancaire, et de télécharger des factures PDF. Le remboursement du solde est automatique après association du support au compte, par virement bancaire ou recrédit CB. Plusieurs vagues peuvent être organisées selon les dates d’accueil ; aucun remboursement n’a lieu pendant le festival. Le planning est arrêté au lancement de la solution et validé par les parties. La date limite historiquement pratiquée est le 30 septembre, sans être présentée comme une date fixe. Si le titulaire ne peut effectuer les remboursements, il fournit un fichier des demandes.

Les gratuités, offerts et droits de catering sont chargés manuellement ou par interfaçage avec Heeds. Leur usage est paramétrable par produit et lieu ; 1 € offert vaut 1 € et ces montants sont exclus du chiffre d’affaires HT et TTC. La monnaie partenaire vaut également 1 € pour 1 € ; elle est suivie séparément et refacturée a posteriori aux partenaires. L’interface comprend un module de facturation de cette refacturation avec détail des produits et taux de TVA.

Terminaux et fonctionnalités en point de vente

• Au moins 10 terminaux de chargement, dont une partie mise à disposition dès mai : activation et crédit des supports NFC, retrait de montant en cas d’erreur, consultation des crédits et droits restants, et chargement préalable des gratuités, caterings et monnaie partenaire.
• Au moins 85 terminaux de vente répartis dans les stands : encaissements et remboursements configurés par lieu, tickets simplifiés, factures comptables détaillées avec TVA et mentions légales, consultation de la commande et de la dernière commande, distinction des consommations offertes et payantes, et paiement d’une commande avec plusieurs moyens de paiement.
• Certains terminaux permettent la déconsigne des contenants sur carte bancaire ou support NFC. Des appareils peuvent être dédiés à cette fonction.

Les terminaux doivent être ergonomiques, résistants à la chaleur et tenir une journée d’exploitation à Cybèle ou une demi-journée au Théâtre Antique. Des terminaux de secours sont à prévoir. Pour certaines activités, les commandes doivent pouvoir être transmises à un écran ou une imprimante déportée.

Options et interfaces complémentaires

Le système peut intégrer une gestion de stocks (inventaires rapides, suivi en temps réel et alerte de quasi-rupture sans bloquer la vente), une commande par QR code à table avec deux tickets imprimés — un au stand de restauration et un au bar — ainsi qu’un service de commande en ligne « Click & Collect ». Ces fonctionnalités sont présentées comme des options.

Le système doit également permettre la gestion des deux caterings Artiste et Staff en lien avec Heeds. Il doit coordonner les points de vente internes et ceux de prestataires extérieurs, dont certains stands de glaces. Les points de vente peuvent évoluer et la liste fournie n’est pas exhaustive.

Accompagnement et continuité de service

Le titulaire fournit un interlocuteur unique, forme les encadrants aux outils de gestion ainsi que les équipes et prestataires aux terminaux, et assure la maintenance du matériel. Il propose un forfait de présence quotidienne d’un technicien pour le déploiement et le SAV, ainsi qu’une astreinte à distance 24 h/24 les jours sans technicien sur place. Le rétroplanning est convenu avec l’organisme ; les délais de livraison de l’interface et du matériel sont définis selon ce planning. Les prestations bénéficient d’une garantie d’un an à compter de l’admission, couvrant remise en état ou remplacement et frais associés.