Billetterie et contrôle des accès

Fourniture, paramétrage et hébergement d’une solution SaaS réunissant ventes en caisse et en ligne, gestion des titres et réservations, contrôle des entrées, suivi de fréquentation et outils de gestion. Le périmètre comprend l’intégration des équipements compatibles, la migration des données, la formation, l’assistance, la maintenance et la réversibilité.

Caisses et contrôle physique

La solution couvre huit caisses : six dans un établissement (quatre à l’accueil principal, une au fitness et une au bar) et deux à l’accueil de l’autre. Les caisses existantes comprennent notamment unité centrale, écran tactile, tiroir-caisse, clavier et souris, TPE connecté, encodeur/lecteur RFID et imprimante à tickets d’au moins 200 mm/s ; les caisses du second établissement disposent aussi d’une douchette code-barres. Cinq postes de gestion et une tablette de gestion des cartes horaires sont également mentionnés pour le premier établissement ; une tablette est décrite pour le second.

Le parc de contrôle de référence compte 11 tripodes dans le premier établissement — piscines : 6, patinoires : 4, fitness : 1 — et 2 dans le second. Le descriptif indique 3 tripodes à avaleur, 7 lecteurs code-barres et un bouton-poussoir de sortie unique côté premier établissement. Il mentionne également 2 équipements PMR simples et 1 double dans celui-ci, et 1 PMR simple dans le second. Une synthèse du descriptif annonce aussi 10 tripodes pour le premier établissement, en contradiction avec le détail de répartition et l’annexe qui en indiquent 11.

Un nouveau point de contrôle d’accès est prévu pour une porte du fitness : contrôleur, lecteur, raccordements et accessoires, intégration logicielle, paramétrage des droits, pose, essais et maintenance. Il est distinct du parc existant et doit être coordonné aux travaux de cette porte. La fourniture de 8 TPE, dont un mobile, peut être proposée ; la communication entre caisse et TPE reste obligatoire, les terminaux compatibles étant conservés et les remplacements nécessaires au démarrage inclus et justifiés.

Vente, abonnements et fréquentation

La solution gère les ventes unitaires, abonnements et cartes RFID, paiements en caisse, paiements différés et ventes en ligne. Les moyens de règlement comprennent espèces, cartes bancaires, chèques, chèques-vacances papier et connect, règlements combinés, prélèvement automatique et paiements différés pour les organismes. Elle permet la création d’autres moyens de paiement, la gestion des remises, des cartes cadeaux et des ventes réservées aux CSE.

Les parcours en ligne sont accessibles depuis un navigateur sur ordinateur et mobile. La billetterie et les justificatifs peuvent être dématérialisés ou imprimés. Les activités réservables — notamment cours, anniversaires et multi-activités — utilisent des calendriers synchronisés en temps réel avec les ventes en caisse. La solution gère aussi les abonnements en ligne, les paiements à distance et les réservations scolaires. Les droits d’accès, contrôles des titres et comptages des entrées et sorties doivent fonctionner par séance ; les données de fréquentation doivent pouvoir être transmises automatiquement au logiciel énergétique Hippocampe d’ONSEN, avec interface et modalités de reprise après coupure décrites.

Le scénario d’abonnement prévoit un pass aquatique sans engagement, avec natation libre illimitée et possibilité de s’inscrire à deux cours d’aquagym par semaine. Un compte abonné unique peut détenir des abonnements dans les espaces piscines, patinoires et fitness et réserver des cours dans plusieurs espaces. La gestion des cartes cadeaux couvre leur achat, leur utilisation partielle, leur solde, leur validité, leurs annulations et leur traçabilité.

Back-office, données et interfaces

Le back-office administre articles, tarifs, catégories de ventes et de fréquentation, utilisateurs et niveaux d’accès. Il fournit des états de caisse et de facturation ainsi que des tableaux et graphiques de fréquentation, ventes, recettes HT/TVA/TTC, encaissements, paiements différés, impayés et provenance par code postal. Il permet l’édition de factures, avoirs et duplicatas, ainsi que l’export de données comptables vers PEP EPL.

La reprise vise les données clients, articles et tarifs nécessaires à la gestion, les abonnements et droits actifs, prestations restant à consommer, soldes de cartes cadeaux et réservations futures. Elle comprend étude et cartographie des données, plan de migration, au moins une reprise à blanc, reprise finale et mise à jour différentielle à la bascule lorsque nécessaire, contrôles de complétude, rapprochements, traitement des rejets et accompagnement à la recette. Le titulaire précise les limites de transfert et les archives exploitables ; les droits et soldes ne peuvent être supprimés ou remis à zéro sans instruction écrite. Le plan prévoit validation, bascule autorisée par écrit et retour arrière.

La solution documente ses API, protocoles, formats et mécanismes d’authentification. Les modules de vente en ligne doivent respecter le RGAA dans sa version en vigueur à la notification. Les factures doivent être compatibles avec les obligations françaises de facturation électronique ; la solution doit pouvoir évoluer pour rester conforme.

Déploiement, exploitation et maintenance

Le déploiement comprend cadrage, paramétrage, interfaces, migration, recettes technique et fonctionnelle, formation et mise en production après validation formelle. Le candidat détaille pour chaque site et espace les opérations, interruptions de vente ou de contrôle, durées de fermeture et mesures de continuité et de retour arrière. La formation des administrateurs et chargés d’accueil est proposée en présentiel ; une documentation numérique en français comprend guides utilisateur et administrateur, manuel d’exploitation et documentation des interfaces, API, sauvegardes, restaurations et réversibilité. Un comité de pilotage est organisé chaque mois, sauf demande expresse contraire.

La maintenance préventive et corrective couvre le parc conservé, adapté ou fourni, pièces comprises selon le périmètre contractuel, ainsi que les logiciels, interfaces obligatoires et paramétrages nécessaires. Le candidat détaille les passages préventifs sur site, matériels concernés, opérations, contrôles, essais et comptes rendus, ainsi que les plages de couverture et modalités d’assistance. Les incidents critiques et majeurs sont couverts pendant toutes les heures d’ouverture, y compris dimanches et jours fériés ouverts. Les minima de SLA sont, dans l’ordre prise en charge / solution palliative / retour nominal : critique 1 h / 2 h / 8 h ; majeur 4 h / 24 h / 48 h ; mineur 8 h / 48 h / 5 jours ouvrés. Le service SaaS vise une disponibilité annuelle minimale de 99,90 % hors maintenance planifiée ; le PRA fixe un RPO maximal de 4 h et un RTO maximal de 8 h. Les données sont hébergées dans l’Union européenne, les sauvegardes chiffrées, les journaux conservés au moins 12 mois et tout incident de sécurité signalé dans les 24 h après sa détection.