Système de conférence filaire

Le marché prévoit le remplacement du dispositif de conférence par un système filaire de restitution et de gestion de la parole, avec postes, unité centrale, logiciel associé et intégration aux équipements conservés. Les équipements démontés qui ne sont pas réutilisés deviennent la propriété du titulaire ; leur démontage ne doit pas endommager le mobilier.

Postes et fonctions. Le besoin comprend 1 poste président et 48 postes délégués (44 élus, 2 vacants et 2 d’administration). Chaque poste est alimenté et transmet ses données par liaison filaire. Les microphones col de cygne unidirectionnels mesurent au moins 50 cm ; celui du président mesure au moins 50 cm. Les postes délégués et le poste président comportent notamment boutons de prise de parole et de vote, voyant de parole et haut-parleur intégré. Le poste président est prioritaire.

Le système doit être robuste, évolutif et doté d’une unité centrale silencieuse. Les postes sont posés et fixés sur les pupitres, jamais encastrés. L’automatisation doit notamment limiter les réglages manuels en réduisant le larsen et en reconnaissant les postes. Le système doit permettre l’ajout ultérieur d’une fonction native de vote électronique, sans logiciel interfacé, et l’ajout de microphones portatifs, de postes délégués et de haut-parleurs.

Gestion de la parole, enregistrement et diffusion. Le logiciel permet au président de gérer en temps réel les prises de parole, les priorités, les temps de parole, les prises simultanées et la file d’attente. Les fonctions et l’affichage sont également disponibles sur un second écran d’administration, avec les mêmes actions que sur celui du président. La suite logicielle doit pouvoir intégrer le vote : chronomètre, boutons codés par couleur, résultats généraux en temps réel et démarrage ou arrêt par le président.

L’installation doit se raccorder aux deux enregistreurs existants dans la baie 12U : l’un enregistre sur carte SD au format WAV, l’autre au format MP3. Ils peuvent être reliés au réseau pour la duplication des fichiers et la supervision des enregistrements. Le son est diffusé dans l’espace d’accueil du public par haut-parleurs et dans les postes par haut-parleurs intégrés, avec une intelligibilité homogène et une faible réverbération. Le son du micro-ordinateur de diffusion d’images est repris par le système.

La boucle magnétique autonome existante pour le public est conservée. Pour les élus, les postes doivent permettre le raccordement de colliers d’induction individuels par prises casque. L’installation comprend également l’interfaçage avec l’automate CRESTRON et le raccordement du micro-ordinateur de diffusion d’images.

Logiciel et sécurité. La solution de gestion de la parole doit être compatible au minimum avec Windows Server 2019, Debian 11 ou Oracle Linux 8 ; les versions recommandées sont respectivement Windows Server 2022, Debian 12 et Oracle Linux 8. Les bases de données acceptées sont MariaDB 10.11, MySQL 8.4, SQL Server 2022 et PostgreSQL 15.

Les briques logicielles doivent rester dans des versions prises en charge et à jour de leurs correctifs. Le titulaire assume les mises à jour logicielles et de sécurité pendant l’exploitation ; les navigateurs pris en charge doivent rester à jour. Les préconisations de protection des données de la CNIL et de sécurité et d’hygiène de l’ANSSI s’appliquent, et l’acheteur peut auditer leur respect. En cas d’hébergement de tout ou partie de la solution par le titulaire ou un sous-traitant, un droit d’audit s’applique également.

Installation, mise en service et formation. Les liaisons entre équipements et avec le réseau sont câblées : Bluetooth et Wi-Fi ne sont pas admis. Les fixations et câblages sont discrets et respectent le mobilier et le bâti existants. La mise en service comprend les paramétrages, réglages, programmations et mises à jour nécessaires, puis une vérification de conformité conjointe par les directions des systèmes d’information et de la commande publique et logistique, suivie de tests. La vérification de service régulier est réalisée lors de la séance de conseil municipal suivant la mise en service, à laquelle le titulaire assiste.

Le planning de projet doit détailler les phases de préparation, approvisionnement, démontage, installation et mise en service. Le CCTP prévoit au plus 15 jours ouvrés consécutifs entre le début du démontage et la fin de la mise en service ; le CCAP fixe par ailleurs un maximum de 3 semaines entre le démontage et la notification de la vérification de la nouvelle installation.

Une formation utilisateur et administrateur fonctionnel commune est prévue pour 10 agents du Secrétariat général et de la Direction de la commande publique et logistique. Une formation spécifique est prévue pour le président de séance et les membres du Cabinet. Le titulaire fournit un support en français par stagiaire et, si nécessaire, une fiche synthétique des fonctions principales et du paramétrage. La documentation technique des matériels et logiciels est fournie en français.

Maintenance et fin de vie. La maintenance sous garantie comprend au minimum une visite préventive par an, les mises à jour logicielles et de firmware, les interventions curatives sur site, la remise en service et la vérification de l’installation, ainsi que les pièces, la main-d’œuvre et les déplacements. Le titulaire décrit les interventions et les solutions de remise en service provisoire ou définitive ; il est présent à la séance de vérification de service régulier et à la séance du conseil municipal suivante. Les interventions ponctuelles hors garantie nécessitent un devis et l’approbation préalable de l’acheteur. Pour une réparation hors garantie commandée par marché subséquent, le devis est établi sous 3 jours ouvrés au maximum.

Les délais de maintenance curative en garantie sont au plus de 2 jours pour l’intervention, ramenés à 4 heures les jours de conseil municipal ; le rétablissement provisoire intervient sous 5 jours et le rétablissement nominal sous 30 jours. Le titulaire privilégie la réparation au remplacement, utilise des pièces d’origine ou équivalentes garantissant la durée de vie des équipements et propose, en cas de renouvellement, un scénario de reprise, de réemploi ou de recyclage.

Protection et déchets. Les murs, sols et mobilier sont protégés ; les locaux sont laissés propres après installation. Le titulaire évacue poussières, déchets, emballages et gravats. Il organise la gestion des déchets selon la hiérarchie suivante : prévention, réemploi, recyclage, valorisation énergétique, puis enfouissement. Les équipements démontés sont orientés en priorité vers le réemploi s’ils sont utilisables, sinon vers une filière de recyclage DEEE, avec remise d’un bordereau de suivi à la collectivité. L’aspiration des poussières est privilégiée au soufflage et au balayage.