Fourniture, installation et maintenance d’équipements audiovisuels et de visioconférence

Le lot comprend les études et le cadrage, la fourniture et l’installation d’une solution audiovisuelle et de visioconférence intégrée, son paramétrage, sa mise en service, les formations, ainsi que la maintenance et l’assistance. La salle, située au siège, mesure 10,30 m × 7,30 m × 2,60 m ; elle accueille des réunions en présentiel ou hybrides, avec des configurations de mobilier variables. La solution doit prendre en charge 30 locuteurs.

Captation et diffusion. Fourniture de microphones individuels sans fil, un par locuteur, avec bouton de prise de parole, indication lumineuse, priorité de présidence et recharge simultanée. La captation doit fournir une piste audio distincte par microphone, intégrer la diarisation, réduire les bruits ambiants et assurer l’intelligibilité, notamment des voix faibles. Elle s’interface avec les haut-parleurs existants et prend en charge la suppression d’écho, le contrôle automatique de gain, le filtrage des bruits de manipulation et la détection de voix.

La captation vidéo doit permettre visioconférence, enregistrement et suivi automatique des participants : caméras orientables horizontalement et verticalement, zoom motorisé, présélections, audio tracking, Speaker Tracking et Group Framing. La solution relie l’activation d’un microphone au cadrage et à l’identification du participant ; elle fournit des flux IP et/ou USB et des métadonnées exploitables par le traitement IA. Les performances en faible luminosité sont attendues.

Affichage, partage et fonctions intelligentes. La projection doit rester lisible depuis les différents emplacements, disposer d’un revêtement antireflet et afficher simultanément les participants présents, les participants distants, les contenus partagés et les transcriptions IA. Les dispositifs de projection sur pied et sur table sont exclus. Le partage sans fil doit autoriser le partage multiple simultané depuis les postes de la collectivité, sans droits administrateur local ni configuration permanente ; les composants temporaires, périphériques ou applications nécessaires sont à décrire.

La solution produit automatiquement la transcription et un compte rendu détaillé attribuant les interventions nominativement. Elle décrit le mécanisme d’identification, les actions demandées à l’utilisateur, les données et leur durée de conservation, la fiabilité, les cas d’échec, les corrections possibles et le mode non nominatif. Teams et Copilot sont l’environnement visé ; l’achat des licences Microsoft est exclu. L’envoi du compte rendu par courriel aux participants est automatisé après validation.

Pilotage, intégration et installation. Les équipements audio, vidéo et d’affichage sont interopérables et pilotables depuis une interface tactile centralisée. Un afficheur sans fil à l’entrée présente au minimum le nom de la salle, l’objet et le créneau de la réunion, son statut et la vue journalière du planning ; il est synchronisé avec Exchange Online. La solution s’intègre à Microsoft 365, notamment via Microsoft Graph, et, si nécessaire, à Microsoft Entra ID en SAML 2.0 ou OpenID Connect. Les autorisations et flux nécessaires sont justifiés ; une matrice de flux et un schéma d’architecture technique sont attendus. Le Grand Annecy fournit et configure l’équipement réseau rackable nécessaire ; le titulaire précise les prérequis PoE/PoE+.

Les équipements de régie sont regroupés dans une baie fournie et urbanisée par le titulaire ; les équipements sont rackables ou intégrés avec les plateaux, fixations et accessoires nécessaires. Le mémoire comprend un schéma d’urbanisation et la consommation électrique estimée de la baie en fonctionnement et en veille. La pose, les raccordements, les accessoires, les câblages de proximité, les configurations, essais et mises en service sont compris. Les cheminements doivent être discrets, soignés et compatibles avec les interventions ultérieures ; les supports impactés sont remis en état. La dépose inclut le vidéoprojecteur et ses connectiques, l’écran motorisé, le coffret de plafond et le néon, ainsi que la goulotte de câble VGA. Les équipements déposés suivent la priorité de réemploi, puis la filière DEEE si nécessaire.

Les travaux CFO/CFA nécessaires (alimentations et protections, câbles, réseaux de communication, câbles CFA cat. 6a minimum, prises Ethernet, étiquetage, raccordements, essais, plans et documentation) constituent une prestation optionnelle commandée par bon de commande. Les débuts de prestations sont prévus le 4 décembre 2026 ; la date limite d’engagement des crédits pour l’achat de la solution et des prestations associées est le 3 décembre 2026. La réunion de lancement est organisée dans les 7 jours calendaires suivant la notification. Le titulaire propose un calendrier par phases et remet les livrables en français, au plus tard 30 jours calendaires après validation de chaque étape.

Le package initial comprend les études, le matériel, les travaux de dépose et d’installation, l’intégration, les tests et la recette, la gestion de projet, les livrables, les formations et une première année de maintenance et de support ; la maintenance est ensuite prévue à raison de trois années. Les administrateurs et gestionnaires (environ 8 personnes) sont formés en présentiel sur l’administration, le paramétrage et l’exploitation ; des tutoriels sont prévus pour les utilisateurs. Des formations complémentaires peuvent être demandées sur les sites du Grand Annecy. Le titulaire fournit un formateur qualifié, des supports dématérialisés accessibles en ligne et une documentation à jour.

La maintenance couvre les composants matériels et logiciels, modules et licences hors Microsoft : corrections matérielles et logicielles, correctifs de sécurité et mises à jour. Elle comprend aussi les mises à jour évolutives et une revue annuelle, sur site ou en visioconférence, avec analyse des sollicitations et indicateurs de disponibilité, performance, traitement des demandes, réparations, remplacements et interventions à distance ou sur site.