Suivi technique des installations thermiques

La mission porte sur le contrôle et le suivi de l’exploitation et de l’entretien des installations collectives de production et de distribution de chauffage, d’eau chaude sanitaire (ECS) et de ventilation. Elle combine suivi économique, surveillance des consommations, vérifications sur site, maîtrise du risque sanitaire et conseil au maître d’ouvrage.

Suivi de l’exploitation et des consommations

• Contrôler les clauses contractuelles, révisions de prix et factures ; vérifier toutes les factures P1 et, par échantillonnage, 10 % des factures P2. Calculer, le cas échéant, l’intéressement ou les pénalités liés aux économies d’énergie et contribuer aux prévisions budgétaires sur demande.
• Suivre les consommations et données d’exploitation, les comparer aux valeurs contractuelles et contrôler les réglages lors des visites. Signaler les dérives, proposer des mesures correctives et, si nécessaire, suggérer des mises en demeure.
• Réaliser deux visites techniques annuelles par site. La première a lieu au début de la saison de chauffe ; la seconde pendant la période de chauffe, avec au moins trois mois d’écart. Pour les installations solaires thermiques, la seconde visite est réalisée entre mai et août. Transmettre le planning prévisionnel à COSIVIA au plus tard le 15 septembre.
• Contrôler l’entretien et son échéancier, les équipements de régulation et de comptage ainsi que les contrôles réglementaires applicables ; examiner l’état et le fonctionnement des équipements et les mesures de température réalisées par l’exploitant dans les logements et sur l’ECS. Les comptes rendus, illustrés de photographies et établis par résidence, sont remis sous 21 jours au plus tard.

Garantie totale, performance et risque sanitaire

Suivre le programme de gros entretien, la vétusté et le fonctionnement des équipements ; conseiller sur les remplacements, participer à la définition des travaux et des choix technologiques, vérifier les devis P3 sous 10 jours, contrôler leur imputation et le solde du compte, puis contrôler l’exécution et participer à la réception. Une visite de levée des réserves peut être réalisée si nécessaire ; l’historique des interventions est tenu à jour.

Pour les installations intégrant des énergies renouvelables, y compris les pompes à chaleur, repérer les dérives d’énergie d’appoint, suivre les taux de couverture et proposer des solutions de mesure et d’amélioration de la performance.

Pour l’ECS collective, contrôler les procédures du carnet sanitaire, sa mise à jour, les températures, la qualité de l’eau et sa circulation. À la prise en charge, réaliser un diagnostic de la production et du réseau ECS, identifier les points sensibles et préconiser des actions préventives ou curatives ; le relevé du réseau est restitué sous forme de schéma de principe. Analyser les mesures et analyses transmises par l’exploitant, examiner les actions correctives et, en cas d’anomalies répétées, établir les actions à mener et, si nécessaire, un échéancier de travaux. Si le carnet sanitaire manque, proposer sa création.

Bilans, inventaire et conseil

Établir un bilan annuel des consommations et de la performance par installation, avec ratios par logement et par surface, avec ou sans pondération DJU, graphiques d’évolution mensuelle et comparaisons avec les périodes antérieures. Le rendu comprend le bilan énergétique, les consommations en ratios et volumes, l’évolution des conditions climatiques de référence et des tarifs au point de livraison, ainsi qu’un bilan financier P1/P2/P3. Il est transmis au plus tard le 31 mars. Établir aussi un rapport d’exploitation annuel sur les données économiques et signaler les anomalies tarifaires.

Dresser et tenir à jour l’inventaire exhaustif des équipements thermiques, avec notamment leur marque, type, numéro de fabrication, année de mise en service, puissance ou capacité ; alerter rapidement sur les équipements vétustes ou en fin de vie. Mettre à disposition une plateforme de partage pour les rapports de visite, inventaires, mémoires de fin de saison, intéressements et bilans annuels.

Assurer une assistance technique continue : conseil sur les difficultés d’exploitation et litiges, veille réglementaire, études d’amélioration jusqu’au niveau avant-projet sommaire, analyse technico-financière et validation des devis de travaux hors garantie totale. Pour une nouvelle installation, contribuer, si l’AMO est désignée à temps, au contrôle des pièces de marché, au suivi de la mise en œuvre et aux opérations préalables à la réception. En cas d’évolution du périmètre d’exploitation, demander le chiffrage à l’exploitant, rédiger le projet d’avenant et suivre sa validation.

Réunions et interventions complémentaires

Organiser au moins quatre réunions trimestrielles d’exploitation par an, de préférence hors saison de chauffe, et suivre notamment les consommations, les ENR, les interventions P2, les travaux, les difficultés et le plan d’amélioration. Le titulaire participe à la réunion de déploiement organisée dans les 15 jours suivant la notification et en transmet le compte rendu sous 15 jours ouvrés ; le pouvoir adjudicateur dispose ensuite de 5 jours ouvrés pour le valider ou présenter ses observations. La réunion annuelle de bilan est organisée par le pouvoir adjudicateur le 15 avril de l’année suivante ; vérifier que les rapports annuels des exploitants ont été transmis 10 jours avant.

Des interventions complémentaires peuvent être commandées : visite supplémentaire (sous 5 jours ouvrés, ou 48 heures en urgence ; compte rendu sous 5 jours ouvrés après visite) ; campagne contradictoire de températures dans cinq logements au maximum, avec relevé des conditions extérieures, méthode, matériel étalonné et analyse (sous 10 jours ouvrés ; rapport sous 5 jours ouvrés) ; prélèvement d’ECS et analyse de Legionella pneumophila par laboratoire accrédité COFRAC, avec interprétation et actions proposées (prélèvement sous 5 jours ouvrés, note sous 3 jours ouvrés après réception des résultats, alerte immédiate si dépassement des seuils réglementaires) ; diagnostic de ventilation avec contrôle des caissons et mesures de débits et/ou pressions sur un échantillon de logements, comparées aux références, et préconisations (rapport sous 15 jours ouvrés).

Sont également prévus la rédaction d’un carnet sanitaire modifiable, déposé sur la plateforme (projet sous 20 jours ouvrés, version définitive sous 5 jours ouvrés après observations), l’assistance technique à une expertise amiable, d’assurance ou judiciaire, l’assistance à la passation d’un marché d’exploitation (pièces techniques et financières, analyse des offres et état des lieux contradictoire), ainsi que des vacations ponctuelles d’ingénieur ou de technicien sur proposition acceptée et bon de commande.