Assistance à maîtrise d’ouvrage pour le suivi des marchés d’exploitation du chauffage et de l’eau chaude sanitaire

Le titulaire accompagne NEOTOA dans le contrôle des marchés de maintenance des équipements individuels de chauffage et d’eau chaude sanitaire. Le périmètre de référence compte 10 551 logements répartis sur 681 résidences, soit environ 30 000 équipements, suivis par quatre exploitants. Le parc peut évoluer et intégrer de nouvelles technologies.

Sont concernés les chaudières individuelles à gaz et au fioul, chauffe-bains gaz, VMC gaz, pompes à chaleur, installations solaires individuelles, ballons thermodynamiques et poêles à granulés. Les contrats d’exploitation visés comprennent la maintenance P2 et P3, le P3 ne concernant ici que les chaudières gaz et les pompes à chaleur. Au titre du P2, consommables et pièces de moins de 20 € HT prix public ; au titre du P3, équipements dont le prix public unitaire fabricant dépasse 20 € HT.

Suivi de l’exploitation et assistance

• Contrôler mensuellement l’avancement des visites d’entretien annuel (VAE) : passages, absents définitifs, relances, VAE définitives ; calculer les taux de pénétration par résidence et sur le parc, tenir le tableau des logements sans énergie, examiner les annexes des exploitants et leurs dépenses, surveiller les délais d’intervention et calculer les pénalités ou avoirs liés aux VAE non effectuées.
• Apporter une assistance technique continue à distance sur les dysfonctionnements, propositions d’amélioration, plaintes, dépannages et difficultés d’exploitation ; assurer une veille technique et réglementaire. Analyser 95 % des devis sous 10 jours ouvrés et vérifier taux et coefficients appliqués.
• Réaliser des audits annuels de maintenance sur un échantillon de 5 % des résidences, hors période de chauffe. Contrôler notamment sécurité, pérennité, performance et conformité des équipements. Les logements sélectionnés doivent idéalement présenter des générateurs et des âges d’installation variés ; une VAE de moins de trois mois est recherchée. Préparer la liste des sites trois semaines avant, organiser les rendez-vous avec les locataires et prévoir la présence de l’exploitant. Les créneaux sont 8 h–12 h et 13 h 30–18 h ; chaque contrôle est estimé à 40–50 minutes par logement, hors trajet. Objectif de levée des réserves : au moins 90 % sous six mois.

Gestion P3, réunions et livrables

Le titulaire valide les imputations P3 au fil de l’eau (pertinence, choix techniques et prix), contrôle les travaux après exécution et vérifie 100 % des montants imputés par rapport aux montants facturés. Il tient le compte P3 à jour et en établit le bilan annuel.

Il organise une réunion trimestrielle d’exploitation : trois en visioconférence et une en présentiel pour le bilan annuel. Il en rédige le compte rendu sous huit jours et produit le bilan annuel des pénalités calculées et appliquées. Une rencontre annuelle en présentiel avec chaque exploitant porte notamment sur les VAE, les performances, le bilan financier et P3, les audits et l’avancement des prestations quinquennales.

Le contrôle des annexes de facturation couvre leur cohérence, les doubles paiements, les imputations P3, les dépenses hors P2, les passages déclarés et leur conformité au contrat. Le titulaire met en place un extranet sécurisé donnant accès à 100 % des documents produits, avec historique, indicateurs automatiques et exports Excel/Power BI ; les exploitants disposent également d’un accès sécurisé adapté. Le partage éventuel de données via IntentPlatform peut être demandé par NEOTOA : NEOTOA prend en charge raccordement, suivi et abonnement à cette plateforme, tandis que le titulaire assume les adaptations, intégrations et développements de ses outils internes.

Renouvellement et prestations complémentaires

L’accompagnement au renouvellement du marché d’exploitation comprend la consolidation des besoins et le sourcing, la définition des exigences, la rédaction du DCE, l’analyse des offres et son rapport, la présentation en commission d’attribution, la réunion de mise en place et le suivi du planning. Pour les questions techniques diverses, incidents ou expertises, NEOTOA peut solliciter jusqu’à huit demi-journées par an, avec un retour téléphonique, un courriel circonstancié ou un rapport adapté. Les prestations hors périmètre ou au-delà du forfait relèvent de vacations chiffrées et commandées spécifiquement ; elles peuvent notamment porter sur des études de faisabilité, le suivi de travaux, la livraison de nouveaux équipements ou une mission AVP/PRO/ACT/EXE/DET/AOR.